ビジネスチャットを活用して働き方改革推進！導入事例や活用ポイントも解説

ビジネスチャットを活用する５つのメリット

ビジネスチャットを活用すれば、社内コミュニケーションや業務効率の改善、働き方改革の推進など多くのメリットを享受できます。ここでは、ビジネスチャットを活用するメリットを５つ紹介するのでチェックしてみましょう。

コミュニケーションの円滑化

ビジネスチャットを活用すると、メールや電話より気軽にやりとりできるようになるため、従業員同士のコミュニケーションが円滑になります。たとえば、リモートワークを実施している企業の場合、対面でのコミュニケーションは困難ですが、ビジネスチャットを活用すれば誰がどこにいても連絡を取れます。また、フレキシブルタイム制やシフト制で、各人の労働時間が異なっていても、時間・場所を問わずチャットを送受信できるため、連携がスムーズになり、情報共有の効率も改善されるでしょう。

業務効率の改善

メールでのタスク・データ管理は、情報発信が一方通行になりやすく既読確認ができないため、抜け漏れが生じるリスクに注意しなければなりません。また、会議や電話確認でタスクの進捗管理をする場合は、メンバーの時間を確保しなければならず、調整できなければ確認が遅れてしまう恐れもあります。

一方でビジネスチャットは、タスクやファイルなどの管理機能も備わっており、チャット参加者であればリアルタイムで各人の進捗や必要データの確認ができるため、業務効率を大幅に改善できます。

仕事とプライベートの区別

プライベートチャットは、仕事の関係者と友人・家族などのカテゴリ分けが難しく、業務連絡と私的な連絡が混在し従業員にとってストレスになるだけでなく、機密情報を誤送信しかねません。一方、ビジネスチャットは、私用のチャットと混在することがなく仕事とプライベートを明確に区別できるため、社員の負担軽減や誤送信のリスクの低減につながります。

セキュリティー機能による安心感

多くのビジネスチャットはセキュリティー機能が充実しており、プライベートチャットと比べて安心して利用できるのが大きな特徴です。たとえば、管理者権限による利用者の管理・監視、チャット内容のチェック、利用端末の制限など情報漏洩を防止する機能が備わっています。

ビジネスチャットツール「elgana^®」では、上記のセキュリティー機能のほかに、データを端末に残さないクラウド保存機能や画像・写真の無断転載を防止する電子透かし機能もあり、ITツールに不慣れな方でも安心してご利用いただけます。

多様な働き方の推進

ビジネスチャットを活用すれば、場所と時間を問わずチャットに参加している人であれば誰とでも簡単に連絡がとれ、多様な働き方に対応できるでしょう。在宅勤務やフレキシブルに働いている従業員がいても、チャットや通話機能を活用してコミュニケーションが可能です。そのため、会社の方針でリモートワークを実施している方のほかに、育児・介護などの理由で一時的に出社が難しい方でも働ける環境を整えられるので、従業員のエンゲージメント向上にもつながります。

ビジネスチャット「elgana^®」の活用事例３選

ここでは、ビジネスチャット「elgana^®」の活用事例を３つ紹介します。ビジネスチャットを活用した際の効果がわかるので、ぜひ参考にしてみてください。

情報共有が活性化され、業務効率も向上｜有限会社富士建材

有限会社富士建材様では、建材卸や屋根・外壁の工事を行っており、「elgana^®」を主に現場と事務所の連絡ツールや取引先から送られてきた書類データの管理に活用しています。かつては現場と事務所の連絡を電話で行っていましたが、伝達漏れや聞き間違いなどの問題が発生していました。ほかにも、営業日報の提出率の低さや在庫確認、注文書の保管方法など、アナログな連絡手段が原因で業務をスムーズに進められていませんでした。

「elgana^®」導入後は、情報伝達ミスがなくなったり営業日報の提出率が向上したりと、情報共有効率の改善や生産性向上などの効果が得られています。

導入事例：有限会社富士建材

情報共有の円滑化と安心感のあるセキュリティー対策を実現｜松山商工会議所

松山商工会議所様では、プライベートチャットの利用による情報漏洩や、メール連絡による見落としなどのリスクに対する対策ができていなかったことが課題でした。プライベートチャットでの連絡自体に抵抗がある職員がいたり、休日にリラックスできなくなってしまうことも懸念点でした。

そこで「elgana^®」を導入し、業務専用コミュニケーションツールとして活用し始めました。「elgana^®」の活用により公私混同が避けられ、部外者への情報漏洩リスクへの懸念もなくなっています。ITツールに不慣れな職員でも使いやすいUIだったので、社内全体ですぐに利用が促進されました。また、プッシュ通知機能により、見落としリスクも低減されており、情報共有・確認のスピードが向上しています。

