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メールとチャットはどう使い分ける?上手に活用して業務を効率化させるコツ

ビジネスのコミュニケーションツールは、従来はメールが主流でした。しかし、最近では、チャットを使用する企業も増えています。とはいえ、今後、メールがまったく利用されなくなるということではなく、双方のコミュニケーションツールの使い分けが進んでいくとみるべきでしょう。今回は、ビジネスシーンにおけるメールとチャットのそれぞれのメリット・デメリットと、効果的な使い分けについて詳しく解説していきます。

メールとチャットのコミュニケーションの特徴

メールとチャットは、どう違うのでしょうか。メールは、インターネットを使用した電子メールのことです。一方のチャットは、本来「親しげに交わす雑談」の意味があり、インターネットで複数の人がリアルタイムにメッセージを送信するシステムです。

メールとチャットの使い分けを説明する前に、ふたつのコミュニケーションツールの特徴について整理しておきましょう。

メールでのコミュニケーション

メールは、一対一、または一対複数の非同期型であり、基本的にリアルタイムなコミュケーションには向いていません。

郵便による手紙に代わる手段として普及したこともあり、ビジネスでは社外との正式なやりとりで使用されてきました。こうしたことから、ビジネス文書では、手紙と同様、挨拶文と署名を入れるのがマナーとなっています。

やりとりするために必要なメールソフトは、送受信双方で特定のものである必要がなく、汎用性が広いという特徴もあります。

その一方、送信後の編集や削除ができず、データは相手方に残ります。文章や内容に誤りがあった場合には、訂正のためのメールを送信することが必要となります。

チャットでのコミュニケーション

チャットは、スマートフォンの登場によって、プライベートからビジネスまで幅広く利用されるようになりました。リモートワークなど、多様な働き方が進むなかでビジネスチャットを利用する企業は急増しています。

最大の特徴は、リアルタイムの同期型であり、複数人がグループ機能によって一度にコミュケーションをとることができる点にあります。そのためチャットは、スピーディな情報共有が可能です。

また、チャット本来の意味が表すように、ビジネスシーンでは社内のフランクなやりとりに使用され、会話形式で要件だけを伝えることができます。

送信後に編集することも削除することも可能な点も特徴といえるでしょう。ただし、チャットで会話するためには、双方が同じチャットツールを使用している必要があります。

メールとチャットの使い分けのコツ

メールとチャットの特徴を整理しましたが、それぞれメリットとデメリットがあることがわかります。

では、どのように使い分ければ、ビジネスで効果的に活用することができるのでしょうか。コミュニケーションをとる相手や目的などのシーンに応じた使い分け方をご紹介します。

エビデンスを残すべきやりとりはメール

メールは、送信後の編集・削除ができないため、後で「言った、言わない」「送信した、送信していない」などのトラブルを防ぐことにつながります。そのため、一般的にはやりとりのエビデンスとして利用されています。
ただし、チャットの場合でも発信のログが残るツールであればエビデンスとして有効です。もしチャットでエビデンスを残すべきやり取りを行いたい場合は、ログが残るチャットツールを選択しましょう。

迅速なやりとりはチャット

非同期型であるメールは、送信後、相手がメールソフトを立ち上げ、メールを開封してくれなければメッセージは伝わりません。その点、チャットはSNSのような感覚で送付されたメッセージをダイレクトに確認することができるため、リアルタイムに迅速にやりとりすることができます。

社内の気軽な雑談やコミュニケーションはチャット

社内でのフランクな会話は、メールではなく、チャットが有効です。同僚に仕事上の些細なことを尋ねるのにも、気軽に要件だけ伝えれば済みます。

複数人での情報共有はチャット

多人数と同時に情報を共有したい場合は、同期型のチャットが向いています。プロジェクトチームなどのメンバー全員に個別に連絡することなく、リアルタイムに必要な情報を共有することができます。

メールとチャットを適切に使い分けるメリット

ビジネスで効果的にメールとチャットを使い分けるポイントについて紹介しました。

メールとチャットそれぞれの持ち味を活かした使い分けをすると、業務の効率化、コミュニケーションの活性化、コンプライス・セキュリティー強化といったメリットがあります。詳しくみていきましょう。

業務を効率化

ビジネスでは、業務の効率化は重要なテーマです。その意味でも、コミュニケーションをうまくとりながら仕事をすることがいかに大切であるかは、いうまでもありません。

チャットの複数対応可能な同期型という特徴は、職場のチーム内でリアルタイムかつ迅速なコミュニケーションを可能にしてくれます。

チャットサービスによっては、ファイル一覧機能、日程調整機能、クリップ機能などの機能を備えたものもあり、さらに業務の効率化に貢献してくれます。

コミュニケーションの活性化

リモートワークの導入が進むなか、対面での社員同士のやりとりが減少し、コミュニケーションに不安を感じる人が増えています。各種調査でも、「コミュニケーションがしにくい」「ちょっとした会話が減る」と回答する人は、かなりの割合に上ることがわかっています。

ビジネスシーンでチャットを使用する企業が増えている理由のひとつに、離れていても簡単に活発なコミュニケーションができることが挙げられます。

取引先で今すぐに確認したいことが生じたとき、それが些細なことであっても、チャットであれば、気軽にかつ簡単に解決することができます。離れていても活発に職場とのコミュニケーションがとれていることを目の当たりにすれば、取引先も信頼感を高めるでしょう。

