導入事例

elgana case 03
電話とFAXの煩雑なやりとりが激減。
コミュニケーションの無駄が無くなり
業務効率を実感!
事業内容
トヨタ系新車、各種中古車販売、中古車の買い取り、自動車の車検および
点検整備・板金、自動車部品・用品の販売など
資本金 5,000万円
従業員数 237名

elganaを選んだ理由と導入結果

業界的に長年アナログ重視で仕事をしており、デジタル化に対して抵抗のある従業員も多い中、最初の一歩を踏み出せないでいた。働き方改革を進める中、お客様と向き合う時間をどう作っていくか、従業員同士のコミュニケーションを効率化するためにどうすれば良いか、という課題に向き合い、解決手段の一つとして「elgana」導入を決定した鈴森社長。

「elgana」の活用により、「従業員同士のやりとりの手間が省け、社内でのコミュニケーションが断然早くなったことを実感した」という。

お話を伺った方

ネッツトヨタ山陽株式会社代表取締役社長 鈴森 賢史氏
同社 管理部 経理グループ・システム担当課長 藤原 博之氏
同社 管理部 坂本 和歌子氏
同社 原尾島店 店長 岩田 崇氏 新車スタッフ 田中 祥良氏

左から藤原氏、坂本氏、岩田氏、田中氏

業務のデジタル化の一歩にビジネスチャットツールを検討。
社内のコミュニケーション円滑化を実現。

岡山県内9店舗で新車・中古車の販売、メンテナンスサービスなどを提供している、ネッツトヨタ山陽株式会社。創業から40年、お客様満足度を高めるための経営努力を継続的に行っている。そんな中、新たに働き方の見直しを図るため、2021年1月「ワークリフォーム活動」を展開することに。まずは社内でのコミュニケーションスタイルを変えようと着目したのが業務用スマートフォン(以下スマホ)の導入だった。
同社での連絡ツールは長年、固定電話とFAX、携帯電話のEメール(テキストメール)であり、「連絡ツールの再検討」と「ペーパーレス」に切り込んだのだ。

会社で利用するならプライベートチャットではなくビジネスチャットを。

「せっかくスマホを使うのだから、コミュニケーションツールを活用したい」と思ったことが、ビジネスチャットを検討するきっかけになったという。

ツールの検討段階において、いくつかチャットツールの候補があったが、 「セキュリティーの観点から業務端末にプライベートチャットのインストールは禁止」という社長の思いもあり、真っ先にビジネスチャットに絞られた。
本格導入の前に、複数のビジネスチャットを検討した結果「elgana」の選定に至った。
「「elgana」は管理者のみが利用者の登録、管理が可能で、セキュリティー機能も充実しているため、情報漏洩リスクが回避される点は非常に良いと思います。お客様とのやりとりとは別に、社内コミュニケーションツールは必要ですし、そこにセキュリティー面での安心があると、社員は安心して利用ができる」と鈴森社長は導入の決め手を語る。

「他のビジネスチャットと比較してみると、elganaの操作性は本当に直感的。管理者も(I T関連の専門的な)知識やマニュアルがなくても使える。」「アプリ内に広告がないことに加え、国内運用ということも選定のポイントになった。」と藤原氏。
「企業やブランドという信用面においても、NTTグループだから安心というのは強かった。」と藤原氏は表情を緩めた。

電話の回数が1/3に。電話とFAXでの煩雑なやりとりがelganaで解消。

elgana導入後に一番感じることは「情報伝達がスピーディーで、正確」になったこと。例えば掲示物や回覧資料。従来の回覧資料では、ハンコを押して順番に回覧していたが、elganaで資料を一斉送信し、既読確認をすることで、ペーパーレス化の実現と、迅速で確実な情報伝達が可能になった。紙の資料をスキャンして保存するといった工程もなくなり、時間ロスの解消にもつながっているという。

また、お客さまとの契約書を社内で確認することが多く、これまでは書類に不備がある場合は電話とFAXで何回もやりとりが発生し、効率の悪さを感じていたが、elgana導入後は画像送信で不備箇所を明確に指摘することが可能になり、処理スピードが上がったという。

本社で保険担当をしている坂本氏は「営業や店舗から回って来た紙の資料を確認してミスがある場合、店舗の固定電話にかけ、そこから営業につないでもらっていました。というのも、営業担当が商談中の場合もあるので、その妨げにならないよう配慮していたからです。そのためやりとりには時間がかかっていました。elgana導入後は直接担当者に不備を指摘できるので、電話の回数が大幅に削減されました」と語る。
これまではそういった固定電話での取次作業も多く、電話を受けた担当が、不在時の電話の伝言メモを貼るだけに席を立つこともなくなり、ちょっとした業務改善の積み重ねが効率化を実現している。

elganaを利用することでコミュニケーションの量と質が向上。

また、elganaで便利だと感じたのが連絡先の登録が不要な点だという。管理者が最初に利用者を登録しておけば、登録された社員同士は、チャットや電話で自由にやり取りが可能になるのだ。
「電話番号を知らない人にも気軽に連絡が取れることにとても驚きました。」と藤原氏。

実際、導入後は年齢問わず従業員からの連絡が増え、コミュニケーション量が増したという。電話をかけることには躊躇するが、チャットだと話しかけやすいという感覚が、年代を越えたコミュニケーションのハードルを下げている。

従業員からは「プライベートのチャットとは違い、ビジネスチャットは休日にはシャットダウンができる。プライベートとビジネスの線引きがしやすいため、ワークライフバランスがとれた生活が送れるのは大きい。」との声もでてきている。

働き方改革で先行ディーラーへの巻き返しを図る。

「当社はトヨタ系ディーラーの中では一番後発のディーラーでした。先行しているディーラーに対してどのように優位性を築いていくか、という課題に対し、長年「従業員満足」と「顧客満足」の向上に継続的に取り組んできた。」という鈴森社長。
「elganaの導入で、電話ではできないタイムリーで気軽なコミュニケーション が、断然、業務効率化に役立っている」という嬉しそうな社員の言葉が、従業員満足を向上させた証ではないだろうか。

代表取締役社長 鈴森 賢史氏

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  • STEP 1

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    • ・お客様のセキュリティーレベルや利用方法に合わせた各種設定をご提案します。
    • ・運用上のご心配事もその場で回答いたします。
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    • ・導入後お客様で実施いただく登録作業の代行も可能です。
    • ・異動、退社に伴う運用途中での変更登録代行や、ご要望に応じて維持運用のまるごとおまかせも可能です。

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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
管理システムから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
管理システムからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
管理システムから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
管理システムにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者が管理システムにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
ビデオ通話・会議・画面共有 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
サポート サイト(FAQ・事例)
管理者代行[NEW] -
  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国における Cisco Systems, Inc. およびその関連会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 6
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
iOS11、iOS12、iOS13、iOS14
PCブラウザでのご利用
(WindowsOS)
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Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
PCブラウザでのご利用
(MacOS)
Safari最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
管理システム
Windows 8.1 / 10
 Internet Explorer11
 Mozilla Firefox 最新版
  • ※1 Windows、Internet Explorer、Microsoft Edgeは米国Microsoft.Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
    Mozilla Firefoxは、米国 Mozilla Foundation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
    Android及びGoogle Chromeは、Google LLC.の商標または登録商標です。
    iOSは、Apple Inc.のOS名称です。iOSは、Cisco の米国およびその他の国における商標または登録商標であり、ライセンスに基づき使用されています。
    Safariは、米国ならびにその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。

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