業務効率化

情報共有だけの会議は意味がない？無駄をなくし効率化する解決策を紹介

公開日：2023/12/08

多くの企業では、社内で情報共有を行う手段として、定例会議が実施されています。しかし、情報共有の内容によってはメールや口頭での伝達で済む場合があり、「定例会議は無駄な時間だ」と感じている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、情報共有だけの会議を廃止し、効率化するための解決策を解説します。情報共有だけの会議が無駄とされる理由や効率化に成功した事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

情報共有だけの会議に意味がないといわれる理由とは
情報共有だけの会議を廃止すべき３つの理由
情報共有だけの無駄な会議を無くし効率化する３つの解決策
情報共有の方法を会議でなくビジネスチャットを活用した成功事例
情報共有だけの会議は「elgana®」を導入して効率化しよう！

情報共有だけの会議に意味がないといわれる理由とは

「情報共有だけの会議に意味がない」といわれる理由は、会議が持つ本来の目的から逸れているためです。会議の主な目的は、事業の成功・発展を促すためであり、会社の目標達成や組織運営の方針決定などの議論に費やすべき時間です。

そもそも情報共有だけであれば、メールや社内報、チャットツールなどでも伝達できます。情報共有を行うことは重要ですが、それだけを目的とした会議を別業務の時間を圧迫してまで開催するのは無駄といわざるを得ません。会議そのものだけでなく、進め方や開催方法に問題がないかも検証してみる必要があるでしょう。

情報共有だけの会議を廃止すべき３つの理由

ここでは、情報共有だけの無駄な会議を廃止すべき３つの理由を解説します。自社で行われている会議が当てはまっていないかをチェックしてみましょう。

意思決定が行われない

会議のなかで事業に関する意思決定が行われていない場合は、会議の目的を見直す必要があります。たとえば、タスクの進捗状況や資料の共有などは、会議の場で取り上げなくても共有できる内容です。事業の目標達成に必要な意思決定や意見交換が行われていないのであれば、本来ならば別の業務に充てられる時間を使ってまで集まる必要はないため、そのような会議は廃止すべきだといえるでしょう。

会議が形骸化している

定例会議や進捗報告会など、開催そのものが目的になっている会議は廃止すべきでしょう。形骸化している会議は、議題や話し合う内容が曖昧になりやすく、集まること自体が目的となっています。会議は本来、事業を成功させるために必要な内容を議論する場です。明確な目的が決まっていないのであれば会議を廃止し、その時間は業務に充てるべきといえます。

関係ない人も参加を強制される

通常、会議は参加者全員の業務時間内に行われるものです。しかし、議題とは無関係な社員にも会議への参加が強制されている場合は、その社員が抱える業務をストップしなければならず、支障をきたしかねません。また、参加者が多い会議は時間が長くなるだけでなく、発言機会のない社員には、「無駄な時間を過ごしている」と感じられやすくなります。

会議には部署のリーダーや代表者が参加し、ほかの社員へは必要事項の要点を共有すれば効率的です。会議で発言機会のない社員やタスク進行に関係のない社員までもが参加している状況であれば、会議のあり方を見直しましょう。

情報共有だけの無駄な会議を無くし効率化する３つの解決策

従来の会議のやり方を変えて効率化するには、情報共有の手段を見直し、「何のために会議を行うのか」を理解する必要があります。ここでは、情報共有だけの無駄な会議を無くし、業務の効率化や生産性向上を実現する３つの解決策を紹介します。

会議の目的を明確にする

まずは、会議の無駄を削ぎ落として有意義な時間にするために、目的を明確にしましょう。たとえば、「売上目標を達成する具体的な施策の考案」「新たなビジネスアイデアの意見交換」などの議題を決めておくことでスムーズに会議が進みやすくなります。また、会議中に話が脱線しないように、共有事項のリストや議題、進行表を用意し、一つずつ消化しながら進めていくことをルール化しておくのがポイントです。会議の目的とは異なる意見がある場合は、別途アンケートやメールなどで回収して、次回の議題にするか個別に対応しましょう。

