業務効率化

情報共有されない職場の特徴と３つのリスクとは？解決策も解説！

公開日：2023/07/21

業務をスムーズに遂行するには、情報共有が重要です。しかし、職場内での情報共有が滞り、誰がどの業務を進めているのか、重要な情報はどこにあるのかを把握できず苦労されている方もいるのではないでしょうか。情報共有が徹底されなければ、ミスの発生や顧客に迷惑をかけてしまうリスクがあるため、早急に解決しなければなりません。
この記事では、情報共有されない職場の問題とは何かについて、３つのリスクと解決策を合わせて詳しく解説します。

「誰が・どのタイミングで・何の情報を・どのツールで」などのルールが明確になっていなければ、情報共有が滞ってしまうことが増えるでしょう。ルールがなければ、情報に対しての重要度は個人の判断に委ねられてしまい、本来は共有すべき内容が共有されないリスクがあります。社員や管理職が互いに何を共有すべきか理解しておらず、その方法も周知徹底されていない環境は、情報共有漏れを生み出す原因となります。

情報共有の重要性を理解していない

従業員の多くが情報共有のメリットや必要性を理解していない場合、「細かい情報は共有する必要がない」「いちいち情報共有するのが面倒臭い」などと考えてしまい、情報共有に対する意識が低くなる可能性があります。社内全体で、情報共有は手間がかかるだけの重要度は低いものと認識されてしまうと、ますます情報共有されない環境になってしまいます。

情報量が多すぎる

社内情報が多すぎると何を優先して共有すべきか判断できなくなり、結局は情報共有そのものが後回しになったり、共有漏れが生じたりします。その方法にしても、使う手段がメールや電話、会議などと多岐にわたる場合、多くの情報を伝えるには手間や時間がかかります。そのため、社内全体では重要度の高い情報共有であっても、別業務を優先することで後回しにされてしまうケースもあります。また、情報が社内メールで一斉送信された場合、受信情報を開封するかは個人の判断に委ねられるため、重要な情報を見落として結果的に情報が共有されていない状況になることも考えられます。

情報共有されない職場の３つのリスク

ここでは、情報共有がされない職場で生じる3つのリスクを紹介します。業務や人間関係に悪影響を与えるなど、以下のような事態に陥る可能性があるので、リスク回避のためにもあらかじめ確認しておきましょう。

生産性が下がる

情報共有が滞ると、誰がどの仕事を担い、どのようなタスクを進めているかを把握できず、業務効率や生産性の低下を招きます。たとえば、タスク進捗を共有しない社員がいると同じタスクを別の社員が進めてしまい、二度手間になる可能性があります。情報共有に抜け・漏れが頻繁に発生すると、生産性の低下につながるため注意が必要です。

業務がストップする

情報共有がされなければ情報が属人化してしまい、手順や状況などを知る特定の人しか業務に携われない状況に陥りかねません。重要なスキル・ノウハウ（知識）はなおさらで、社内全体で情報共有ができていないと、業務がストップしてしまう危険性もあります。たとえば、重要な顧客情報を握る担当者が体調不良で欠勤してしまうと、別の者が顧客対応する際に情報を探し出せずに業務を遂行できず、トラブルにつながる恐れがあります。業務の停滞は顧客や取引先に迷惑をかけてしまい、信用を失ってしまうリスクもあるため注意が必要です。

人間関係に軋轢が生まれる

情報共有されない職場では、社内のコミュニケーションが不足し、人間関係の風通しが悪くなります。コミュニケーションがなく気軽に声もかけづらい状態だと、組織の団結力の低下や協調性の欠如、従業員同士の衝突などの原因となります。その結果、働くモチベーションの低下を招いたり、離職率が高まったりする場合もあるので注意しなければなりません。

情報共有されない職場の解決策５選

情報共有されない職場から、情報共有しやすい職場に環境を整えて、情報共有の意識を高めて行動を促すための解決策を５つ解説します。

ルールを定める

社員の情報共有への意識を高めるためには、具体的なルールを定めることが重要です。たとえば、情報共有する担当者を決めれば、担当者には情報共有を促す意識が生まれるため、必要な情報が集まりやすくなります。ほかにも、情報共有のタイミングや共有すべき情報の優先度などをマニュアル化すれば、ルーティン業務として確立できるため、スムーズに情報共有が行われるでしょう。全員がストレスなく情報共有を行える仕組みを整えることが重要です。

風通しの良い雰囲気を作る

風通しの悪い職場は、情報共有の面からみてもコミュニケーションを取りづらい雰囲気になります。上司や幹部が積極的に社内のスタッフ全員とコミュニケーションを取り、信頼関係を築くことから始めましょう。チームメンバーと気軽に話し合える関係性ができれば、情報共有しやすい雰囲気に変わっていきます。部署やチーム、個人を分断させず、定期的にコミュニケーションが生まれる場を設けるのもおすすめです。

情報共有を行うための環境を整える

情報共有されない職場では、情報共有するのが面倒だと感じている従業員が多い傾向が見受けられます。ビジネスチャットやコミュニケーションツールなどの情報共有ツールを導入し、情報共有の手間を簡素化する環境をつくることで、心理的なハードルが下がるでしょう。ツールには、無料で導入できるものや初心者でも使いやすいものもあるため、いくつか試してみて自社に合ったものを導入するのがポイントです。

情報共有に対してリアクションを行う

情報共有をルール化しても、共有された情報に対してのリアクションが誰からもなければ重要性は実感できず、一時的なもので終わってしまう可能性があります。ビジネスチャットやコミュニケーションツールには、リアクションやスタンプ機能があるので情報が共有されたら必ず活用しましょう。これらの機能を使って反応を示すことで、誰が情報をチェックしたかも把握できるため、抜け漏れ防止にも効果的です。情報が共有されたら、できる限り早いリアクションを心がけることで、社内全体での情報伝達スピードが高まり、生産性向上にもつながります。

情報共有の重要性について意識づけを行う

情報共有は、ただ情報を伝達することだけが目的ではありません。業務効率化や生産性向上などの達成にもつながり、従業員一人ひとりの業務負担量も軽減できます。情報共有の重要性についての意識づけをしっかりと行い、積極的に業務の報告や情報共有をしたくなる状況をつくることが大切です。

情報共有をルール化して生産性を上げよう！

情報共有されない職場には、ルールが定まっていなかったり、重要性が理解されていなかったりするなどの特徴があります。情報共有がされない状況が続けば、生産性の低下や人間関係の悪化などのリスクが生じます。解決には、ルールの作成や情報共有されやすい環境の整備、人間関係の改善が必要です。

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