導入事例

医療法人華頂会琵琶湖養育院病院

全スタッフに対する情報周知のスピードと確実性が向上！紙の使用量も30％削減。

毎月1万枚にのぼる紙の消費をいかに削減するか。平時はもちろん災害時でも、迅速かつタイムリーな情報共有が可能な体制をいかに構築するか。琵琶湖養育院病院および同院を運営する華頂会グループでは、このような課題への対策としてelganaをご導入いただいています。
利用開始から約1年が経過。現在は、ペーパーレス化をはじめ、病院サイドからスタッフへの情報周知に確かな効果を実感しているそうです。今回は、院内の電子化を積極的に進める髙橋院長と総務課長の笠原さんに、elgana導入後の変化や効果、今後の構想などをお伺いしました。

掲載している内容は最新版ではない場合があります。最新のご利用条件等サービス内容詳細は料金プランをご確認ください。

課題
- 会議での紙資料配布などで多くのムダが生じていた
- スタッフへの情報共有が紙ベースだったため、遅れや伝達漏れなどが生じていた
- 災害時等の安否確認手段を模索していた
導入の決め手
- フリープランでも必要最低限の情報共有が可能
- NTTブランドに対する安心感
- アカウントの一括登録やメッセージの監視などの管理機能
効果
- 紙の使用量が約半分になった
- スタッフへの情報周知がスピーディーかつ確実になった

お話を伺った方

琵琶湖養育院病院　院長　髙橋　伯夫　氏
総務課　課長　笠原　陵　氏

医療から福祉まで。
地域のみなさまの健康と安心を支える。

事業内容について

琵琶湖養育院病院は、その名の通り琵琶湖の湖畔に位置し、「医療を通じて地域に貢献する」をモットーに地域のコア病院として各種医療サービスを提供しております。また、当院を運営する華頂会グループでは、介護老人福祉施設やグループホームなどの事業も展開しており、病院内での治療はもちろんのこと、退院後の療養や介護までも視野に入れ、患者さまの健やかな毎日を支える体制を整えております。

400人超の組織でも無料での運用が可能。
NTTブランドの「安心感」も決め手の一つに。

導入の決め手

一般企業と同じく、医療機関も電子化・DXは喫緊の課題です。しかし、かつては会議のたびに多くの紙資料を配布し、スタッフへの情報周知も紙ベースで回覧するという状態で、コスト的にも時間的にも多くのムダが生じていました。また、電話や紙によるコミュニケーションでは、災害等が発生した際に迅速な対応が難しく、いわゆる「BCP対策」としても何らかの体制整備が必要だと感じていました。

このような状況の改善を模索する中でビジネスチャットの導入を検討することになったのですが、やはりコストが最大のネックになりました。当院を含む華頂会グループは400人を超えるスタッフがいるので、月額費用だけでもかなりの負担になります。その点、elganaはフリープランでもユーザー数の制限がなく必要最低限の情報共有が可能で、機能的にも私たちにとって必要十分なものが揃っていました。また、医療機関としては、セキュリティに関する部分も重要な検討ポイントです。そこに関しても、NTTが提供するサービスならば一定の信頼性が担保されているだろうと考え、導入を決めました。

紙の使用量が30％削減。
情報伝達のスピードも確実性も大幅に向上しました。

導入後の効果

実際の導入に際しては、まず総務課で導入の目的や使い方をまとめた動画を制作して現場への浸透を図りました。また、特定の個人に対して直接連絡できることを危惧する声もありましたので、「メッセージのやりとりは、基本的にグループトークルーム内だけ」というルールを設け、管理側でログをチェックするという対策を提示することで、利用するみなさんにご理解いただきました。

導入から約一年。だいぶ浸透してきましたね。
目的の一つである「ペーパーレス化」に関しては、すでに確かな手ごたえを感じています。かつては院全体で毎月1万枚ほどの紙を消費していたのですが、30％削減。さらに会議の議事録なども、今までは全員の回覧が終わるまで1か月ほどかかることもありましたが、現在はelganaで一斉に共有することで大幅な時間短縮が実現できています。

院内の情報共有に関しては、病院サイドから全スタッフに向けての情報共有という面でかなり効率化が進んでいる実感があります。
院長からの訓示や新しい治療法や薬に関する情報を発信する際、elganaならクリック一つで情報を一斉に届けることができます。さらに、送った情報をいつでも見返せるのもチャットツールの利点。ちゃんと伝えたのに「そんな話、聞いていない」といった行き違いもずいぶん減りました。もし読んでいない人がいても、既読の有無を確認してこちらから声掛けすることができるので、確実に情報を届けることができます。こういった「情報が確実に届く仕組みづくり」という点に関しては、保健所の立ち入り検査でも高く評価していただきました。

運用ルールを設定し、安心して使える環境を整備。
不安解消と利便性の実感が、活用度アップのカギ。

本来であれば、スタッフ側からもいろいろな情報や声を発信してほしいところなのですが、なかなかそこまで至っていないというのが現状です。やはり医療機関という性格上、情報セキュリティに関する心配などから、みなさんかなり慎重になっているようです。双方向のコミュニケーションツールとして使ってもらうには、今後そういった懸念を払しょくしていく必要があるでしょうね。現状では「患者さまのお名前をチャットに流さない」というルールを設定したり、ユーザー権限を調整したりすることで、安心してelganaを使える環境づくりを進めています。

不安を解消すると同時に、みんなに「とにかくelganaを使ってみて」と言いたいですね。便利さを実感したら、きっと手放せなくなると思うんです。すでにスタッフの中にはタスク機能などを便利に活用している人もいるので、そういった情報を共有することでelganaをもっと身近に感じてもらえるようにしていければと考えています。
今はまだ既読率80％程度ですが、これを100％にすることが当面の目標です。
BCP対策という観点でも、普段からelganaに親しんでもらうことは非常に重要。いつもは使ってないのに、緊急時だけelganaを使うというのは無理な話ですから、ぜひ、みんなにとって当たり前のツールにしていきたいです。

安全安心を大前提に、より自由で活発なコミュニケーションを。
組織の垣根を超えた情報共有ツールとしてもelgana®に期待しています。

今後の展望

医療機関としては、情報漏洩のリスクに対して十二分な配慮が必要です。かといって、慎重になりすぎてしまっては、コミュニケーションの円滑化は進みません。そのあたりのバランスが、今後の課題ですね。
たとえば、患者さん一人ひとりにIDを付与して、チャット上では個人名ではなくIDを伝えるといった方策も考えられるかと思います。このようなやり方なら、万が一、情報が洩れても患者さん個人の特定が不可能なので比較的安心です。グループトークルーム外でのスタッフ間の直接連絡に関しても、現在は原則として禁止にしていますが、状況を見ながら再検討してみてもいいかもしれません。

院内だけでなく、華頂会グループの各事業所を結ぶコミュニケーション手段としてもelganaはかなり有効に活用できるのではないでしょうか。組織というのは、どうしても縦割りになりがち。elganaを活用してさまざまな情報や意見を交換することで、グループ内の風通しを良くしていきたいですね。すでに一部の事業所間でelganaを利用したコミュニケーションが始まっているので、そういった流れを華頂会グループ全体に波及させていければと考えています。