導入事例：松山商工会議所

従業員間のコミュニケーションが円滑化｜神戸メリケンパークオリエンタルホテル

神戸メリケンパークオリエンタルホテルでは、電話・メールでの情報共有による情報伝達漏れや遅延が課題となっていました。私用のチャットツールを検討したこともありますが、全員が利用していないことやセキュリティー面での不安から情報共有の方法に悩んでいました。

そこで、低価格かつ高いセキュリティー機能がある「elgana®」を導入しました。導入後は、チャットによるリアルタイムの共有により、現場の応援要請やデータ共有がスムーズになりました。また、さまざまなデバイスで利用できるうえに、スタンプ機能で気軽にチャットでのやり取りができるため、社内コミュニケーションが円滑化され情報伝達ミスを防止できています。

導入事例：神戸メリケンパークオリエンタルホテル

ビジネスチャットを活用する際の４つのポイント

ビジネスチャットを活用する際は、ただ導入するだけでは得られる効果が薄れてしまうでしょう。ここでは、ビジネスチャットを活用する際のポイントを４つ紹介します。

導入目的の明確化・ルールの設定

ビジネスチャットを活用する際には、あらかじめ導入目的を明確にしておくことが、メリットを享受するために重要なポイントです。コミュニケーションの円滑化や業務効率の改善などの目的を明確化し、従業員にも伝えておくことで、必要性を理解してもえるため利用促進につながります。

また、運用時には、「業務時間外の利用禁止」「利用端末の制限」「業務連絡用チャットでの雑談を控える」などのルールを設定し、活用目的から逸れないようにしましょう。

リアクション・スタンプ機能の活用

ビジネスチャットには、リアクション・スタンプ機能といった、コミュニケーションを円滑にするための便利な機能があります。ビジネスチャットでは、形式的な挨拶文を入れたり必ずメッセージで返信する必要はなく、スムーズな情報共有の実現が最優先です。リアクション機能を使えば、簡単に既読状況を相手に伝えられるため、余計なレスポンスが発生しません。社内全体に浸透させるために、運用ルール上にリアクション・スタンプ機能の活用方法も入れておくのがポイントです。

グループチャットの活用・適切な宛先指定

ビジネスチャットではグループチャットを作成することで、部署やプロジェクトごとにカテゴリ分けをして情報共有できます。チームごとに適切なグループチャットを作成して、正確に情報を届けられるようにしましょう。ただし、ビジネスチャットは気軽にコミュニケーションが行えるため、情報量が多くなりやすくメッセージが流れてしまったり見逃したりするリスクがあります。チャットを送る際には、適切に宛先指定やメンション機能を活用し、誰に届けたいメッセージなのかを明確にしましょう。

適切な通知設定をカスタマイズ

ビジネスチャットでは、通知設定をカスタマイズして自分に必要な情報だけをキャッチできます。たとえば「elgana^®」では、必要なチャットルーム以外の通知はオフにしたり、宛先指定があった際はプッシュ通知を表示させたりと、情報を見逃さないための設定が可能です。また、業務時間外の連絡を防止するために、休日や夜間には通知オフを義務付けることで、仕事とプライベートをはっきり区別できるでしょう。「elgana^®」はプッシュ通知のオンオフを設定で簡単に変更できます。また、プッシュ通知を「午前７時まで停止」とできる機能があるため、夜間の通知を簡単にオフにすることも可能です。

ビジネスチャット「elgana^®」の活用で業務を効率化しよう！

ビジネスチャットを活用すれば、コミュニケーションの円滑化や業務効率の改善など、社内全体の生産性向上効果が期待できます。また、時間と場所を問わずに利用できるので、リモートワークやフレキシブルタイム制などの働き方改革推進を後押ししてくれるでしょう。

ただし、いつでもどこでも気軽に連絡できる反面、業務時間外に通知が増えてしまう点に注意が必要です。ビジネスチャット導入時には、仕事とプライベートを区別するために「休日の通知オフ」「利用端末の制限」などの運用ルールを設定しておきましょう。

「elgana^®」は、充実したセキュリティー機能と誰でも使いやすい操作性が特徴のビジネスチャットです。導入していただいている企業様では、情報共有の円滑化や生産性の向上などを実現しており、高い評価をいただいております。「elgana^®」を業務専用コミュニケーションツールとして活用することで、公私混同を避けたり誤送信のリスクを低減したりするなどの対策もため、安心してご利用いただけるので、おすすめです。無料で試用できますので、ビジネスチャットをご検討の方は、ぜひ一度お問い合わせください。