ビジネスチャットに運用ルールは必要？理由とおすすめのルールを解説

公開日：2023/08/18

情報共有の円滑化や生産性の向上などのメリットが得られることから、ビジネスチャットを導入する企業が増加傾向にあります。しかし、いざビジネスチャットを導入しても具体的な運用ルールが明確になっておらず、効果が得られていないと悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
この記事では、ビジネスチャットにルールが必要な理由とおすすめのルール設定について詳しく解説します。

ビジネスチャットを導入しても、運用ルールがなければツールの使い方がわからなかったり、重要性が理解できなかったりといった状態になり、利用に消極的になってしまうでしょう。そのため、ビジネスチャットの運用ルールを設定して、活用するメリットとツールの使い方をわかりやすく伝えることが社内での利用促進のためにも重要です。

情報共有の効率化を目指すため

従業員が自由に発言できることは大切ですが、チャットが乱立したり雑談が多くなったりと本来の目的から逸脱した使い方が増えると、ビジネスチャットの導入が逆効果になってしまうでしょう。情報共有の効率化を実現するためには、運用ルールを明確にし、各職場での目的に沿った使い方を浸透させる必要があります。

セキュリティー対策のため

ルールがないままビジネスチャットを運用すると、情報漏洩の危険性が高まるため注意が必要です。たとえば、従業員がファイルを個人携帯にダウンロードしたり、社外秘の情報を他人に見せてしまったりする可能性があります。従業員一人ひとりのセキュリティー対策への意識を高めるために明確な運用ルールを設定しておきましょう。

ビジネスチャットに必要な運用ルールの設定方法７選

ビジネスチャットの運用ルールを設定する際、具体的な内容を決められず悩んでいる方もいるのではないでしょうか。ここでは、ビジネスチャットに必要な運用ルールの設定方法を７つ紹介します。

チャットルーム作成などの責任者を決める

ビジネスチャットでは、誰でもグループを作成できる仕様になっているものがほとんどです。そのため、不特定多数の従業員がチャットを乱立すると、管理が難しくなったり情報が埋もれたりする危険性が生じます。

ビジネスチャット運用の際には、あらかじめツール上の管理者権限設定で、チャットを作成できる責任者を決めておきましょう。管理者設定ができない場合は、グループチャットの作成を上司の承認制にすることで、ビジネスチャット上での統制をはかれます。

情報共有する内容を決める・情報共有ツールを統一する

ビジネスチャットでは、運用ルールに「重要事項や個々のタスク進捗率を必ず共有する」と明示しましょう。たとえば、定例会議の議事録や商談の進捗状況など、具体的な内容まで決めておくのがポイントです。

また、ビジネスチャットを導入しても、メールやFaxなどの別ツールを併用してしまうと情報が錯綜し、重要な情報が流れてしまうリスクがあります。ビジネスチャット導入後は、社内連絡の基本をビジネスチャットに統一したうえで「メールはクライアントや商談相手などの社外連絡用にする」といったルールを決めると良いでしょう。

業務連絡と雑談を使い分ける

ビジネスチャットは、あくまで情報共有の効率化を目指すためのツールです。社内交流を活性化させるためには雑談も必要なものの、多くなりすぎると本来の目的から逸れてしまい、重要情報が埋もれかねません。また、プライベートの内容を投稿してしまうと、個人情報漏洩につながる恐れもあります。

業務連絡用チャットでは、雑談はなるべく控え、プライベートの内容、個人情報に関する内容の投稿を禁止することを運用ルールに明示しておくのがポイントです。

利用可能時間を設定する

ビジネスチャットは「いつでも・どこでも利用できる」ため、終業後や休日などの業務時間外にもメッセージを送受信できます。ただし、従業員のプライベートを圧迫したり時間外労働を強いることになったりするなど、不満やストレスにつながりかねません。「業務時間外の業務連絡は原則控える」「休日には緊急の連絡以外はしない」など、従業員の負担を軽減するためのルールを設定します。どうしても必要な場合は、緊急連絡用のグループチャットやチャンネルを作成しておくのも良いでしょう。

