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ビジネスチャットとは?

茨木市PTA協議会 茨木市PTA協議会

導入事例

茨木市PTA協議会

シンプルな操作性とセキュリティーが導入の決め手
elganaを利用しコロナ禍のPTA活動を推進

大阪府茨木市内にある幼稚園・認定こども園・小学校・中学校のPTA会員が集う茨木市PTA協議会(以下、協議会)では、コロナ禍でも各学校や各園の発展や活性化に向けた活動を推進するため、コミュニケーションツールとしてelganaを導入。シンプルな操作性とともに、管理者によるアカウントの集中管理が可能でセキュリティー面でも安心感があると評価いただいています。今回はPTAならではの特徴を踏まえた協議会での活用事例についてお話を伺いました。

  • 課題

    • コロナ禍で対面での話し合いやコミュニケーションが不足
    • SNS活用では個人情報の漏えいやセキュリティー面で不安
  • 導入の決め手

    • 初心者でもすぐに使えるシンプルな操作性
    • 管理者によるアカウントの集中管理ができ、セキュリティー面での不安も解消
  • 効果

    • 複数のグループ設定ができ、伝えるべきメンバーへの必要な情報伝達が、適切かつ迅速に実現
    • コロナ禍でも緊密なコミュニケーションで協議会活動を推進
    • 任期による理事や役員の交代時も確実なアカウント管理が可能で安心

お話を伺った方

会長 阪 和也氏

市立の学校や園のPTAで構成
幅広い年代層&1年間の任期などPTAならではの特徴も

事業内容について

協議会は、市立の学校や園のPTAで構成されています。そして各PTAから選出された役員、各PTA会長を理事として構成し、各学校長・園長の代表を顧問として加え、各PTA組織が発展・活性化するよう情報共有や講演会・イベントなどを開催しています。

令和3年度は、前年度から継続して取り組む各PTA向けハンドブック「わりとわかるPTA」の企画・制作、毎年開催している「茨木市PTA大会」の実行委員会、ICT特別委員会、広報の4委員会を主軸としながら、活動してきました。

elganaについては各委員会に加え、役員会や理事会、事務局など、共有するべき情報の範囲や活動単位にあわせてグループをつくり、コミュニケーションを図っています。一般企業とは違い、メンバーは、フラットな立場で様々な年代の方々で構成されています。また、全員がほぼ1年間の任期で交代することも、PTAならではの特徴といえます。

コロナ禍で対面コミュニケーションができず
リモート会議やオンラインツールの活用を模索

導入の決め手

elganaを導入したのは、2020年8月のことです。協議会は、1年間の任期で、毎年5月に新しい顔ぶれでスタートするのですが、この年はスタート時点で新型コロナウィルス感染症による緊急事態宣言が発出されていて、みんなが顔を合わせることもできないままの状態でした。そこで代表メンバーで「どう運営していくべきか」を討議しつつ、リモート会議やオンラインツールを活用したコミュニケーションを図ろうと模索している中で、elganaの存在を知りました。そしてまずはNTTグループの営業担当者から詳細な説明を伺いました。

その後の協議会内における導入検討についての討議では、ビジネスチャット自体の存在を知らないメンバーも少なくなく、「ビジネスチャットよりも、使い慣れたSNSを使ってはどうか」といった意見もありました。しかしながら、そうした中で決め手となったのは、「もともとNTTグループの社内で活用されているツール」ということでした。その実績が後押しとなり、個人情報漏えいリスクの低減など、セキュリティー面で安心感が持てたのです。また、実際に使ってみると操作性もシンプルで、「日常的に使っているSNSよりもわかりやすい」という印象さえありました。そうして、まず役員会メンバーで試行してからその後、協議会内で利用を広げていくという2ステップで導入。以降、協議会では「協議会内のコミュニケーション専用ツール」としてelganaを活用していくことになりました。

会長 阪 和也氏

導入に際しては、スマートフォン利用者であればアプリをインストールしてもらい、あとは管理者がアカウント作成のための招待メールを送るだけなのでスムーズに進みました。

コロナ禍での委員会活動を支えたelgana
アカウント管理も「管理者機能」が大いに役立つ

導入後の効果

実際に使ってみてメリットを感じたのは、先のとおり専用ツールと位置づけたおかげで、他の利用中のSNSやメールとは一線を画し、「大事な通知が紛れてしまうことがなくなった」ことです。elganaの通知はPTA協議会からの通知のみなので、皆さん意識的に確認する習慣が定着し、情報の見逃しや確認漏れを防ぐことができました。また、送ったメッセージを誰が既読したかが把握できるため、なにかしらの理由で確認が遅れている人には個別にチャットで連絡を取りながら、以前よりも着実に議事や取り組みを進めることができたと感じています。

