導入事例

有限会社だいち
ナーシングホームもも

事業所・世代の垣根を超えたコミュニケーションで、職員間のつながりがより強固に！市職員・関連施設との活用も視野に、地域連携の強化を目指す

三重県北勢地域で、20年にわたり居宅介護支援事業・訪問看護などの様々な介護事業を運営する有限会社だいち。「地域の皆様の幸福の実現」を目指し、5つの事業所で介護・看護サービスを提供されています。社内の情報伝達の効率化・DX化推進の一環としてelganaを導入。elganaの活用により、効率化だけでなく、社内のコミュニケーションが円滑になり、これまで難しかった各事業所との横のつながりも深めることができたと評価いただいています。今回は導入経緯と効果について、実際の事例も含めてお話を伺いました。

掲載している内容は最新版ではない場合があります。最新のご利用条件等サービス内容詳細は料金プランをご確認ください。

課題
- 情報共有手段が、メール・電話・紙など複数あることで、情報伝達効率が悪い
- プライベートチャットツールの利用による、個人情報漏洩などのセキュリティーリスク
- ICTツールの活用が進んでいないことによる、DX化への遅れ
導入の決め手
- ビジネス/プライベートとの使い分けによるセキュリティーリスクの低減
- コストパフォーマンスの良さ
効果
- 既読機能による、情報伝達の確実性の向上
- 事業所を跨いだ情報共有による、介護サービスの品質向上
- 会社全体のDX化推進

お話を伺った方

事務室長　福本飛鳥氏

三重県北勢地域の5つの事業所で居宅介護支援事業・訪問介護などを運営

事業内容について

当社は、2003年、「看護の視点に立ち地域の健康・福祉に貢献する」という使命の下、三重県員弁郡東員町で居宅介護支援事業所を開設。介護・看護を必要とする地域住民の拠所になり、看護サービスで地域まるごと支えあえるコミュニティつくりに貢献できることを目的とし、三重県北勢地域の5つの事業所で居宅介護支援事業を始めとする、訪問看護、訪問介護、看護小規模多機能居宅介護など様々な介護事業を運営しています。地域住民に「住み慣れた地域で、自分らしい生活を最期まで続けられるようにする」ことを実現するためのサービスを提供しております。また、認知症サポーター養成講座や介護職員初任者研修を実施するなど、認知症や介護を必要とする方が安心して暮らせる街づくり、地域全体をサポートする体制づくりを進めています。

確実な情報伝達と個人情報漏洩リスク低減のためにelganaを導入

導入の決め手

当社は、20代～80代までの職員が働いています。全職員がメールアドレスを持っているわけではないので、情報伝達の際は各事業所の管理者に電話またはメールで伝えたのち、職員に周知をしておりました。当社は、5つの事業所が4つの市町にあり、事業所間の距離が離れているため、対面での伝達や確認が難しく、本当に全員に伝わったのか不明なだけでなく、伝わるまでに時間がかかり、伝達漏れ・伝達遅延が課題となっていました。そこで、プライベートチャットなどの利用も検討しましたが、個人情報を扱うこともあり、情報漏洩などのセキュリティーリスクがある点が懸念されました。そんな時にＮＴＴグループの営業担当者の方に、ビジネスチャットに関してご相談したところ、elganaをご提案いただきました。他社サービスとも比較した上で、安心できるセキュリティー面と高いコストパフォーマンスが決め手となり、導入するにいたりました。

導入当初は、あまりITツールを使い慣れていない職員が多かったこともあり、一部ログインなどで苦戦しましたが、次第に慣れていき、今では世代を問わず、職員全員が活用できています。シンプルなつくりで誰でも簡単に使える操作性のおかげで、職員への定着もスムーズに進めることできました。

スピーディで抜け漏れのない情報共有により、介護サービスの品質を向上

導入後の効果

当社のelgana導入効果は主に3つあります。1つ目は施設利用者へのサービス品質向上、2つ目は職員への情報配信と周知状況の可視化、3つ目は事業継続です。

まず、施設利用者へのサービス品質向上についてです。職員が訪問看護時に、問い合わせや困ったことなどの連絡をする際、相手の電話番号を知らなくてもelganaを使った通話ができるので、直ぐに上司や先輩職員と相談や情報共有をすることができます。そのため、アクシデントにスピーディに対応できること、訪問先の職員も安心して対応ができることが増えました。また、これまで電話・FAXなど言葉と文字だけで実施していた職員間での施設利用者情報の共有をelganaが安心なセキュリティーであることから写真も利用することで、伝えきれなかった情報まで伝えることができ、業務効率化だけでなく、施設利用者へのサービス品質を向上することにつながっています。

次に、職員への情報配信と周知状況の可視化についてです。当社ではelganaを職員への周知、各事業所間での連絡、職員同士の連絡など情報共有の目的でも活用しています。これまで情報共有の際は、各事業所の管理者へ伝達後、職員に説明する流れだったため、どこで情報が止まっているのかも不明でした。しかし、elganaのグループチャットを活用し情報共有を行うことで、既読状態も可視化され、確実に情報が届いていることが明確になる上、伝達速度も速くなったのがとてもよかったです。

最後は、事業継続についてです。先述の周知にも関連しますが、当社では新型コロナウイルス感染症発生時に事業継続をしていく上で、情報の発信と共有という重要な役割をelganaが担っています。介護事業者は、入所者・利用者の健康・身体・生命を守るための必要不可欠な責任を担っています。万が一、業務の縮小や事業所の閉鎖を余儀なくされる場合でも、利用者への影響を極力抑えるよう事前の検討を進めています。施設利用者と職員の安全を守るために、高齢者介護施設では、毎週PCR検査を受けています。結果の報告・共有、3市1町の身近な地域の感染状況や各事業所での対応策の共有、他事業所の対策内容を参考にするなど、利用者・職員ともども安心して利用できる環境づくりに役立っています。

事業所の垣根を超え、さらに風通しのよい職場環境に

これまでは、事業所が異なる職員同士は、直接会う機会が少なかったので、コミュニケーションをとることが難しかったのですが、elganaの導入により、事業所の垣根を超えて、コミュニケーションをとる機会が増えているのも嬉しいです。業務上、他の事業所に寄ることや異動もあり得ますが、いきなり初対面の職員とコミュニケーションを取り始めるのと、事前にelganaでやり取りをしたことがあるのとでは、話しやすさも変わってきますので、そういったところでもelganaの良さを感じています。

そこから業務以外のコミュニケーションの活性化にもつながっており、例えば、テニスや登山といったサークル活動なども職員が自発的に発足させ、事業所関係なくグループを作っており、これまで以上に横のつながりを深めることができています。

またスタンプもよく使用しており、上司からスタンプなどで連絡が来ると気持ちも和むので、コミュニケーションを円滑にしてくれています。

更なる活用により、連携体制を強化

今後の展望

今後は、関連施設や、市の職員、在宅医療の先生などともelganaでつながり、地域との連携を強化していきたいと思っています。また入居者様のご家族様との連携なども視野に活用の場を広げていきたいと考えています。
elganaの機能に関しても、これまでのシンプルで誰でも使いやすいという特徴を維持しつつアップデートされていくことを期待しています。