導入事例

茨木市PTA協議会 茨木市PTA協議会

シンプルな操作性とセキュリティーが導入の決め手
elganaを利用しコロナ禍のPTA活動を推進

  • 業種
    団体・協会・NPO等
  • 事業規模
    1~100名
  • 目的
    保護者間の連絡 コミュニケーションのDX化 他部署との連絡

大阪府茨木市内にある幼稚園・認定こども園・小学校・中学校のPTA会員が集う茨木市PTA協議会(以下、協議会)では、コロナ禍でも各学校や各園の発展や活性化に向けた活動を推進するため、コミュニケーションツールとしてelganaを導入。シンプルな操作性とともに、管理者によるアカウントの集中管理が可能でセキュリティー面でも安心感があると評価いただいています。今回はPTAならではの特徴を踏まえた協議会での活用事例についてお話を伺いました。

課題
  • コロナ禍で対面での話し合いやコミュニケーションが不足
  • SNS活用では個人情報の漏えいやセキュリティー面で不安
導入の
決め手
  • 初心者でもすぐに使えるシンプルな操作性
  • 管理者によるアカウントの集中管理ができ、セキュリティー面での不安も解消
効果
  • 複数のグループ設定ができ、伝えるべきメンバーへの必要な情報伝達が、適切かつ迅速に実現
  • コロナ禍でも緊密なコミュニケーションで協議会活動を推進
  • 任期による理事や役員の交代時も確実なアカウント管理が可能で安心
  • 課題
  • 導入の
    決め手
  • 効果
  • コロナ禍で対面での話し合いやコミュニケーションが不足
  • SNS活用では個人情報の漏えいやセキュリティー面で不安
お話を伺った方
会長 阪 和也氏

市立の学校や園のPTAで構成
幅広い年代層&1年間の任期などPTAならではの特徴も

事業内容について

協議会は、市立の学校や園のPTAで構成されています。そして各PTAから選出された役員、各PTA会長を理事として構成し、各学校長・園長の代表を顧問として加え、各PTA組織が発展・活性化するよう情報共有や講演会・イベントなどを開催しています。

令和3年度は、前年度から継続して取り組む各PTA向けハンドブック「わりとわかるPTA」の企画・制作、毎年開催している「茨木市PTA大会」の実行委員会、ICT特別委員会、広報の4委員会を主軸としながら、活動してきました。

elganaについては各委員会に加え、役員会や理事会、事務局など、共有するべき情報の範囲や活動単位にあわせてグループをつくり、コミュニケーションを図っています。一般企業とは違い、メンバーは、フラットな立場で様々な年代の方々で構成されています。また、全員がほぼ1年間の任期で交代することも、PTAならではの特徴といえます。

コロナ禍で対面コミュニケーションができず
リモート会議やオンラインツールの活用を模索

導入の決め手

elganaを導入したのは、2020年8月のことです。協議会は、1年間の任期で、毎年5月に新しい顔ぶれでスタートするのですが、この年はスタート時点で新型コロナウィルス感染症による緊急事態宣言が発出されていて、みんなが顔を合わせることもできないままの状態でした。そこで代表メンバーで「どう運営していくべきか」を討議しつつ、リモート会議やオンラインツールを活用したコミュニケーションを図ろうと模索している中で、elganaの存在を知りました。そしてまずはNTTグループの営業担当者から詳細な説明を伺いました。

その後の協議会内における導入検討についての討議では、ビジネスチャット自体の存在を知らないメンバーも少なくなく、「ビジネスチャットよりも、使い慣れたSNSを使ってはどうか」といった意見もありました。しかしながら、そうした中で決め手となったのは、「もともとNTTグループの社内で活用されているツール」ということでした。その実績が後押しとなり、個人情報漏えいリスクの低減など、セキュリティー面で安心感が持てたのです。また、実際に使ってみると操作性もシンプルで、「日常的に使っているSNSよりもわかりやすい」という印象さえありました。そうして、まず役員会メンバーで試行してからその後、協議会内で利用を広げていくという2ステップで導入。以降、協議会では「協議会内のコミュニケーション専用ツール」としてelganaを活用していくことになりました。

会長 阪 和也氏

導入に際しては、スマートフォン利用者であればアプリをインストールしてもらい、あとは管理者がアカウント作成のための招待メールを送るだけなのでスムーズに進みました。

コロナ禍での委員会活動を支えたelgana
アカウント管理も「管理者機能」が大いに役立つ

導入後の効果

実際に使ってみてメリットを感じたのは、先のとおり専用ツールと位置づけたおかげで、他の利用中のSNSやメールとは一線を画し、「大事な通知が紛れてしまうことがなくなった」ことです。elganaの通知はPTA協議会からの通知のみなので、皆さん意識的に確認する習慣が定着し、情報の見逃しや確認漏れを防ぐことができました。また、送ったメッセージを誰が既読したかが把握できるため、なにかしらの理由で確認が遅れている人には個別にチャットで連絡を取りながら、以前よりも着実に議事や取り組みを進めることができたと感じています。