コンプライアンス/セキュリティー強化

チャットとメールの使い分けで特記しておきたいのは、コンプライアンスとセキュリティーの問題です。

企業で発生する情報漏えいでは、退職者も含め、内部の社員が関与していることが多いといわれ、訴訟に発展した場合、流出先企業とのやりとりを記録した電子データは証拠となる可能性があります。こうした改ざんを防止するため、ツール本体とは別に保存するアーカイブの取り組みが進んでいます。

メールは送信後、受信先で送信側のメッセージを編集したり削除したりすることはできませんが、受信側で改ざん・削除することは可能であるため、特に「メールアーカイブ」として対策を講じる企業が増えています。

しかしながら、チャットについてはまだ認識が十分でなく、アーカイブツールも普及していません。そのため、コンプライアンスの観点から社外のやりとりはチャットでなく、メールを使用することが推奨されています。

また、これはメール、チャットの両方に共通することですが、意図的な情報漏えいでなく、“誤送信”というリスクも考えられます。メールの場合、削除することができないという認識があり、宛先のメールアドレスなども記入する必要があるため、送信前に確認することが一般的に行われますが、チャットは手軽に利用できるだけにメールのように宛先、添付ファイル、ファイルのパスワードなどをしっかり確認せず、安易に送信してしまいがちです。

特に社外の人とメッセージのやりとりをする場合は、セキュリティーの観点からチャットでも送信する前に内容を確認する意識を持つことが大切です。

ビジネスにおすすめのチャットツールの選び方

ビジネスチャットを利用する企業は、ここ数年、急増していますが、まだコミュニケーションツールとしては、電話とメールだけというケースも少なくありません。

これからチャットを導入しようとする場合、チャットツールをどのように選べばよいのか、ポイントをみていきましょう。

使いやすいツールを選ぶ

チャットの特徴が簡単・迅速である以上、誰でも操作できる使いやすいツールであることが重要です。まずは、直感的に使用できるシンプルな操作画面であるかどうかがポイントとなります。

また、タスクの作成や報告などについては、テンプレートが用意されていれば、手間がかからずに投稿することができます。

ツールによっては、ファイル一覧機能があるものもあります。チャットで投稿されたファイルが増えてくると、探す際にかなりの手間がかかりますが、ファイル一覧機能があれば、すぐに見つけることができます。

セキュリティー機能が充実しているツールを選ぶ

セキュリティーの重要性は前述した通りです。情報漏えいは、企業にとって致命傷になることもあり、リスクマネジメントとして対策を講じておく必要があります。

社外とのやりとりは、基本的にメールを使用するルールにしても、意図的にチャットを使用する社員がいないとは限りません。また、誤送信のリスクもあるため、管理者がチャットの利用者等を制限できる機能があることが望ましいでしょう。

チャットでは、スクリーンショットや撮影した写真を簡単に添付して投稿することができますが、これもうっかりすれば誤送信して拡散してしまうリスクがあります。無断転載を防ぐため、電子透かし機能を備えたチャットツールを選べば回避することができます。

また、不用意にメッセージを端末に残すことが情報漏えいにつながることもあるため、端末に保存しない設定にできるかどうかもポイントになります。

elganaのセキュリティー機能を紹介

セキュリティー機能の充実という観点からは、チャットツールのひとつであるelganaは、情報漏えい防止のための多彩な機能を備えています。

前述の利用端末の制限・管理、電子透かし機能、データを端末に残さない機能はもちろん、それ以外にも、セキュリティー対策の強化が図られています。

プライベートチャットとビジネス専用のチャットを棲み分け、登録された個人ごとのアカウントでログインするだけでなく、さらにパスコードの入力設定をすることも可能です。

ビジネスチャットでは、原則、会社に関連する情報のやりとりについてはオープンにすることが情報のセキュリティーを確保し情報漏えいの抑止力や防止にもつながります。そこでelganaでは、誰が利用しているのかを把握できるように管理者が利用者を組織ごとに登録するなど、用途に合わせて管理することができます。

また、誰でも自由にメンバーを招待できるという仕様ではなく、管理者だけがユーザーの新規登録・変更・削除ができるところに安心感があるといえるでしょう。

そのほかにも利用ログの確認機能があります。もしも紛失してしまった場合、事後に不正に使用されたかを検証することができるなど、万が一の場合に備えたセキュリティー対策も講じられています。

まとめ

今回は、メールとチャットのそれぞれ特徴と、ビジネスシーンでの使い分けについて解説してきました。

ふたつのツールは、上手に活用すれば、業務を効率化にも大きな効果があります。ビジネスチャットを導入する企業は、増加傾向にありますが、まだデジタルではメールだけを使用している企業もあります。

ビジネスチャットの特徴を理解していただき、導入を検討する際に参考にしていただければと思います。

坪 義生
社会保険労務士
じんじ労務経営研究所代表(社会保険労務士登録)、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」(㈱ビジネスパブリッシング)取材記者。千葉大学大学院社会科学研究科修士課程修了(経済学)。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務 疑問解決マニュアル』(三修社)、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』(三修社)、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』(日本実業出版社、共著)などがある。

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