仕事におけるコミュニケーション能力とは？重要性や能力向上のためのポイントを解説

仕事におけるコミュニケーションの重要性

仕事におけるコミュニケーションでは、他者との信頼関係や協力関係を構築することが大切です。たとえば、上司や同僚、部下との間では「理解を得る・行動を促す・指示・相談・報告」、取引先や顧客との間では「商材の訴求・説得」などを目的としてコミュニケーションを行いながら業務を遂行します。どのようなビジネスシーンでも一人で完結する仕事はなく、他者と関わり合い協力しながら取り組んでいかなければなりません。

円滑なコミュニケーションを実現できなければ、認識の齟齬や情報共有の漏れなどが発生してしまい、不利益を被ってしまう可能性があります。より良い成果をあげるためにも、普段から周囲の人と適切なコミュニケーションをとり、良好な人間関係を築く努力を常に心がけましょう。

仕事で必要な３つのコミュニケーション能力

ここでは、仕事で必要なコミュニケーション能力を３つ紹介します。コミュニケーション能力が高い人は、どのようなスキルを持っているのか、自分に不足しているスキルは何なのかをしっかりと把握しておきましょう。また、すべてのスキルをバランスよく発揮することも重要なので、下記の内容を参考にしてみてください。

伝える能力

仕事上での伝える能力とは、自分が持っている情報や考えを相手に正確にわかりやすく伝える能力のことです。仕事では、「部下が上司にタスク進捗状況を伝える」「チームメンバーと価値観を共有する」「商材の魅力を顧客に伝えてメリットを感じてもらう」など、自分の言葉で伝える場面が多くあります。伝える能力が低いと意図が伝わらず、認識のズレが生じたり相手に不快感を与えたりしかねません。相手が理解しやすいように伝えたいことを論理的にまとめ、簡潔に伝えることを意識しましょう。

受け取る能力

受け取る能力とは、他者から伝えられた内容を正確に理解する能力を意味します。仕事上のコミュニケーションでは、相手から伝えられた言葉をそのまま受け取るだけではなく、理解を示すための共感・相槌も適度に入れながら話しやすい雰囲気をつくる必要があります。また、相手からの信頼を得るには、会話の背景を読み取ったり内容を深掘りするための質問をしたりするなど、相手の真意を引き出すことも重要です。

行動を促す能力

仕事におけるコミュニケーションでは、相手の行動を促さなければならない場面に多く直面するでしょう。たとえば、営業や販売などに携わっている方は、顧客を説得し購買行動を起こしてもらう必要があります。ただ、伝えたいことを正確に伝えたとしても、商材や会社の魅力が伝わらなければ結果につながりません。仕事上のコミュニケーションでは、自分の情報や考えを正確に伝えるだけでなく、相手に納得してもらえるような論理的な工夫や感情に訴えかける熱意も必要です。

仕事におけるコミュニケーションの種類

仕事上のコミュニケーションでは、他者と対面で会話する場面だけでなく、メールやチャットなどを活用する機会が多いでしょう。ここでは、仕事におけるコミュニケーションの種類を３つ紹介します。それぞれの特徴と注意点を解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

対面コミュニケーション

対面コミュニケーションとは、他者と面と向かって自分の意見や気持ちを伝えたり相手の意見に耳を傾けたりすることです。対面コミュニケーションでは、「話し方・言葉遣い・声の大きさ・抑揚・表情・仕草」など、さまざまな情報を相互にリアルタイムで発信します。

ほかのコミュニケーション方法とは異なり、会話の内容だけでなくお互いの感情まで伝わりやすいのも特徴です。同じ会話内容でも、伝え方次第で受け取り方も変わる場合があるため、表情や仕草などに注意しながら真意を正確に伝える工夫が必要なコミュニケーションといえます。

メールコミュニケーション

メールコミュニケーションは、やり取りしたい相手を宛先指定したり定型文・挨拶文などを入れたりするなど、特有の慣習があるのが特徴です。メールは、仕事上のコミュニケーションで頻繁に使う機会が多いツールで、正しいビジネスマナーが求められます。

メールによるコミュニケーションは、インターネット環境であれば時間・場所問わず連絡できるのがメリットです。一方で、送信済みのメールは削除不可であり、既読確認もできないといったデメリットがあります。また、ビジネスマナーに沿った硬い文章でコミュニケーションを行う傾向があり、無機質なやり取りになりがちであるため、細かいニュアンスが伝わりにくい点にも注意が必要です。

チャットコミュニケーション

チャットコミュニケーションでは、主にビジネスチャットを活用してやり取りを行います。定型文や挨拶文の記載が求められず、チャットルームを指定するだけで特定の相手にメッセージを送ることができるのが特徴です。また、テキストベースのやり取りだけでなく、データ・ファイルの送付やタスク管理が簡単にできる機能が充実しているため、情報共有の効率化につながります。

