ビジネスチャットを社外連絡で活用するメリット・デメリットとは？

公開日：2023/11/24

ビジネスチャットを社内コミュニケーションツールとして導入している企業は増えていますが、実は社外連絡にも活用できることをご存知でしょうか。ビジネスチャットは、セキュリティー機能が充実しているため、社外連絡ツールとして活用することでも多くのメリットを享受できます。
この記事では、ビジネスチャットを社外連絡で活用するメリット・デメリットについて解説します。ビジネスチャットを社外連絡ツールとして活用する際のポイントも紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

ビジネスチャットを社外連絡で活用する４つのメリット
ビジネスチャットを社外連絡で活用する３つのデメリット
ビジネスチャットを社外連絡で活用する際のポイント３選
ビジネスチャット「elgana®」を社外連絡ツールとして活用した成功事例
ビジネスチャット「elgana®」で社外連絡をスムーズにしよう

ビジネスチャットを社外連絡で活用する４つのメリット

ビジネスチャットは、社内コミュニケーションを円滑にするだけでなく、社外連絡ツールとしても有効活用でき、電話やメールでのやりとりにはないメリットが得られます。ここでは、ビジネスチャットを社外連絡で活用するメリットを４つ紹介します。

リアルタイムなコミュニケーションを実現できる

社外連絡ツールとして、主に電話やメールを使用している企業が多いのではないでしょうか。しかし、電話の場合は相手と都合が合わなければ情報共有できず、メールの場合は定型文・挨拶文を入力する手間がかかります。また、電話とメールのどちらも複数人とのやりとりには向いていません。

一方、ビジネスチャットでは挨拶文は不要で、連絡したい相手のチャットルームを開いて主文（メッセージ）を送るだけで簡単にやりとりできます。また、リアルタイムに複数人とのやり取りができ、社外の人とのコミュニケーションもまるでその場で会話をしているかのようにスムーズになります。

チャットの履歴を確認しやすい

メールで過去の情報や内容を確認するには、検索してから一通ずつ開封しなければならないのに対し、ビジネスチャットでは検索機能ですぐに見返せます。キーワードを入れてヒットしたチャットの履歴を、一画面ですべて参照できるため、手間が少なくすみます。メールのように、カテゴリごとでフォルダ分けをする必要がないのも利点です。また、ビジネスチャット上で送受信した資料のデータやファイルも一覧表示できるため、業務の効率化につながります。

セキュリティー機能が充実している

ビジネスチャットは、誤送信や不正アクセスを防ぐセキュリティー機能が充実しているのが特徴です。社外連絡で発生しうる機密情報の漏えいなどは、ビジネスチャットの利用端末を制限する機能や管理者権限の設定によってリスクを低減することができます。また、送受信した情報が暗号化されるツールもあるため、ビジネスチャットを選定する際はセキュリティー機能が高いものを選ぶのがおすすめです。

ビジネスチャット「elgana^®」は、管理者が利用者の登録・削除権限を持っているだけでなく、利用者全員のアクセスログを確認できる機能があるため、不正アクセスを防止できます。また、電子透かし機能や端末にデータを残さないシステムが導入されており、端末紛失時の情報漏えいリスクが軽減できるなど安心感のあるサービスです。

誤送信が起きにくい

メールやプライベートチャットを使ったやりとりだと、メールアドレスの入力ミスや似た名前の人を選択してしまうなどの可能性があり、ケアレスミスから情報漏えいが生じるリスクをはらんでいます。一方でビジネスチャットは、連絡したいチャットルームを選択するだけで簡単にコミュニケーションが取れます。また、チームやプロジェクトごとにチャットグループを分けておけば、無関係な人に閲覧されるリスクがなく、誤送信も起こりにくくなるでしょう。

ビジネスチャットを社外連絡で活用する３つのデメリット

ここでは、ビジネスチャットを社外連絡で活用する際のデメリットを３つ紹介します。社外で活用する前に押さえておくことで対策できるため、チェックしておきましょう。

同じツールを導入する必要がある

ビジネスチャットにはさまざまな種類が存在しますが、社外連絡で使うには連絡を取り合う企業同士が、同じチャットツールを導入しなければなりません。すでに別のビジネスチャットを使っている場合は、どちらかの企業が社外連絡ツールとして、相手企業が使っているビジネスチャットを新たに導入する必要があります。新たにツールを導入するとなると、社員への使い方の教育・共有が必要なため、コストや手間がかかる可能性があるでしょう。

