導入事例

小松島市役所

有事における情報伝達の即時性・正確性を担保しつつ、
情報共有にかかる業務の効率化・コスト削減を実現！

徳島県小松島市役所、危機管理部危機管理・感染症対策推進課では、災害発生時などの有事における職員間のスムーズな情報伝達・資料共有を目的にelganaを導入。従来、災害対策本部の構成員約30名の職員それぞれに電話連絡と資料の印刷・配布を行っておりました。elganaを導入することで、職員への一斉連絡が可能になり、資料配布についてもelganaで送付することで、個人端末からいつ・どこでも閲覧でき、業務効率化・コスト削減に繋がったと評価いただいています。今回は小松島市役所の危機管理部危機管理・感染症対策推進課福田崇文主事、菊池菜々子主事にelganaの活用方法や導入後に得られた効果についてお話を伺いました。

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課題
- 有事の際に、課の職員に迅速に情報周知・資料共有する手段がなかった
- メール連絡の場合、過去の送信した文章や参考資料などの見返しに時間がかかる
導入の決め手
- 初期コストが不要
- 既読者確認機能により、職員の情報確認状況が把握できる
- 個人スマートフォンにアプリをインストールすることで、いつ・どこでも情報を送信/受信、見返しができる
効果
- 情報周知に係る業務効率化・ペーパーレス化の推進
- 過去メッセージ・ファイルなどの再検索の容易化
- 情報・資料共有が紙ではなくチャット共有となるため、情報伝達速度の向上
- 既読者確認機能により、重要事項の情報周知の状況把握・徹底を実現

お話を伺った方

小松島市役所危機管理部危機管理・感染症対策推進課主事福田崇文氏、菊池菜々子氏

市役所の危機管理・感染症対策推進課として、
有事における職員との情報共有のためにelganaを利用

事業内容について

当課は、地域住民の皆さまに対し、小松島市の防犯、災害対策・感染症対応を含んだ安全管理と、有事における市民の皆さまへの情報発信を担当しています。いつ・どこで発生し、どのような被害を生むか予想できない天災や新型コロナウイルス感染症に対して、当課では即座に正確な情報を収集・整理・発信する必要があります。
情報の即時性・正確性を担保するためにも、職場内の連絡ツールのデジタル化は不可欠だと認識しており、当課では以前より連絡ツールについて情報収集していましたが、新しいツール導入の手間、導入・運用費用を考えると導入に踏み切れていない状況でした。
しかしながら、今回出会ったelganaは無料で導入・利用開始でき、専用アプリを個人スマートフォンにインストールすることで簡単に利用できるツールとなっていたため導入を決意しました。有事における職員への一斉連絡・資料共有、現場写真の即時共有を目的に、災害対策本部の構成員約30名の職員でelganaを利用しています。

災害時のような緊急時に『一度』の操作で『即時』に『職員全員』へ情報共有ができる手段として採用

導入の決め手

導入以前は、天災などの有事の際は、職員一人ずつに電話をかけ、安否確認、災害対応の指示、災害情報の確認を行うこともあり、情報共有に膨大な時間を要していました。
また業務指示・連絡を発出する際には、過去の資料・対応内容の見返しを行った上で、当日の業務指示・連絡を行うのですが、紙媒体での資料配布・保管となるため、効率的に過去資料・対応内容を特定できず、即時性・確実性が求められる有事の際の業務オペレーションとして大きな課題を感じていました。

天災は夏季に発生頻度が高くなります。夏季に備え、情報の即時性・正確性を担保するために、職員に一斉連絡ができ、情報の見直しが容易なチャットツールを調査していました。その際に見つけたものがelganaでした。

elganaであれば、専用アプリを職員の個人スマートフォンにインストールすることで簡単に利用でき、チャット上でメッセージ・資料などを職員に一斉送信できます。加えて、チャットでのやり取りは一定期間端末上に残り、検索機能での見返しが容易なため、上述の課題を解決してくれるのではないかと感じました。
さらに緊急時下では、既読者確認機能で安否確認も含め、誰が情報を確認しているか一目で把握することができるという点も魅力的に感じました。

まずは、防災担当部局職員5-6名でelganaを試験的に登録し、2週間程度使用してみました。特に問題なく文章および写真などの送付ができたため、災害対策本部の構成員への本格展開に踏み切りました。
日頃から個人スマートフォン上でプライベートチャットツールを利用している職員も多く、elganaアプリをインストールすることへの抵抗・操作に苦戦する職員もいなかったため導入はスムーズに進めることができました。

職場内の情報共有作業が効率化されることにより、より市民からの問い合わせに対応できるようになりました

導入後の効果

今まで紙媒体、電話を中心に行っていた情報共有・資料配布がelganaを通して行えるようになったことで、情報の周知が格段に簡単になりました。人命や地域の安全に関する情報の共有や現場報告などは極めて重要で、迅速・確実に職員全員に周知する必要があります。elganaを導入したことにより、必要な情報のみを端的に発信/受信できるようになり、以前よりも素早く情報共有ができるようになりました。加えて、既読者確認機能により、誰がメッセージを確認しているか把握できるため、災害対応時など慌ただしい場面においても、全体にメッセージを送り、未読の人にのみ追加で電話連絡するなど、情報伝達の確実性が担保できるようになりました。
また、elgana経由で発信した情報はアプリ上に蓄積され、検索機能で容易に遡りが可能となり、過去資料・対応内容を探す時間を大幅に削減できるため、情報共有にかかる業務効率化を実感しています。

職場内の業務が効率化され、職員への電話連絡が少なくなった分、市民からの問い合わせにさらに集中できるようになりました。さらには、情報共有がチャットに移行したことにより、印刷に係るコストを削減することもできました。

いつ・どこからでも必要情報が確認でき、職員からも喜びの声！

elganaは個人のスマートフォンからいつ・どこでも簡単に必要情報を受信・発信することができます。
当課の職員は全員、elganaの専用アプリを個人のスマートフォンにインストールし、活用しています。そのため、夜間や休日など、職員が退庁している場合でも、災害対応のスケジュールや資料などが職場に行かずして見られる点について非常に利便性を感じており、多くの職員が重宝しています。

今後の展望

当課以外にも、ビジネスチャットツールの利用範囲を広げ、災害対策本部と各避難所や災害現場などとの情報共有とコミュニケーションが瞬時に行うことができれば、災害時の対応にも効果がより高くなると考えています。本市においても幹部職員へのタブレット貸与による会議などでのペーパーレス化、web会議の実施、ビジネスチャットの導入などといった「DX化」が進みつつあり、今後もデジタル技術等を使ったさらなる業務効率化が進むことが想定されます。業務が多様化する中で、様々な場面で少しずつでも、業務効率化を実現し、行政サービスの質の維持・向上を目指していきたいと考えています。