デジタル化のメリット・デメリットとは？解決できる課題と導入手順をわかりやすく解説

デジタル化とは

デジタル化とは、アナログ業務をデジタルへと変換し、新たな企業価値の想像や競争優位性などを実現することです。デジタル化の例としては、資料やパンフレット、カタログなどの紙媒体のペーパーレス化や会議・商談のオンライン化、社内連絡のビジネスチャットへの統一化などが挙げられます。また、これまでは人力で行っていた業務をデジタル化することで、業務時間の削減やヒューマンエラーの予防などにもつながっていきます。

単にアナログ業務や書類などをデジタル化するだけではなく、デジタル化によってどのように新しい価値を生み出すかも重要なポイントです。

デジタルトランスフォーメーション（DX）との違い  

デジタルトランスフォーメーション（DX）とは、デジタル技術を活用して新たなビジネスモデルの創出や企業の競争優位性を確立することを意味します。デジタル化は、あくまで業務効率化や生産性向上などの実現を目指して、アナログな業務をデジタル化することです。DXはデジタル化を社内全体で広げていった先にある、企業価値の向上を目的としています。

デジタル化が必要な理由

ここでは、デジタル化が必要な理由を２つ紹介します。

「2025年の崖」問題

デジタル化が推進されている背景には、「2025年の崖」問題があります。「2025年の崖」とは、複雑化・老朽化・ブラックボックス化した既存システム（レガシーシステム）が残存した場合に想定される、国際競争への遅れや経済の停滞などを意味します。日本ではレガシーシステムに対してコスト・人的リソースが多く割かれており、デジタル化をうまく進められずにいる企業も少なくありません。

経済産業省のDXレポートによれば、デジタル化が進まなければ2025年以降に年間12兆円もの損失が生じると予想されています。「2025年の崖」問題の解決には、老朽化したレガシーシステムに割かれている予算や人的リソースを、最新デジタル技術への移行に割り当てなければなりません。デジタル化を急務とし、ビジネスを衰退させないよう早急に取り組みましょう。

労働人口の減少による人材不足

日本は深刻な少子高齢化問題に直面しており、人材確保が困難になることが予想されています。特に、地方や中小企業ではすでに安定的な人材採用が進まないことで、事業の継続が困難になっていたり、一人あたりの業務量が増加していたりと支障をきたしています。今後はデジタル化を促進し、業務負担の軽減や多様な働き方ができる環境を整えるなどの対応が急がれます。

デジタル化のメリット６選

デジタル化を推進することで生産性向上や業務効率化など、さまざまなメリットを享受できます。下記では、主な６つのメリットを解説します。

生産性が向上する

社内のデジタル化が進めば、従業員の業務負担を軽減できるため、生産性の向上につながります。代表例が書類の整理やデータ入力などの事務作業のデジタル化です。手作業の時間を削減することでの業務時間の短縮や、そこに割いていた人材を別の業務に注力できるようになるでしょう。デジタル化によって単純作業やルーティン業務が減り、コア業務やクリエイティブ業務が増えれば、社員のモチベーションが上がり、さらなる社内の活性化につながります。

業務の効率化がはかれる

デジタル化が進むと業務スピードの向上や正確性の改善につながり、業務の効率化がはかれます。手作業では体力的な限界やヒューマンエラーの発生などといった業務停滞を招くリスクがあります。しかし、デジタル化をすることで作業時間の削減や人的ミスの予防が可能です。たとえば、営業管理ツールや勤怠管理ツールを導入すれば、顧客データの見落としや勤怠の入力漏れなどを防げます。

コストの削減につながる

デジタル化は、人件費や経費削減などの効果が期待できます。たとえば、単純作業やルーティン業務のデジタル化によって従業員の業務時間が短縮されて残業がなくなれば、残業代を支払う必要はなくなるでしょう。ペーパーレス化を進めれば用紙やインク、郵送費の削減につながり、テレワークを導入すれば社員の交通費を削減できます。