余計なコミュニケーションが増える

ビジネスチャットはメールよりも気軽に連絡できるのがメリットですが、些細なことでもすぐに連絡してしまい、コミュニケーション量が増える傾向があります。社内連絡とは異なりお互いの内情がわからないため、少しでも気になることがあればチャットで確認・解決をはかるのは重要ですが、頻度が多くなると他業務を圧迫する可能性があります。取引先からの連絡には早急に対応する意識が根付いている企業ほど、大量のチャットによるコミュニケーションに追われ、他業務へ支障をきたす恐れがあるため注意が必要です。

業務時間外の通知が増える

ビジネスチャットで連携している企業同士の業務時間が、まったく同じであることはないでしょう。自社は業務時間外でも、相手は営業時間内のケースがあるため、双方の営業時間への配慮が求められます。相手への配慮を怠ると業務時間外のチャットが増え、プライベートを圧迫しかねません。また、相手が休んでいたり出張であったりといった情報はキャッチしにくいため、ビジネスチャットで社外連携する場合はルール設定が必要です。

ビジネスチャットを社外連絡で活用する際のポイント３選

ここでは、ビジネスチャットを社外連絡で活用する際のポイントを３つ紹介します。ビジネスチャットのデメリットを解決できるため、社外連絡ツールとして活用する前の参考にしてみてください。

誰でも使いやすいツールを選ぶ

ビジネスチャットによる社外連携は、どちらかの企業が相手に合わせて同じものを導入する必要があるため、新たなツールの使用方法を覚えるのに手間とコストがかかります。少しでも導入時の負担を減らすためには、直感的に使える操作性やデザインで設計されたチャットツールを選ぶと良いでしょう。たとえば、「elgana^®」は初心者でも使いやすいシンプルなデザインになっており、導入も簡単なため社外連絡ツールとしておすすめです。

セキュリティーレベルが高いツールを選ぶ

多くのビジネスチャットはセキュリティー機能が充実しているものの、社外連絡ツールとして活用する場合には機能が不足している場合があります。情報漏えいや不正アクセスのリスクを最小限に抑えるために、端末制限やログ監視・管理ができるツールを探してみてください。また、電子透かし機能や端末にデータを残さない機能があれば、より強固なセキリュティー対策につながります。あらかじめセキュリティーレベルをチェックしたうえで、ビジネスチャットを導入すると良いでしょう。

運用ルールを設定する

ビジネスチャットを社外連絡で活用する際は、両社の間で運用ルールを定めておくのが重要です。たとえば、「業務時間外の連絡は原則禁止」「休日・出張時の事前報告」「むやみにチャットルームを作成しない」などのルールを共有しましょう。運用ルールがあれば、お互いの業務やプライベートを妨げるリスクが下がり、効率的なコミュニケーションを実現できます。

ビジネスチャット「elgana^®」を社外連絡ツールとして活用した成功事例

IT・通信分野を中心とした営業・コンサルティング事業を展開しているONE.BRIDGE株式会社では、数多くの企業とパートナーシップを組んでおり、社外コミュニケーションが活発です。しかし、日々の意思疎通が複雑で、並行して進む多くの案件の進捗確認に手間と時間がかかっていました。

そこで「elgana^®」を導入したところ、初めてでも使い勝手が良く、セキュリティー面の安心感もあったため本格的に活用し始めました。パートナー企業からも「コミュニケーションがスムーズになった」との声が上がっており、案件管理も「elgana^®」内だけで完結するため、業務の効率化にもつながっています。

導入事例：ONE.BRIDGE株式会社

ビジネスチャット「elgana^®」で社外連絡をスムーズにしよう

ビジネスチャットを社内だけではなく、社外連絡ツールとしても活用することで、業務効率の向上やコミュニケーションの円滑化が実現できます。セキュリティーレベルが高く、誤送信や不正アクセスを防ぐ機能が充実しているため、安心して社外連絡ができるのもメリットの一つです。いくつかデメリットはありますが、誰にでも使いやすいツールを選定し、ルールを設けて運用することで対策が可能です。

ビジネスチャット「elgana^®」は、初心者でも直感的に操作できる機能やデザインで設計されており、連携する企業間ですぐに利用できるのが特長です。また、利用者の登録・削除を管理者側から簡単にできるうえに、アクセスログの監視機能も備わっています。ほかにも、チャットの電子透かし機能や端末にデータを残さない機能なども充実しており、安心してご利用いただけます。まずは、無料でお試しいただけるプランもありますので、ぜひ導入をご検討ください。