ビジネスチャット「elgana^®」は、既読確認機能やメッセージ検索機能、ファイル一覧機能などの、業務効率化につながる機能が豊富です。対面でのコミュニケーションより気軽でメールより簡単なので、ビジネスにおけるスムーズなコミュニケーションを実現できます。

仕事におけるコミュニケーション能力を高める５つの方法

仕事におけるコミュニケーション能力は、努力次第で誰でも高められます。ここでは、仕事における能力を高める方法を５つ紹介します。仕事でのスムーズなコミュニケーションを実現するために、ぜひ実践してみましょう。

結論から話す

あらゆるコミュニケーションの場面において、結論から話すことが相手に聞く耳を持ってもらうための基本的な手段です。結論を冒頭で伝えず話が長くなってしまうと、相手に要点が伝わらず理解してもらえません。結論から話すことで、相手はこれから伝えられることの要点をおさえながら話を聞けるので理解しやすくなります。

傾聴する

自分が伝えたいことを一方的に伝えるのではなく、相手の話を真摯に聞く姿勢を意識するのがコミュニケーションのポイントです。どのような場面でも、人は『話を聞いてくれる他者』に対して信頼度が高まる傾向にあります。どちらかが一方的に話し続けて相手の意見を遮ってしまうと、会話は弾まずにお互いに対する理解が深まりません。仕事上のコミュニケーションで重要なのは、相手への敬意と配慮です。まずは、相手の話を聞いて共感したり質問したりして、「あなたの話をしっかり聞いている」「あなたが伝えたいことを理解している」ことを示しましょう。

自己開示をする

コミュニケーションにおいて、自分のことを全く話さない人は信頼されにくい傾向にあります。たとえば商談の場で、一方的に質問し続けたり情報を探ったりする態度が続くと、相手側からすれば腹の底が知れず何を考えているかわからない人だと身構えてしまうでしょう。自己開示することで、相手に「人物像」「思考・価値観」を知ってもらい信頼感を与えられます。短時間で距離を縮めたり相手と打ち解けやすくなったりするメリットもあるので、実践してみてください。ただし、傾聴するのを忘れて、自分の話ばかりしないように注意しましょう。

接しやすい雰囲気をつくる

仕事だからこそ、相手への配慮を忘れず接しやすい雰囲気をつくることが、相手との関係性構築には効果的です。仕事上のコミュニケーションは、形式ばった硬い雰囲気になりやすく、お互いが萎縮してしまう可能性があります。会話の際に表情が硬かったりきつい言葉遣いだったりすると、相手が心を開いてくれません。

接しやすい雰囲気をつくるには、明るい表情・声色を意識することから始めてみましょう。少し仕事の話から脱線して、雑談や相手の悩みを聞いてみるのもお互い心を開くきっかけになるのでおすすめです。

シンプルな言葉を選ぶ

仕事でのコミュニケーションでは、シンプルで誰でもわかりやすい言葉を使いましょう。取引先との商談や会議の際に、業界特有の表現や専門用語が使われる場合がありますが、相手によっては伝わらない可能性があるため注意してください。自分にとっては当たり前の表現でも、相手に伝わらなければスムーズな意思疎通は図れません。特に、初対面の方と会話する際は専門用語が伝わらないことを前提にして簡単な言葉を選ぶことがポイントです。

仕事でのコミュニケーションで活用できるビジネスチャットの成功事例

ここでは、ビジネスチャット「elgana^®」を導入して、仕事でのコミュニケーションの円滑化を実現した事例を紹介します。

神戸メリケンパークオリエンタルホテル様では、社内における情報共有効率の低さが課題でした。従来は、電話・メールを使った情報共有を行っていましたが、リアルタイムで情報共有・確認ができないことから、伝達遅延・漏れが発生していました。

そこで「elgana^®」を全部署で導入したところ、誰がいつどこにいても簡単に連絡できるようになり、スムーズなコミュニケーションを実現しました。また、プッシュ通知機能や既読確認機能により、全従業員への伝達スピードが格段に上がっています。ほかにも、スタンプ機能を活用することで社内の雰囲気が和み、上司と部下間のコミュニケーションが円滑になりました。

「elgana^®」を使って仕事におけるコミュニケーションを円滑にしよう！

仕事におけるコミュニケーションでは、他者との信頼関係やお互いの理解を深めるために、「伝える」「受け取る」「行動を促す」といった３つの能力が必要です。コミュニケーション能力を高めるには、「結論から伝える」「傾聴する」「シンプルな言葉」を使うなど、相手への敬意や配慮を怠らずお互いに話やすい雰囲気をつくることから始めましょう。

「elgana^®」は、既読確認機能やプッシュ通知機能のほかに、タスク管理機能、ファイル一覧機能など、社内コミュニケーション・情報共有の円滑化が実現できる機能を豊富にお使いいただけます。セキュリティー機能も充実しており、初めてビジネスチャットを導入する場合でも安心して利用できるので、まずは無料で試用してみてください。