働き方の多様化を実現できる

会議・商談をオンライン化すれば、テレワークやワーケーションを導入でき、場所の制限なく業務遂行が可能になります。テレワークは通勤に付随するストレスや無駄な時間を省くことができるため、社員の満足度向上につながります。社内研修の際には出張がなくなり、全国の社員を一堂に集める必要もなくなるため、会社としての手間やコストの削減にもつながります。

情報の管理・共有がしやすくなる

クラウドストレージやビジネスチャットを導入すれば、必要な時に必要な情報を誰でも管理・参照できるようになります。クラウドストレージは、世界のどこにいてもインターネットがあれば利用でき、情報の編集や更新、ダウンロード・アップロードが可能です。ビジネスチャットは、データの管理だけではなく、タスク管理によるプロジェクトの進行もでき、誰がどこにいても滞りなく業務を遂行できます。

また、デジタル化の促進で正しく情報が整理されると、各社員が個々に持っていたナレッジの蓄積と共有が簡単にできるようになります。これにより人材育成・引継ぎ業務の効率化も実現可能です。

ペーパーレス化につながる

従来の紙媒体を活用した業務をペーパーレス化に移行することで、システム上で契約書を管理したり、請求書を送付したりできます。紙媒体で生じやすい書類の紛失や取り間違いなどのリスクを、ペーパーレス化によって防ぐこともできます。また、環境面の配慮につながり、環境ISOの取得やSDGs企業としてのアピールにも役立つことでしょう。

BCP（事業継続計画）につながる

BCP（ビジネスコンティニュティプラン）対策とは、緊急時のリスクヘッジのことを指します。大規模な自然・人的災害やパンデミックなどが起きた際に、長期間にわたって社員が出社できない状態になると、事業存続が困難になる可能性が生じます。しかし、デジタル化を進めていれば社外からでも業務を遂行できるため、事業を継続することができます。たとえば、クラウドストレージを利用していれば、社内の端末が破損してもデータ復旧ができます。ビジネスチャットを活用すれば、出社できない社員とのコミュニケーションを取ることができ、次にすべき行動を的確に伝えられます。

デジタル化のデメリット４選

デジタル化にはメリットだけではなく、導入段階でのコスト面やシステム面でのデメリットがあります。下記では、４つのデメリットを解説します。

導入コストがかかる

デジタル化推進のためのITツール・システムには、導入段階の初期コストやレンタル・リース料などの運用コストがかかります。安く抑えられるものもありますが、機能が充実したシステムや大型のAIロボットなどを導入する場合には多額の投資をしなければなりません。長期的にみればコストを抑えられる可能性があるとはいえ、自社に合わなかったり、社員が使いこなせなければ無駄になるケースもあります。すでに導入済みのシステムとの相性や、操作性などを確認しながら最適なツールを検討しましょう。

セキュリティー対策が必須

ITツール・システムを利用すると、データの改ざんや紛失、流出などのリスクへの注意が必要になります。セキュリティー対策機能がないものを導入したことが原因でサイバー攻撃を受けてしまうと、情報漏洩につながる可能性があります。その場合、多大な損失を被るうえに、会社の信用も失ってしまいます。

デジタル化が浸透しない

ITツール・システムを導入したものの、デジタル化が浸透せず活用されない場合があります。IT人材の乏しい会社やITリテラシー教育が進んでいない場合では、デジタル化の必要性や活用方法の理解が得られません。また、突然全ての業務をデジタル化に移行すると、社員が適応するのに時間がかかってしまい、デジタル化によるメリットが薄れてしまいます。

システム障害や故障が発生する可能性がある

システム障害や故障によって、一時的に使用できなくなり業務に支障をきたす可能性があります。社員のミスによるエラーであれば、早めに復旧できる可能性はありますが、システムそのものが異常をきたしている場合は、復旧の目処が立たず長期間業務がストップしてしまう場合もあるでしょう。そのため、導入する前からシステム障害や故障に対する対策を講じておかなければなりません。

