上司とのコミュニケーションの取り方とは？うまくいかない原因と解決策も解説

上司とのコミュニケーションが重要である３つの理由

上司とのコミュニケーションが円滑になると、業務や職場環境にも好影響をもたらします。ここでは、上司とのコミュニケーションが重要な理由を３つ紹介します。

生産性が向上するため

上司と部下のコミュニケーションが円滑になれば、部下の生産性が向上し成長を促せます。コミュニケーションを取るなかで、上司が業務の進め方や必要な知識などを助言することで、部下は上司の積み上げてきたノウハウを吸収できます。

それだけでなく、部下が分からないことをそのままにしなくなり、業務が滞りにくくなるでしょう。また、上司から部下へ業務の目的や背景まで伝えることで、部下の仕事への理解が深まり生産性向上につながります。

モチベーションが向上するため

上司と部下の信頼関係は、仕事に対するモチベーションに影響します。上司と部下の関係が良好だと仕事に関する意見交換が積極的に行われるため、仕事への意欲がアップするでしょう。

また、部下は上司から「認められたい」「褒められたい」とも考えるようになり、より多くの成果を上げる意欲が芽生え、仕事のモチベーション向上につながります。モチベーションが向上すると主体性や積極性が育まれるため、部下のスキルアップも期待できるでしょう。

職場の雰囲気が良くなるため

上司と部下のコミュニケーションが活発化すると、職場全体の雰囲気が良くなります。社内の人間関係が良好になり職場の風通しが良くなると、ハラスメントやトラブルが起こりにくくなるでしょう。また、上司と部下の距離感が縮まると、部下が上司に悩みを相談しやすくなります。ストレスを溜め込む社員が減るため、離職率低下やエンゲージメント向上につながります。

上司とのコミュニケーションがうまくいかない原因とは

そもそも上司とのコミュニケーションが、なぜうまくいかないのでしょうか。ここでは、上司とのコミュニケーションがうまくいかない原因を紹介します。自社や自身に当てはまっていないかチェックしてみてください。

世代の違いによる価値観のギャップ

上司と部下との年齢差が大きいと、価値観や考え方に世代の違いによるギャップが生じやすくなります。たとえば、ベテラン上司と新入社員の年齢差が30歳以上ある場合、仕事と人生に対する価値観に大きな違いがあるでしょう。お互いの価値観に相違があることを理解していなければ、仕事の目的に対する認識の違いから誤解が生まれ、コミュニケーションはうまくいかなくなります。

知識・経験の差

上司と部下の間で知識や経験に大きな差があると、お互いに言っていることが理解できない場合があります。新入社員に仕事の説明をする際に専門用語ばかり使うと、内容を理解できないためコミュニケーションが成立しません。上司が当たり前にできる業務でも、部下に経験がない場合は一から教える必要があります。上司は部下との間には知識・経験の差があることを踏まえて歩み寄らなければ、コミュニケーションはうまくいきません。

上司が部下の話に聞く耳を持っていない

そもそも上司が部下の話に聞く耳を持たないと、部下から「意見を言っても無駄だ」と思われてしまい、コミュニケーションが生まれなくなるでしょう。部下と距離を置いていると信頼関係の構築に至りません。業務上必要な「報・連・相」も滞るようになり、マネジメントがままならなくなる可能性があります。上司の側に「コミュニケーションが不得意」「忙しくて対応できない」などの理由があったとしても、部下は不信感を抱いてコミュニケーションを取らなくなります。

言葉選びが適切でない

一方的に意見を主張したり、配慮が欠けた言葉遣いになるとコミュニケーションはうまく成立しません。特に、厳しい言い回しや相手の人格を傷つけるような言葉を発すると、上司と部下との立場を超えた人間関係が破綻し、修復困難な事態を招きかねません。相手への敬意や配慮を忘れず、「何をどのように伝えるか」を意識してコミュニケーションを取ることが重要です。

相手の視点に立っていない

お互いが相手の視点に立たないと、相手の考えや立場を理解できず、コミュニケーションに弊害が生じます。たとえば、部下が忙しいときに上司が業務をストップさせて別業務の指示を出すと、部下に不満やストレスを与えてしまうでしょう。また、部下が疲れているときやミスをして落ち込んでいるときなどは特に配慮が必要です。上司が部下の気持ちに配慮しない言動を取ることで部下を傷つけてしまい、信頼関係を築けなくなるため注意しましょう。

上司とのコミュニケーション不足を解消する方法

上司と部下のコミュニケーションがうまくいっていない場合は、それぞれが自分の考え方を変えたり伝え方を工夫したりすることで、問題解決につながります。ここでは、上司と部下とのコミュニケーション不足を解消する方法を紹介します。

相手の視点に立って考える

物事を相手の価値観や立場から考えることで、世代や知識・経験の差によるギャップを埋められるでしょう。たとえば、上司は自分が新人だった頃を思い出せば、部下の視点に立って考えられます。部下は、普段の上司は「どのような仕事をしていて、どれくらい忙しいのか」を知ることで、相手の状況を理解できます。コミュニケーションをスムーズに行うには、常に相手の視点に立って物事を考えることが大切です。

