ペーパーレス化の方法とは？効果的な実践方法やメリット、成功事例を紹介

ペーパーレス化とは

ペーパーレスとは「paper（紙）＋less（少ない）」であり、ペーパーレス化は「紙の使用量を減らす、なくす」取り組みのことを指します。ビジネスシーンにおいては、紙媒体で運用していた資料や帳票などを電子化し、電子データで閲覧・伝達・保管するなどの取り組みをいいます。

ペーパーレス化のメリットとは

そもそもペーパーレス化にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、ペーパーレス化によって得られるメリットを５つ紹介します。

業務の効率化

紙の文書を扱う場合、手書き入力や印刷、書類の送付などに手間がかかります。たとえば、書類作成の際、紙に手書きで記入したり、PCで入力してから印刷したりしなければなりません。また、作成した書類を送付するには、郵送やFAXなどを使う必要があります。

一方、ペーパーレス化が進めば、書類を電子データとして保管・共有できるため、書類作成から送付までの一連の作業が不要になり、業務の効率化につながります。

コスト削減

ペーパーレス化により、紙代や印刷代、郵送代などのコスト削減効果が期待できるでしょう。ペーパーレス化が進めば、書類は電子データとして保管・共有するため、紙代や印刷代、郵送代がかからなくなります。また、印刷機の維持にかかるランニングコストや書類の印刷にかかる時間的コストの削減にもつながります。

セキュリティー対策の強化

紙の文書は、紛失や汚損、盗難などのリスクがあります。一方、ペーパーレス化により書類を電子データで管理できるようになれば、パスワードや暗号化などのセキュリティー対策を施せるため、紛失や情報漏えいのリスクを低減できるでしょう。

書類データの管理・参照が簡単

紙の書類はかさばるうえに、物理的な保管場所を確保しなければなりません。また、紙での保管は取り出す場合に一枚ずつ地道に中身を確認しながら探す必要があるため、時間と手間がかかります。

一方、電子データ化された書類は、場所を取らず管理できるのがメリットです。また、検索機能を活用すれば、キーワードや条件を指定して、簡単に必要な文書を参照できます。さらに、クラウドストレージを活用することで、インターネット回線があれば時間・場所を選ばずデータの保存・確認が可能となります。

SDGsの目標に貢献できる

SDGsとは「Sustainable Development Goals（持続可能な開発目標）」の頭文字をとった略称で、2030年までに“持続可能でよりよい世界”をめざす国際目標として2015年9月の国連サミットで採択されました。これをうけ、企業においても社会貢献として積極的に取り組みが行われています。

ペーパーレス化と関連の深い項目は以下の３つです。

12.「つくる責任 つかう責任」	樹木などの資源使用の削減、廃棄物の削減、森林伐採の削減
13.「気候変動に具体的な対策を」	紙の使用削減による森林保全、廃棄物削減による二酸化炭素排出量の削減、地球温暖化対策
15.「陸の豊かさも守ろう」	紙の使用削減による森林保全、生物多様性の維持

SDGsへの取り組みを積極的に行うことは、社会的な信頼の獲得や企業イメージの向上につながり、顧客獲得や採用促進への効果も期待できます。

ペーパーレス化を進める具体的なツールと方法

ペーパーレス化を進めるためには、紙の書類をデータ化できるツールを導入し、紙を使わないことを前提とした業務プロセスを設計しなければなりません。ここでは、ペーパーレス化を進める具体的なツールと方法を紹介します。

文書をPDFとしてデータ保管

文章作成ツールや表計算ソフトなどで作成した文書を紙として印刷せず、すべてPDF形式で保存してデータで保管することでペーパーレス化を進められます。PDFファイルは、文字や画像などのレイアウトを保ったまま、PCやスマートフォンなどのあらゆるデバイスで表示できる形式です。また、PDFファイルは圧縮して保存することで、PCやクラウドストレージなどの容量を節約できます。