レスポンス・リアクションを義務化する

ビジネスチャットはメールより手軽な反面、チャットを見逃したり返信を忘れたりするなど、確実に情報が届けられない可能性があります。

メールと異なり、リアクション機能やスタンプにより簡単に反応できるのがビジネスチャットのメリットです。レスポンス・リアクションを義務化することで、コミュニケーションの円滑化につながるため、運用ルールに明示しておきましょう。

宛先指定・通知設定を義務化する

ビジネスチャットはスピーディーに連絡できる反面、情報量が多くなると見落としが起きる可能性が高まります。また、チャットが乱立すると誰にどの情報を伝えているのかが不明瞭になり、スムーズな情報共有が実現できません。

課題の解消方法としては、メンション機能を使った宛先指定と通知設定をルールで義務化するといったことが挙げられます。

個人チャットとグループチャットの使い分け

グループチャットに個人宛の内容ばかり送信してしまうと、他の人にとっては不必要な通知が増えて業務の妨げになる可能性があります。また、社内であっても個人情報が晒されることに抵抗がある従業員もいるため、注意しなければなりません。

上記のような事態を防ぐためにも個人宛の内容は個人チャットに送り、チームや部署ごとの内容はグループチャットへ送るなど、使い分けもルールで明確にしておくと効率的な運用につながります。

ビジネスチャットで運用ルールを設定した成功事例

ここでは、ビジネスチャットでルールを設定した運用の成功事例について紹介します。ビジネスチャット運用の際の参考にしてみてください。

連絡手段を「elgana^®」に変えて従業員の返信速度が向上

株式会社石飛製作所様では、これまで状況に応じてメール・電話・プライベートチャットなど複数の連絡手段を活用していました。しかし、情報共有に手間がかかるため、従業員からの返信が遅くなっていたのが課題でした。

そこで、連絡手段をメールから「elgana^®」に変えて情報共有のルールを統一したところ、メールよりもビジネスチャットの方が手軽に連絡できることを実感した従業員からの返信速度が向上しました。また、情報伝達スピードが改善され、社内業務の効率化にもつながっています。

参考：株式会社石飛製作所

現場間でのリアルタイムな情報共有でイレギュラーなケースにも柔軟に対応

神戸メリケンパークオリエンタルホテル様では、電話・メール・プライベートチャットが現場との連絡手段でした。しかし、メールはデスクに戻らないと確認できず、私用チャットは連携していない従業員とは連絡できないなどの課題があり、情報の共有漏れが頻繁に発生していました。

「elgana^®」の導入後は、社内の連絡手段が集約され、現場間における情報共有の効率が強化されています。現在は全部署で導入しており、全体連絡だけでなく予約管理や料理内容の相談などにも活用されています。イレギュラーな予約内容やトラブルにも迅速に対応できる体制が整ったことから、従業員からも高評価をいただいています。

参考：神戸メリケンパークオリエンタルホテル

ビジネスチャット「elgana^®」は管理者権限で運用ルールを設定しやすい！

ビジネスチャットは、基本的な運用ルールを設定することで情報共有の効率化やセキュリティー対策につながるなどのメリットを最大化できます。運用ルールの設定ポイントは、管理者側でチャット全体の統制をしながらレスポンスのスピード向上を目指すことです。

ビジネスチャット「elgana^®」では、管理者権限で運用ルールが設定しやすい仕組みとなっています。たとえば、利用者全体の把握や利用端末の制限、利用ログの確認などが可能なため、社内統制・セキュリティー管理がしやすく効率的な運用を実現できます。業務時間外は通知を受け取らないといった、策定したルールに則った設定も可能です。どのビジネスチャットを導入すれば良いかお悩みの方はぜひご検討ください。