また、資料や情報共有、各グループ内でのコミュニケーション促進に貢献してくれました。定例会議についても、elganaと連携したWeb会議機能をリモート会議ツールとしても活用し、従来と同様に活発な議論を交わすことができました。

とくにelganaを活用したのは、委員会活動です。前年度から継続してPTA役員向けのハンドブックを制作する委員会では、委員がそれぞれページを分担して執筆するため、現状の進捗確認や記載内容のチェック・検討についてこまめな情報共有が必要で、その際elganaが役立ちました。チャット上で作業進捗や記載内容の修正などを共有しながら作業を進めることで、検索や確認ミスを防ぐ効果も得られたと思います。また、ハンドブックの内容の選定においても、elgana へ画像をアップロードし、その画像で中身を比較・精査しながら選定することもでき、作業の効率化が図れました。

毎年開催する「茨木市PTA大会」も、式次第の作成や登壇者への連絡・調整、会場準備などの分担分け、進行表の更新なども、「いつでもelganaを見れば現状がわかる」ように進めました。当初は会場とオンラインでのハイブリッド形式で開催する予定でしたが、その後の新型コロナウィルス感染症急拡大に伴って、オンラインのみの開催に変更しました。この開催形式の変更もelgana上で伝達がスムーズに進んだことでタイムラグなく情報共有ができました。

オンライン開催した「茨木市PTA大会」の様子

もう一点、触れておきたいのは管理者によるアカウント管理が可能であり、メンバー交代による情報漏えいへの不安が解消されたことが、大きなメリットといえます。SNSの場合、各メンバーが任期を終え、メンバー変更があった場合も、アカウントの所有者自身が各グループを退会するか、アカウント自体を削除しなければなりません。それが実施されなければ、すでに任期を終えたメンバーにも「情報が見える」状態で放置せざるを得ません。そうなると、情報漏えいが懸念されるため、期をまたぐたびにグループを設定し直すことになり、手間がかかってしまうのです。それがelganaでは、管理者がアカウントの追加・削除をすることができ、先の手間も省くことができます。

協議会はいろいろな年代の方が集い、多様な考え方や意見をお持ちです。一般企業のように「独自ルールを決めて、守ってもらう」というよりは、管理者がメンバーに配慮しつつ、一元管理でアカウント追加・削除を行い、取り組めることが理想的です。それが実現できるelganaは先のPTAの特性上、好都合でした。

elganaを各学校や園でも利用する「身近な存在」に
ペーパーレス化による省コストとスピーディな情報共有で教育の質向上にも期待

今後の展望

協議会もほぼ1年間の任期で、ほとんどの方が入れ替わります。そのため、何年もかけて少しずつ解決を図っていくべき課題、提案などが放置されやすく、頓挫してしまいがちです。それがelganaによって共有された内容が記録され、さまざま意見が蓄積されていくことで、年度がわりのスムーズな引き継ぎや期をまたいだ継続的な取り組みが、着実に前進できるようになればと願っています。

また任期を終えた方、これから任期となる方がelganaを知り、それぞれの各学校や園のPTAでもelganaを使うようになれば、これまで以上に情報共有のスピードも上がることでしょう。さらに言えば、PTA会員である保護者にまで使用が広がれば、一度に多くの保護者に伝えられる情報の量も質もスピードも向上できます。加えて、ペーパーレス化によるコストメリットも大きいといえるでしょう。PTA活動は、教育現場を横から支える重要な役割です。そんなPTA活動においてのelganaの利用拡大が、保護者との連携を後押しし、これからの教育における子どもたちの笑顔に一役買ってくれるのではないかと期待しています。

茨木市PTA協議会について

大阪府茨木市内の公立幼稚園・認定こども園・小学校・中学校のPTAが構成団体となったPTA協議会。各PTA共通の問題解決、さらなる活動発展に向けて関係諸機関や団体との連携を行っている。

大阪府茨木市内の公立幼稚園・認定こども園・小学校・中学校のPTAが構成団体となったPTA協議会。各PTA共通の問題解決、さらなる活動発展に向けて関係諸機関や団体との連携を行っている。

  • 設立

    1961年4月

  • 所在地

    大阪府茨木市春日3-4-102

  • 従業員数

    約80名 (理事、役員、顧問、会計監査などを含む)

  • URL

    http://www.ibarakipta.org/

  • 事業内容

    • PTA組織の発展・活性化活動

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