スキャナー・スキャニングサービスの活用

現状、紙で保管している書類は、スキャナーを使ってデータ化し、PCやクラウドストレージで管理に移行することでペーパーレス化が実現できます。ただし、紙の量が膨大な場合、自力ですべての書類をスキャンするのは手間と時間がかかり、現実的ではないでしょう。

効率的に書類をスキャンするには、スキャニングサービスの活用がおすすめです。外部の専門業者に社内で保管している書類のスキャンを依頼することで、まとめてデータ化してくれます。サービス利用料がかかりますが、ペーパーレス化を進めるうえで書類の多さが障壁となっている場合は、活用すると良いでしょう。

請求書・契約書はデータで作成

請求書や契約書はデータで作成し、メールやチャットなどで送付することで、紙の使用量削減につながります。最近では、請求書や契約書をデータで簡単に作成できるサービスが多くあります。請求書や契約書の取り扱いは取引先との関わりによっても異なります。取引先から同意を得られれば、請求書・契約書をデータで作成・送付しましょう。

電子署名サービスの活用

近年では、契約書の確認・署名がオンライン上で完結する電子署名サービスが登場しています。電子署名とは、契約書などの署名やサインが必要な書類に電子的な署名を付与する仕組みのことです。テレワークや出張などで書類に直接署名ができない環境でも、インターネット環境さえあれば署名できます。電子署名サービスを活用すれば、契約書を書類で作成する必要がなくなるだけでなく、郵送やFAXで送付する手間を省けます。

ワークフローシステムを使った申請・承認

経費精算書や稟議書などの申請や、承認が必要な作業にワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化の実現が可能です。ワークフローシステムで申請書をデジタル化すれば、申請・承認・却下の作業がすべてオンライン上で完結します。また、申請書の印刷や回覧、ハンコの押印といった手間が省けるため、業務の効率化につながるでしょう。

会議やミーティングのオンライン化

従来の会議やミーティングでは、会議資料や議事録を紙で作成・配布・回収するケースが多かったのではないでしょうか。しかし、会議がオンライン化されれば、会議資料をWeb上で共有したり、議事録を自動生成したりすることができます。これにより、紙の印刷や回収、議事録の作成をする必要がなくなり、ペーパーレス化を実現できます。

また、オンライン会議では、テレワークなどでオフィスに不在でも簡単に参加できるようになるため、交通費や会議室代などのコスト削減にもつながるでしょう。

ITツールの導入

クラウドシステムやチャットツールなどのITツールを導入することで、紙の書類や文書の管理・送付といった業務をデジタル化できます。たとえば、書類をデータ化してクラウドシステムで管理すれば、紙の作成・保管・共有にかかるコストがかからなくなります。ビジネスチャットを導入すれば、オンライン上で書類データの送付・共有が可能です。

ビジネスチャット「elgana^®」では、ファイル共有機能を活用することでペーパーレス化を実現できます。「elgana^®」上で共有された書類データはファイル一覧機能で検索できるため、データ管理も簡単に行うことができます。

ペーパーレス化を進める手順

ここでは、ペーパーレス化を進める具体的な手順を紹介します。これからペーパーレス化に取り組む企業は、ぜひ取り入れてみてください。

ペーパーレス化を進める対象を決める

ペーパーレス化を進めるには、はじめに「どの業務で使用しているどの書類をデータとして保管するか」を決める必要があります。選定基準としては、以下を参考にしてみてください。

• 保管期間が長い書類や、頻繁に利用する書類を優先する
• 電子化が容易な書類を優先する
• 作成・管理に手間や時間がかかる書類を対象にする

また、ペーパーレス化を進める対象の範囲も決めましょう。すべての書類を一斉にペーパーレス化するとなると労力がかかるうえに、デジタル機器に慣れていない従業員がデータの取り扱いに戸惑うでしょう。もっとも高い効果が得られるものからペーパーレス化を進めるのが大切です。

