職場のコミュニケーションを活性化させる方法とは？改善方法や成功事例も紹介

職場のコミュニケーションを活性化させるメリットとは

職場のコミュニケーションを活性化させると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、職場のコミュニケーションを活性化させるメリットを４つ紹介します。

従業員のエンゲージメント・モチベーションが向上する

職場のコミュニケーションが活性化すると、従業員同士の信頼関係が構築されます。信頼関係が構築されるとお互いの意見や考えを発信しやすくなり、協力する意識が芽生えて社員の帰属意識が高まるでしょう。帰属意識が高まると、会社やチームに貢献したいという気持ちが強まり、仕事に対するモチベーションが向上します。

また、従業員同士で信頼関係が構築されて帰属意識が高まれば、一人ひとりにとって会社での居心地が良くなるため離職率の低下にもつながります。

従業員の主体性を養える

コミュニケーションが活性化している職場では、従業員同士がそれぞれの考えや意見を共有しやすく、一人ひとりが自発的にコミュニケーションを取るようになるため、主体性が養われます。主体性が身についた従業員は、会社の一員としての役割を自覚できるようになり、指示待ち状態が解消されるでしょう。その結果、一人ひとりの従業員が自発的に業務を遂行するのはもちろん、周囲を巻き込み協力し合いながら、目標達成のために行動します。そのため、組織全体の士気が高まり、成果を上げやすくなります。

生産性が向上する

職場のコミュニケーションが活性化されると、コミュニケーション不足によるミスを防げるため、生産性が向上します。

コミュニケーション不足の職場は、業務内容や進捗状況が正確に共有されず、ミスが発生しやすくなります。問題や課題が発生した際も適切に連携が取れず、解決までに時間がかかることもあるでしょう。しかし、コミュニケーションが活性化されると、ミスを未然に防止できます。また、問題や課題が発生した場合でも、従業員間で協力し合いながら迅速に対応できるため、生産性の向上が期待できます。

情報共有が円滑になる

職場のコミュニケーションが活性化されると、業務で必要な情報共有が円滑になり、業務効率の向上につながるでしょう。情報共有が円滑になれば、従業員同士でノウハウを共有しやすくなります。その結果、業務の属人化が解消され、社員のスキルアップにつながるうえに、組織全体のパフォーマンス向上も期待できます。

また、職場コミュニケーションが活発になることにより、従業員同士の意見交換のなかで問題解決能力が養われ、新たなアイデアや革新的なイノベーションが生まれる可能性があります。

職場のコミュニケーションを活性化させる方法とは

職場のコミュニケーションを活性化させるには、社員同士の交流を促すことが重要です。ここでは、職場のコミュニケーションを活性化させる具体的な方法を５つ紹介します。

社内イベントの開催

職場のコミュニケーションを活性化させる施策として、社内イベントの開催は有効な手段です。社内イベントでは業務とは無関係な場面で、部署や職種の垣根を超えた交流を促すことができ、職場全体で一体感を生み出せます。具体的には、ランチ会や社員旅行、スポーツ大会などがあります。イベントのテーマや内容を工夫することで、社員の関心や参加意欲を高められるでしょう。

1on1ミーティングの実施

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う定期的なミーティングのことです。業務に関する進捗状況や課題の共有、キャリアの相談など、さまざまな内容について話し合います。1on1ミーティングでは、上司と部下が直接話し合う機会を設けるため、信頼関係の構築に役立ちます。また、上司が部下の相談に適切なアドバイスをすることで、部下の成長促進やモチベーションの向上も期待できます。

社内研修の実施

職場のコミュニケーションを活性化させる方法として、業務で必要なコミュニケーションを学べる社内研修を実施することも効果的です。たとえば、チームビルディング研修やコンプライアンス研修などを実施すれば、コミュニケーションの活性化やチームワークの向上はもちろんのこと、特定のスキル向上にもつながります。

フリーアドレス制の導入

フリーアドレス制とは、社員が固定の席を持たず、空いている席で自由に働くことができるワークスタイルのことです。部署や職種の垣根を超えた交流が促進され、職場全体コミュニケーションの活性化につながるでしょう。また、いつも違う席に座ることで常に新しい視点や刺激を得られるため、新鮮な気持ちで仕事に取り組めるようにもなり、生産性向上も期待できます。

コミュニケーションツールの導入

職場のコミュニケーション活性化の方法として、ビジネスチャットやオンライン会議アプリなどのコミュニケーションツールを導入するのも有効です。たとえば、ビジネスチャットは業務でのコミュニケーションに特化しており、情報共有の円滑化や生産性の向上といった効果もあります。

ビジネスチャット「elgana^®」は、タスク管理機能やファイル共有機能など、職場のコミュニケーション活性化に役立つ機能が充実しています。また、セキュリティーレベルが高く、情報漏えいや誤送信などのリスクを最小限に抑えられるのも特徴です。

職場のコミュニケーションを改善する６つのポイント

単に1on1ミーティングの開催を義務づけたりコミュニケーションツールを導入するだけでは、職場コミュニケーションの活性化は実現できません。ここでは、職場のコミュニケーションを改善するために意識すべき６つのポイントを紹介します。