お互いに「傾聴」する姿勢を心がける

お互いの意見を聞き入れる耳を持つ「傾聴」を心がけることで、上司と部下とのコミュニケーションがスムーズになります。傾聴とは、相手の発言に意見したり否定したりせず、まずは最後まで話を聞くことです。話を途中で遮ると、遮られた側は相手に不信感を抱きます。

相づちをしたり笑顔で話すなど、肯定的な気持ちで聞いていることを示すのも「傾聴」の大事なポイントです。上司も部下もコミュニケーションを取るときは、必ず相手の話に聞く耳を持って一方的に意見を押し付けないようにしましょう。

日頃からの挨拶を意識する

日頃から挨拶を意識することで、コミュニケーションが活発化します。挨拶はコミュニケーションの機会を増やすきっかけとなり、上司との対話のハードルが低くなります。また、日常的に挨拶が行われている職場は雰囲気が良くなりやすく、風通しの良い環境を整えるのにも役立つでしょう。いきなり１対１での挨拶に抵抗を感じる場合は、朝礼などで挨拶を習慣化するのがおすすめです。

プライベートな話もする

上司と部下の信頼関係を構築するには、プライベートな話をすることも大切です。仕事以外の話をすることで、相手の性格や価値観を知るきっかけになり距離が縮まります。また、お互いのコミュニケーションに対するハードルが下がり、気軽に話しかけられる雰囲気になります。世間話を上手に織り交ぜながら、コミュニケーションを活性化させましょう。

前向きな姿勢を心がける

コミュニケーションを取る際は、前向きな姿勢を心がけることで雰囲気が明るくなり、自然と会話が弾むようになります。後ろ向きな言葉や厳しい言葉遣いばかりの会話だと、コミュニケーションを取ることに対してもネガティブな印象を抱いてしまいます。たとえば、会話のなかで日々の感謝や労いの言葉を伝えることで、明るい雰囲気をつくり出せるでしょう。

また、上司からアドバイスされたことはすぐに実践する、注意されたことをすぐに直すといった姿勢を見せることも重要です。

こまめに報連相を行う

業務における報連相（報告・連絡・相談）を徹底すれば、コミュニケーションを活性化させるきっかけを生みだせます。また、こまめに報連相が行われると上司が部下の状況をリアルタイムに把握できるため、未然にミスやトラブルを防ぐことにつながり、業務の効率化や生産性向上が期待できます。報連相を習慣づけるには、社内ルールで義務化したり上司が部下に促したりすると良いでしょう。

コミュニケーションを取りやすいツールを導入する

社内用のコミュニケーションツールを導入することで、コミュケーション不足を解消できる可能性があります。たとえば、ビジネスに特化したチャットツールであるビジネスチャットを活用すれば、スムーズでリアルタイムなコミュニケーションが実現できるでしょう。「elgana^®」は、チャット機能で簡単にやり取りできるほか、通話機能やタスク管理機能でスムーズに業務の報連相が行えます。

ビジネスチャット「elgana^®」で世代の垣根を超えたコミュニケーションを実現

さまざまな介護事業を展開している有限会社だいち様は、事業所が複数あることで、コミュニケーション不足や情報共有の効率が低下しているなどの課題を抱えていました。解決策として、いくつかコミュニケーションの手段を取り入れましたが、社内でツールが統一されていなかったことからうまくいかない状況が続いていました。

ビジネスチャット「elgana^®」を取り入れてからは、各事業所を含めた社内全体でのコミュニケーションが活性化しています。「elgana^®」は、ITツールに慣れていない世代の職員でも直感的に扱える操作性であるため、定着まで時間はかかりませんでした。現在では職員全員が使いこなしており、世代の垣根を超えたコミュニケーションを実現しています。

導入事例：有限会社だいち　ナーシングホームもも

上司とのコミュニケーションにはビジネスチャット「elgana^®」がおすすめ

上司と部下とのコミュニケーションは、生産性やモチベーション、職場の環境整備の観点から非常に重要です。上司と部下とのコミュニケーションがうまくいっていない企業は、世代や価値観、経験の差などが理由で考え方にギャップが生じている可能性があります。

コミュニケーション不足を解消するには、上司・部下ともに相手の意見に聞く耳を持ち、お互いの価値観や考え方を理解することが大切です。また、日頃から積極的に挨拶やプライベートな話をして良好な人間関係を築くことができれば、コミュニケーションに対するハードルを下げられるでしょう。

コミュニケーションを促進する方法として、ビジネスチャットの導入もおすすめです。「elgana^®」は、チャット機能や通話機能などコミュニケーションを円滑にできる機能のほかに、業務連絡や情報共有などの報連相を効率良く行える、タスク管理機能やプッシュ通知機能などが充実しています。コミュニケーション不足に悩んでいる方は、ぜひ導入をご検討ください。