ペーパーレス化の方法を決める

ペーパーレス化の対象が決まれば、具体的な方法やツールを決定しましょう。たとえば、電子署名サービス、オンライン会議ツール、クラウドシステム、ビジネスチャットなど、自社の目的や予算に応じたITツールを選定します。

ペーパーレス化の方法を決める際に重要なのは、業務効率化やコスト削減などの効果が高いツールから選ぶことです。また、同時に複数のITツールを導入するのではなく、まずは導入費用やランニングコストが低く、誰でも使いやすいツールを選ぶこともポイントです。

ペーパーレス化のルールを設定する

ペーパーレス化を進める際には、社内で混乱を招かないようにルールを設定しましょう。ルールが整備されていないと、従業員が各ツールの使い方や書類データの保管場所がわからなくなるなど、生産性が低下しかねません。具体的には、ファイル名の付け方やデータの保存方法、各ツールの使用方法などをルールとして設定しておきましょう。

効果検証をする

ペーパーレス化への取り組みでは、業務効率化やコスト削減などの効果が得られているかを検証することが大切です。効果が出ていない場合は、ペーパーレス化の対象範囲や方法・ツールの見直しと改善を行う必要があります。効果検証の具体的な方法は、「社員へのアンケート実施」「各ツールのデータ分析」「コスト削減率のチェック」などがあげられます。

ビジネスチャット「elgana^®」を導入してペーパーレス化に成功した事例

ここでは、ビジネスチャット「elgana^®」を導入してペーパーレス化に成功した事例を紹介します。

職場全体でのペーパーレス化を実現｜有限会社富士建材

島根県で建材の卸業を営んでいる有限会社富士建材では、これまで在庫管理や日報の作成を紙で行っていました。紙による在庫管理では、情報共有するために複数の事業所間で電話確認しなければならず、業務効率が悪くなっていました。紙の営業日報は、作成・提出に手間がかかるからか、提出率が低い状況に陥っていました。

「elgana^®」の導入後はデジタル化が加速し、ペーパーレス化や業務効率の向上を実現しています。たとえば在庫管理では定期的に在庫情報がチャットで流されるようになり、在庫状況の把握が容易になりました。日報のデジタル化が進んでフォーマットをExcelに統一したことによって、前回のデータを記入時に活用できるようになり、社員の負担が減って提出率が改善されています。

導入事例：有限会社富士建材

紙での情報共有を「elgana^®」で集約｜株式会社石橋商会

福岡県福岡市で一般家庭廃棄物の収集運搬業務を行っている株式会社石橋商会では、セキュリティーレベルが高く、円滑な情報共有が実現できるコミュニケーションツールを探していました。そこで、情報共有の効率化が期待できる機能が豊富なビジネスチャット「elgana^®」を選定しました。

「elgana^®」の導入後は、業務連絡スピードが向上したのはもちろん、情報共有がデジタル化されたことによりペーパーレス化を実現しています。会議の際には連絡事項を紙で作成していましたが、「elgana^®」を活用してデータで情報共有するようになってからは、紙の使用量が従来の半分になっています。

導入事例：株式会社石橋商会

ペーパーレス化を進めるには「elgana^®」を導入しよう

ペーパーレス化を進めることで、業務の効率化やコスト削減、書類データの管理がしやすくなるだけでなく、出社の必要がなくなり新たな働き方を促進できます。ペーパーレス化を進める方法としては、文書のデータ化や電子署名サービスの活用、ITツールの導入などがあげられます。ペーパーレス化を進める際には、正しい手順を踏んで効果検証を行うことが重要です。

ビジネスチャット「elgana^®」は、ファイル共有・一覧機能やタスク管理機能などのペーパーレス化を実現できる機能が充実しています。ITツールに慣れていない人でも直感的に扱える操作性のため、ペーパーレス化をスムーズに進められるでしょう。ペーパーレス化に向けて導入するツールとして、ぜひご検討ください。