上司から積極的に話しかける

上下関係や業務の忙しさなどから、コミュニケーションがうまく取れないケースもあるでしょう。そこで上司から積極的に話しかけることで、部下は「上司は自分のことを気にかけてくれている」と実感し、安心感や信頼感を抱くようになります。その結果、上司と部下の間で自然と会話のきっかけが生まれ、コミュニケーションの頻度が高まります。

相手の話に耳を傾ける

コミュニケーションを取る際には、傾聴する意識を持って、相手の話を遮らず最後まで聞くようにしましょう。相手の話を遮ることは、相手に「聞いてもらえていない」という印象を与えてしまいます。また、相手の話を途中で遮ってしまうと、相手の話の本質を理解できません。相手の話が終わるまで、相槌を入れながら聞くようにすることが大切です。

ポジティブな言葉を使う

職場のコミュニケーションでは、否定的な言葉は避けてポジティブな言葉を使うことを心がけましょう。否定的な言葉は、相手の気分を害したり傷つけたりする可能性があります。ポジティブな言葉を使うことで相手に好印象を与えるだけでなく、場が和んで話が弾みやすくなります。たとえば、「業務の成果を褒める」「労いの言葉を使う」など、相手の気持ちに寄り添って発言することが重要です。

目を見て話すことを心がける

コミュニケーションにおいて、目を見て話すことは非常に重要です。目を見て話すことで、相手に「真剣に話を聞いている」「あなたの話に興味がある」といった印象を与えられます。また、自分の話も伝わりやすくなり、お互いの考えを理解できるようになります。

ただし、目をじっと見つめ続けると、相手が緊張したり不快感を抱いたりする可能性があります。適度に身振り手振りをしながら視線をそらしたり、相手の鼻周辺を見たりしながら話すのがコツです。

要点をわかりやすく話す

円滑なコミュニケーションを実現するためには、要点をまとめて結論から話すことを心掛けましょう。長々と一方的に話を続けると、主旨が相手に伝わらないばかりか、相手にストレスを感じさせる可能性があります。事前に要点を整理してから話すことで、相手に必要な情報をわかりやすく伝えられます。

自己開示をする

職場の同僚と友好的な関係を築くには、自己開示をして自身について話すことも重要です。コミュニケーションにおいては、一方的に相手の発言ばかりを求めてしまうと尋問のようになりかねません。相手とある程度の関係構築ができたら、自然な流れで自己開示をしましょう。具体的には、出身地や趣味、好きな食べ物、最近ハマっていることなど、プライベートな内容を話すことで相手との心理的な距離が縮まります。

ビジネスチャット「elgana^®」で職場のコミュニケーション活性化を実現した事例

ここでは、ビジネスチャット「elgana^®」で職場のコミュニケーション活性化を実現した事例を紹介します。

事業所・世代を超えたコミュニケーションの実現｜有限会社だいち

介護事業を運営する有限会社だいちでは、各事業所の距離が離れていることで、情報共有に時間がかかったり、職員間でのコミュニケーション不足が発生していました。当初はプライベートチャットの導入を検討していましたが、セキュリティーレベルの低さが懸念となり、導入には踏み切れていませんでした。

「elgana^®」はチャットツールのなかでもセキュリティーレベルが高く、業務に必要な機能を備えていることが導入の決め手となりました。現在は「elgana^®」を活用することで、これまで対面で会う機会が少なかった職員同士でのコミュニケーションが実現されています。また、情報伝達の確実性が向上し、業務効率の改善にもつながっています。

導入事例：有限会社だいち　ナーシングホームもも

テレワークでのコミュニケーション活性化を実現｜スミカワ研究所

地下水に関する調査・研究を手掛けるスミカワ研究所有限会社では、テレワークを実施していますが、社内で統一したコミュニケーションツールがありませんでした。そのために、レスポンスの遅延や電話連絡による業務効率の低下といった課題を抱えていました。

「elgana^®」を導入してからは、在宅勤務者を含む職場のコミュニケーションの活性化が実現されています。別のチャットツールよりも使い勝手が良く、部門・個人関わらず連絡が取りやすくなったため、業務の効率化にもつながっています。

導入事例：スミカワ研究所有限会社

職場のコミュニケーション活性化を実現するには「elgana^®」を導入しよう

職場のコミュニケーションを活性化させることは、従業員のエンゲージメントや生産性向上に向けた重要な施策です。具体的には、1on1ミーティングの実施やフリーアドレス制の導入、コミュニケーションツールの活用などの方法があげられるでしょう。

ビジネスチャット「elgana^®」は、職場のコミュニケーション活性化を実現できる便利な機能が充実しています。グループチャット作成機能やタスク管理機能は、業務における情報共有を円滑にします。また、プライベートチャットやSNSと比べてセキュリティーレベルが高く、情報漏えいや誤送信などのリスクを低減できるのも特徴の一つです。デジタルツールに慣れていない方でも使いやすい操作性で、導入してすぐに社内で浸透するでしょう。これからコミュニケーションツールを導入しようと考えている企業さまは、ぜひ一度ご相談ください。