デジタル化で解決できる課題の具体例

昨今、デジタル化を進めて成功をさせている企業が増えています。下記では、ビジネスチャット「elgana^®」を導入し、課題解決や目的を実現させている事例を紹介します。参考にしていただき、デジタル化の第一歩として「elgana^®」の導入を検討してみてください。

電話やFAXの煩雑なやりとりを解消

ネッツトヨタ山陽株式会社様は、「elgana^®」を導入して、電話やFAXの煩雑なやりとりを解消されました。

社内では「ワークリフォーム活動」として、顧客と向き合う時間の捻出と従業員同士のコミュニケーションの効率化を目指し、デジタル化を早急に進める必要がありました。しかし、プライベートチャットはセキュリティー面でのリスクがあるため、ビジネスチャットを選択しました。そのなかでも「elgana^®」がセキュリティー対策機能で優れており、初心者でも使いやすい操作性だったため、現在でも継続して使われています。

参考：電話とFAXの煩雑なやり取りが激減！コミュニケーションの無駄がなくなり大幅な業務効率化を実感

ペーパーレス化の促進

有限会社富士建材様では、「elgana^®」の導入によりペーパーレス化を促進されました。

ペーパーレス化により、営業日報の提出率向上や在庫管理の効率化がはかれました。また、従来は取引先から送られてきた注文書を印刷物として保存し、確認したい内容については現場と電話でやり取りしていました。しかし、「elgana^®」を導入したことで画像や電子ファイルで管理できるようになり、現場とのやり取りもスムーズになりました。取引先とのトラブルが少なくなり、顧客からの信用向上・維持にもつながっています。

参考：elgana^®で紙からデジタルへの移行が加速！情報共有が活性化され、業務効率も向上

デジタル化の進め方

ここでは、デジタル化を成功させるための進め方を４つにわけて紹介します。

現状の課題と目的を明確化する

まずは自社の抱える現状の課題と目的を明確にしましょう。これをしたうえでデジタル化を促進すると、業務効率化やコスト削減などの効果を高められます。たとえば、テレワークを推進したい場合は、会議・商談をオンライン化し、ビジネスチャットを導入してコミュニケーションを円滑にしなければなりません。デジタル化の推進で解決したい自社の課題を必ず明確にする必要があります。

ツールの選定と導入を行う

ツールの選定には、初心者でも迷わず利用できるツールを導入するのが重要です。いきなり機能が多いツールを導入しても活用されず、社内に浸透しないケースが想定されます。コスト面を考慮しつつ、より多くのメリットを得られるように、自社に合ったツールを選定しましょう。

効果測定と改善対策をおこなう

デジタル化を導入した後は、効果測定と改善対策を行いましょう。デジタル化が業務効率化やコスト削減につながっているかを確認することが、真の意味でのデジタル化推進につながるからです。社内での浸透・進捗の度合いによってデジタル化の進め方を調整し、場合によってはツール変更を検討する必要があります。目的が達成されていれば、デジタル化を別業務へと広げていくのも良いでしょう。

セキュリティー対策を講じる

デジタル化には、セキュリティー対策が必須です。導入したITツールやクラウドサービスのセキュリティーに脆弱性がある場合は、サイバー攻撃による情報漏洩などのリスクが生じます。ITツールの導入時には、セキュリティー対策機能が十分かを確認しましょう。

メリットとデメリットをおさえてデジタル化を進めていこう

デジタル化には、業務効率化や生産性向上などのメリットがある反面、導入コストがかかったりシステム障害が起こったりなどのデメリットもあります。また、セキュリティー対策が不十分だと、サイバー攻撃による情報漏洩などのリスクが高まり、損失が生じたり会社の信用を失ったりする危険性があります。

ビジネスチャットの「elgana^®」は、デジタル化のデメリットを解決し、多くのメリットを実感できるツールです。社内コミュニケーションの円滑化やペーパーレス化を促進でき、高いセキュリティー対策機能を備えるため誰もが安心して利用できます。無料で導入できるため、まずはその利便性をぜひ体験してみてください。