開催頻度・参加人数を調整する

目的に応じた無駄のない会議を実施するには、開催頻度や参加人数を調整して効率化を図ることが重要です。会議の頻度が多い場合は会議の中身を見直し、必要なときのみ開催するようにします。会議の時間は最長でも「1時間」を目安に設定するのが良いでしょう。

会議時間が長すぎると議題から逸れた内容となったり、効果的なディスカッションが行えなくなったりします。会議ではなく、15分程度のミーティングで情報共有をするなども１つの方法です。また、会議は必要最低人数のみでの開催とし、参加者以外への情報共有はチャットやメールで伝達することで業務への影響も軽減できるでしょう。

情報共有できるツールを導入する

会議の効率化を図るためには、情報共有できるツールを導入するのがおすすめです。会議の場以外でも情報共有が行える体制を整えておくことで、会議における無駄な時間の削減につながります。たとえば、ビジネスチャットは、時間・場所を問わず気軽に情報共有できるコミュニケーションツールです。プロジェクトごとにチャットルームを作成できるため、チーム間でのやりとりが円滑になります。

ビジネスチャット「elgana^®」はチャット機能のほかに、ファイルやタスク管理など情報共有の効率化が実現できる機能が充実しています。リアルタイムにコミュニケーションを取れるため、情報共有のためだけの会議を行う必要がなくなります。

情報共有の方法を会議でなくビジネスチャットを活用した成功事例

ここでは、情報共有の方法をビジネスチャットに移行し、無駄な会議を削減することに成功した事例を紹介します。

コミュニケーションの無駄を無くし業務効率を大幅に改善｜ネッツトヨタ山陽株式会社

ネッツトヨタ山陽株式会社では、社内コミュニケーションの効率性に課題を抱えており、情報共有を円滑にする方法を模索していました。当初はプライベートチャットの導入も検討していましたが、セキュリティーの観点から業務に使うのはリスクがあるため見送り、セキュリティーレベルが高いビジネスに特化したツールを採用することとしました。

「elgana^®」は、情報共有の効率化が実現できる機能が充実しているうえに、セキュリティー機能も優れていたことから導入に至っています。現在では、「elgana^®」によるチャットコミュニケーションが活発になっており、情報共有の円滑化および業務効率の改善を実現しています。

導入事例：ネッツトヨタ山陽株式会社

「elgana^®」の利用でコミュケーションの円滑化・効率化を実現｜松山商工会議所

松山商工会議所では、これまで業務専用のコミュニケーションツールを導入しておらず、社内コミュニケーションと情報共有が効率的に行われていませんでした。当初は、一般的なSNSの導入も考えていましたが、最終的にセキュリティー機能が充実している「elgana^®」を導入しました。

「elgana^®」を導入してからは、オンライン上で効率的に情報共有が行われるようになり、ほかの業務を圧迫することなく、スムーズなコミュニケーションが実現しています。

導入事例：松山商工会議所

情報共有だけの会議は「elgana^®」を導入して効率化しよう！

会議のなかで情報共有を行うことは大切ですが、会議を開く本来の目的から大きく逸れている場合は無駄といわざるを得ません。たとえば、「意思決定が行われていない」「明確な目的がないまま会議が形骸化している」状態では、会議のあり方自体を見直すべきでしょう。

会議の無駄を無くして効率化するには、「経営方針の決定」「新たなビジネスアイデアの意見交換」など、必ず目的を明確にしてください。また、「参加する必要がない人も参加している」状態も無駄な会議の特徴です。会議が形骸化している場合は、開催頻度や参加人数も見直して調整しましょう。

ほかにも情報共有だけの会議を無くす方法として、ビジネスチャットを導入するのもおすすめです。ビジネスチャット「elgana^®」は、チャット機能やタスク管理機能、ファイル一覧機能などが備わっており、ツール内で情報共有が完結します。テレワーク環境下や外出先から情報共有をする場合も、円滑なコミュニケーションを実現できます。「elgana^®」は、無料でお試しいただけるので、ぜひご検討ください。