また、資料や情報共有、各グループ内でのコミュニケーション促進に貢献してくれました。定例会議についても、elganaと連携したWeb会議機能をリモート会議ツールとしても活用し、従来と同様に活発な議論を交わすことができました。

とくにelganaを活用したのは、委員会活動です。前年度から継続してPTA役員向けのハンドブックを制作する委員会では、委員がそれぞれページを分担して執筆するため、現状の進捗確認や記載内容のチェック・検討についてこまめな情報共有が必要で、その際elganaが役立ちました。チャット上で作業進捗や記載内容の修正などを共有しながら作業を進めることで、検索や確認ミスを防ぐ効果も得られたと思います。また、ハンドブックの内容の選定においても、elgana へ画像をアップロードし、その画像で中身を比較・精査しながら選定することもでき、作業の効率化が図れました。

毎年開催する「茨木市PTA大会」も、式次第の作成や登壇者への連絡・調整、会場準備などの分担分け、進行表の更新なども、「いつでもelganaを見れば現状がわかる」ように進めました。当初は会場とオンラインでのハイブリッド形式で開催する予定でしたが、その後の新型コロナウィルス感染症急拡大に伴って、オンラインのみの開催に変更しました。この開催形式の変更もelgana上で伝達がスムーズに進んだことでタイムラグなく情報共有ができました。

オンライン開催した「茨木市PTA大会」の様子

もう一点、触れておきたいのは管理者によるアカウント管理が可能であり、メンバー交代による情報漏えいへの不安が解消されたことが、大きなメリットといえます。SNSの場合、各メンバーが任期を終え、メンバー変更があった場合も、アカウントの所有者自身が各グループを退会するか、アカウント自体を削除しなければなりません。それが実施されなければ、すでに任期を終えたメンバーにも「情報が見える」状態で放置せざるを得ません。そうなると、情報漏えいが懸念されるため、期をまたぐたびにグループを設定し直すことになり、手間がかかってしまうのです。それがelganaでは、管理者がアカウントの追加・削除をすることができ、先の手間も省くことができます。

協議会はいろいろな年代の方が集い、多様な考え方や意見をお持ちです。一般企業のように「独自ルールを決めて、守ってもらう」というよりは、管理者がメンバーに配慮しつつ、一元管理でアカウント追加・削除を行い、取り組めることが理想的です。それが実現できるelganaは先のPTAの特性上、好都合でした。

elganaを各学校や園でも利用する「身近な存在」に
ペーパーレス化による省コストとスピーディな情報共有で教育の質向上にも期待

今後の展望

協議会もほぼ1年間の任期で、ほとんどの方が入れ替わります。そのため、何年もかけて少しずつ解決を図っていくべき課題、提案などが放置されやすく、頓挫してしまいがちです。それがelganaによって共有された内容が記録され、さまざま意見が蓄積されていくことで、年度がわりのスムーズな引き継ぎや期をまたいだ継続的な取り組みが、着実に前進できるようになればと願っています。

また任期を終えた方、これから任期となる方がelganaを知り、それぞれの各学校や園のPTAでもelganaを使うようになれば、これまで以上に情報共有のスピードも上がることでしょう。さらに言えば、PTA会員である保護者にまで使用が広がれば、一度に多くの保護者に伝えられる情報の量も質もスピードも向上できます。加えて、ペーパーレス化によるコストメリットも大きいといえるでしょう。PTA活動は、教育現場を横から支える重要な役割です。そんなPTA活動においてのelganaの利用拡大が、保護者との連携を後押しし、これからの教育における子どもたちの笑顔に一役買ってくれるのではないかと期待しています。

茨木市PTA協議会

茨木市PTA協議会について

大阪府茨木市内の公立幼稚園・認定こども園・小学校・中学校のPTAが構成団体となったPTA協議会。各PTA共通の問題解決、さらなる活動発展に向けて関係諸機関や団体との連携を行っている。

  • 団体名
    茨木市PTA協議会
    設立
    1961年4月
    所在地
    (事務局)
    大阪府茨木市春日3-4-102
    所属学校・園数
    (令和3年度)
    57
    (幼稚園・認定こども園・小学校・中学校)
    メンバー数
    約80名
    (理事、役員、顧問、会計監査などを含む)
  • URL
    http://www.ibarakipta.org/
    事業内容
    • ・PTA組織の発展・活性化活動

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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
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(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
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  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
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仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1※2

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
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