導入事例

株式会社JR西日本ホロニック

社員もアルバイトも全スタッフがelgana®で連携！業務の円滑化に加えて現場の状況の「見える化」も。

お客さまにきめ細やかなサービスを提供するには、スタッフ同士の連携が非常に大切。「梅小路ポテル京都」では、社員もアルバイトもすべてのスタッフを繋ぐツールとしてelganaをご活用いただいております。
今回は、同ホテルの総支配人である須崎さんに、マネジメント側の視点からelganaを選んだ理由や導入後の変化などについてお話を伺いました。

掲載している内容は最新版ではない場合があります。最新のご利用条件等サービス内容詳細は料金プランをご確認ください。

課題
- スタッフ間の連絡手段が統一されていなかった
- マネジメント側が現場の詳しい状況を把握しづらかった
- 社内の情報共有に漏れや確認不足などが生じていた
導入の決め手
- 必要十分な機能を低価格で利用できる
効果
- スタッフ間のコミュニケーションの精度やスピードが向上した
- 現場での意思疎通の様子が可視化された
- アルバイトを含めた全スタッフへの情報共有が容易になった

お話を伺った方

梅小路ポテル京都　総支配人　須崎忠夫氏

旅人と街の人との「ご縁」をつなぎ、まだ見ぬ京都へといざなう。
新コンセプトホテル「梅小路ポテル京都」を運営。

事業内容について

「梅小路ポテル京都」は2020年に開業し、今年で3年目を迎えました。「ポテル」とは物資や文化の出入り口を語源とする「Port」と「Hotel」を組み合わせた造語で、「ホテル」に「゜」を付けることで、様々な「ご円（縁）」が繋がってほしいという想いが込められています。
当ホテルの従業員は約60名で、社員とアルバイトの割合は約半々。以前は、社員を中心に一部のスタッフがビジネスチャットを使いつつ、アルバイトとの連絡にはプライベートチャットなどを使っており、現場でのコミュニケーション手段が部署や人によってバラバラでした。そのため「現場で何が起こっているのか」「みんながどのような対応をしているのか」といったことが把握しづらく、さらに、こちらからスタッフ全員に向けて情報を発信してもうまく行き渡らないという課題も生じていました。

社員もアルバイトも全スタッフを繋ぐために。
必要十分な機能を手ごろな価格で使えるelgana®を選択。

導入の決め手

あらたなビジネスチャットの選定に際しては、やはりコストが大きなポイントでした。たとえ数百円の月額使用料でも、スタッフ全員分のアカウントを契約するとなるとけっこうな金額になりますので。
多くのビジネスチャットは1アカウントあたり月額500～600円ほど。様々な機能を使おうとすると1,000円を超えるものもあります。しかし、現場の誰もがそういったリッチな機能を使うかというと、おそらく使わない。だったらメインの用途をチャットに絞って、コスト的な負担を軽くできる方がいいだろうと考えてelganaを選びました。

実際の導入に関しても私自身がやったのですが、特に大きな問題はありませんでしたね。アカウント情報を一括インポートする時に少し戸惑ったものの、elganaのサポートスタッフにご協力いただいて無事に解決。ファイル形式に関するちょっとした問題だったのですが、自分では解決できなかったのでとても助かりました。
サポートに関しては、スタッフに周知するためのドキュメントもご提供いただきました。elganaの使い方などが載っていて、スタッフはその資料を見ながら各自でアプリをインストールしてログインするだけ。告知から2～3週間ほどでスムーズに全スタッフでの利用開始ができました。

現場での意思疎通や各スタッフの動きが“見える化”。

導入後の効果

スタッフ間のやりとりをelganaに一本化したことで、現場の状況が可視化されました。
この変化は、マネジメント側としては非常にありがたいところです。
現場では日々、様々なことが起こるのですが、以前は大まかな報告をもとに状況を把握するしかありませんでした。でも今は、スタッフみんなが問題を解決していくプロセスを細かく知ることができます。おかげで「みんな、こういうことで困っているんだ」といったことが見えてきましたし、勤務シフトの都合などで普段あまり接することのないスタッフの様子もわかるようになりました。

チャットでやりとりされるのは、シフト間の申し送りや急なシフトの変更、備品の貸し借りなど、いわゆる業務連絡がメイン。今までは、一方には情報が来ていて、もう一方には来てないという事態が少なからずあったのですが、elgana導入後は、そういったことがなくなりました。

じつは導入した当初は、週の勤務日数が少ないアルバイトはelganaのアカウントを登録していなかったんです。
しかし、特定の人だけelganaが使えないと、その人に対して個別に情報を伝えなければならず非効率だという声がありまして、現在はほとんどすべてのスタッフを登録するようにしています。elganaなら「ルーム内のやり取りを見ておいて」と伝えるだけで情報が共有されるので確かに楽ですよね。

細かなルールは設けず、みんなが気軽に使えることを優先。

社内キャンペーン開催時の上位者を表彰したり、業務改善のアンケートをやってみたり、最近ではいろいろと活用の幅が広がり始めています。その一方で「いいね」などのレスポンスはあまり見られない……というのが正直なところ。でも、それはそれでいいと思っています。スタッフ間の親交やチームワークの向上といったことまで求めると“やらされ感”のようなものが生まれる可能性があるので。当面は「業務連絡用のツール」と割り切って、細かなルールなども設けず、みんなに自由に使ってもらうことが大切だと考えています。

スタッフからは「プライベートとの切り分け」という部分に関しても好評です。以前から「休日はメッセージを見なくていい」と伝えていたものの、プライベートチャットを使っていると、休日でも通知が来ると気になってしまう。その点、今は仕事の連絡をelganaに一本化したので、そういったストレスがけっこう減ったようです。

マネジメント側からの情報発信にもelgana®を活用。
ホテル全体で意識やサービスの向上を目指す。

今後の展望

スタッフ間のコミュニケーションに関してはかなり円滑になってきたと思うので、今後はelganaを使ってホテル全体としてのメッセ―ジや接客の方針などを行き渡らせたいと考えています。今は3つくらいのグループに分けて口頭でメッセージを伝えているのですが、elganaならスタッフの勤務時間などを気にすることなく一斉に伝達できますし、後で見返すこともできます。

それから、シフト管理に関してもelganaをもっとうまく使っていきたいですね。シフト表をチャットで流すだけでなく、ファイル一覧機能を使っていつでもシフトを確認できるようにしたり。さらに、これは今後の要望になりますが、スケジュールの編集・変更機能や人件費に関する数字も見られるようになったら最高です（笑）。シフト管理はホテル業界をはじめサービス業全般で多くの人が頭を悩ませている問題。ぜひ、そのあたりについても機能追加を検討してもらえるとありがたいです。