業務効率化を成功させるポイントは？【後編】業務効率化の具体的な進め方と注意点

業務効率化の具体的な進め方

具体的な業務効率化のステップは下記になります。

現状の把握・分析

ムダな業務の洗い出しと排除のために現在の業務を可視化する必要があります。ここでは、「業務体系表」を使用し、部門別の業務内容を「大分類」「中分類」「小分類」に区分したうえで業務内容を簡潔に記載します。

改善策の立案

改善に先立ち、各部門の業務量を把握する必要があります。「業務量調査表」に各人が担当する業務について所要時間と発生件数を記入し、1件あたりの平均処理時間を計算します。

業務による処理時間にバラツキがある場合は、備考欄で注意喚起します。

改善策の実施

担当者ごとに調査表を作成後、業務ごとの時間・個人別の時間・業務単位の分担・経験年数を踏まえて改善の必要性を精査します。

そのうえで、前述の7つの業務改善策を検討し、実施計画書を作成・実施していくことになります。

その際、業務ごとの時間であれば配分時間が最も大きい業務から改善策を実行します。部門間で業務の重複があれば見直しをしなければなりません。

個人でのバラツキがある業務については、適性も念頭に、必要であれば育成や配置転換も検討する必要があるでしょう。

なお実施計画書では、その業務改善策についてコスト・実現性・難易度・改善に要する時間等も見積もっておくことが大切です。

評価・分析

実施した業務改善についてはその有効性を評価・分析し、必要であれば再度見直しをしなければなりません。

業務効率化実現の注意点

業務効率化の進め方について解説してきましたが、改めて重要なポイントや注意点について確認しておきましょう。

導入までの準備を万全にする

業務効率化は生産性向上を目指した改革と位置づけることができます。組織文化の変革にもつながるため、万全の準備をして取り組むことが重要です。

従業員への説明会や研修の実施を徹底し、一人ひとりが改革の必要性を認識することが大前提になるでしょう。

自社に合った業務改善を目指す

業務改善を教科書的に進めた結果、多数の改善点が見つかることがあります。しかし、一般的に教科書は、すべての企業向けに作られているわけではありません。

業種・企業風土・創業年数・年齢構成等を考慮した場合、一律に実施することが逆効果になることも考えられます。

自社に合った業務改善を進めるためには、状況が類似した企業の取り組み事例を参考にするという方法もあります。

必ず検証する

業務効率化に向けた業務改善は実施後に検証が不可欠です。

評価・分析のため実施状況は一定頻度で報告会を開催し、改善テーマごとに検証して次の業務効率化につなげていくことが大切です。

まとめ

業務効率化を成功させるために知っておくべき重要なポイントについて詳しく解説してきました。生産性向上が最終的な目標であることを念頭に入れ、全社一丸となって取り組むことで大きな成果が期待できます。

7つの業務改善策を紹介しましたが、コスト・実現性・難易度・改善に要する時間等を考慮すれば、ビジネスチャットの活用はコストパフォーマンスの点でもおすすめです。

チャットツールelgana活用術については、こちらをご覧ください。

坪 義生
社会保険労務士
じんじ労務経営研究所代表（社会保険労務士登録）、労働保険事務組合鎌ヶ谷経営労務管理協会会長、清和大学法学部非常勤講師、「月刊人事マネジメント」（㈱ビジネスパブリッシング）取材記者。千葉大学大学院社会科学研究科修士課程修了（経済学）。社会保険診療報酬支払基金、衆議院議員秘書、㈱矢野経済研究所、等を経て、91年、じんじ労務経営研究所を開設。同年より、企業のトップ・人事担当者を中心に人事制度を取材・執筆するほか、中小企業の労働社会保険業務、自治体管理職研修の講師など広範に活動。著書に『社会保険・労働保険の実務　疑問解決マニュアル』（三修社）、『管理者のための労務管理のしくみと実務マニュアル』（三修社）、『リーダー部課長のための最新ビジネス法律常識ハンドブック』（日本実業出版社、共著）などがある。