企業で安否確認を行う重要性とは？目的や方法、運用のポイントを解説

安否確認を企業が行う理由や目的とは

なぜ企業で安否確認を行うことが重要なのでしょうか。従業員の安全を確保する目的だけではなく、事業の保護にもつながるためです。ここでは、具体的に企業が安否確認を行う理由や目的を詳しく解説します。

従業員の安全を保護するため

企業が安否確認を行う最大の目的は、従業員の安全を保護するためです。法律では、企業に対して「安全配慮義務」が定められているため、緊急事態時には従業員の安否確認をしなければなりません。会社に貢献している人たちの安全を保護するのは、命を預かる企業が最優先で取り組むべき事項といえるでしょう。

事業全体を保護するため

自然災害や事故などによって従業員がトラブルに巻き込まれれば、働くことができる人員が減ってしまい、事業継続が難しくなる可能性があります。そのため、企業は従業員の安否確認をし、緊急事態発生直後の指示出しや今後の方針決定を行わなければなりません。

緊急事態時における事業継続計画を「BCP（Business Continuity Planの略）」といい、初動対応の一つとして従業員の安否確認が含まれています。安否確認がスムーズに行われれば、早期の事業復旧につながり、災害や事故の影響を最小限に抑えられます。

従業員の信頼・社会からの信用性を高めるため

安全配慮義務に従って安否確認の体制を整えることで、従業員の会社に対する信頼感が増し安心して働ける職場環境になります。安心して働ける環境が整っていることで、業務への意欲や集中力は高まり、生産性の向上にもつながっていくでしょう。

また、コンプライアンスを遵守する企業は、社会からの信用性が高まり、企業価値の向上や認知獲得などのメリットも得られます。

企業が優先して確認すべき内容とは

ここでは、安否確認で企業が優先して確認すべき内容を解説します。緊急時に安否確認を迅速に実施するために、項目策定の参考にしてみてください。

従業員本人の安否確認

安否確認時には、まず「従業員が無事か」、そして「どのような状況下にいるか」を確認しておいてください。「命に別状はないか・怪我をしていないか」など、当人の健康状態を必ず訊くことが重要です。従業員が怪我をしている場合や、身動きが取れない場合は、企業側が救急車の手配や警察への連絡をしましょう。

従業員家族の安否確認

従業員本人だけではなく、家族の無事も確認しましょう。家族が危険に晒されていたり、怪我をしていたりすれば、従業員が業務にあたるのは困難です。安心して働いてもらうためには、従業員だけでなくその家族の安否確認も重要です。

自宅・自宅周辺の状況確認

自然災害時は、自宅やその周辺も危険な状態になっている可能性があります。安否確認の際は、「自宅は倒壊していないか・周辺環境には影響がないか」を確認してください。

自宅および周辺状況に異常があれば、出社は困難な状況といえるでしょう。従業員の生活を保護するためにも、自宅・自宅周辺の状況を確認する必要があります。

現在の居場所の確認

従業員は必ずしも自然災害時に自宅にいるとは限りません。自宅が倒壊したり周辺環境が危険に晒されていたりすると、避難している可能性があります。災害発生時が休日ならば旅先に、怪我をしていればすでに病院に運ばれている場合もあります。「従業員はどこにいるのか」「動ける状態にあるのか」をしっかり把握しておきましょう。

出社可否・出社可能時期の確認

従業員が、怪我や家族の危機、自宅の損壊などの状況に晒されていると、オフィスに出社できない可能性があります。出社できる従業員が少なければ、事業の一時停止や縮小を検討しなければなりません。

当人が出社できる状況かを確認し、出社できないのであればいつから可能か、テレワークは可能かなど把握しましょう。

安否確認を企業が行う際の具体的な方法

企業が安否確認を行うには、電話やメールだけではなく、ほかにもさまざまな方法があります。ここでは、具体的な安否確認の方法を解説します。

安否確認システムの導入

安否確認システムには、緊急時に従業員へ自動で連絡できる機能が実装されているため、確実な連絡手段として使えます。たとえば、政府や気象庁からの情報や安否登録フォームを自動で送信可能です。

また、従業員が手動で操作する必要がなく、全社員の状況をデータとして一括管理できるため、管理業務の負担軽減につながります。ただし、導入コストが高い傾向にあるため、まずは無料で試用したうえで自社に適したものを導入することをおすすめします。

電話確認

電話確認は従業員一人ひとりと直接会話できるため、状況や心境を正確に把握しやすいのがメリットです。また、当人の所在地で停電が起こっていたとしても、携帯電話やスマートフォンが作動すれば連絡を取れるのも利点です。

一方、災害時は電波状況が悪くなったり回線が混雑したりしやすいため、電話がつながらない場合があります。一人ひとりの安否確認に手間がかかり、結果的に対応が遅れてしまうリスクを孕んでいます。また、回答内容を集計する手間もかかります。

メールでの確認

メールは日常的に使い慣れているため、安否確認の教育をする必要がありません。大人数に一斉送信でき、いつでもどこでも送受信可能です。しかし、ほかのメールに紛れて見落とされるリスクや、回答内容を集計するのが煩雑になったりするデメリットがあります。従業員の細かい状況を把握するのも難しいため、メールだけでの安否確認は避けたほうがよいでしょう。

プライベートSNSの活用

SNSは日常的に使っている人が多いため教育する必要がなく、スピーディーに連絡を取りやすいのがメリットです。大人数への一斉送信も可能で、通話機能も活用できます。

一方で、会社との連絡手段としてプライベート用のSNSを使いたくない人も多いため、一部の人には別の手段を講じなければなりません。また、メールと同様、個別の回答内容を集計するのに手間がかかります。さらに、SNSサーバーへの負荷がかかりすぎると、不具合を起こしてメッセージの送受信ができなくなるのもデメリットです。

ビジネスチャットの活用

ビジネスチャットはスピーディーに連絡を取りやすく、個々の状況を可視化しやすいのが特長です。複数の従業員に一斉送信できるうえに、電話機能やビデオ通話機能では、より詳細な安否確認も可能です。また、プライベートSNSとの区別ができるため、導入を促進しやすくなります。さらに、セキュリティー対策機能が充実しているツールが多く、個人情報が漏れる危険性も最小限にできます。

ただし、多くのビジネスチャットでは初期費用や運用コストがかかるうえに、初心者には操作しづらいツールも少なくありません。なかでも「elgana^®」は無料で試用でき、初心者でも使いやすい操作性に設計されています。また、アンケート機能を使用することで、全従業員に向けての安否確認発信が可能です。各従業員は、自身の安否情報をアンケートに入力・送信し、その結果が自動集計されるので管理者も簡単に管理を行うことができます。

安否確認運用のポイント

ここでは、安否確認運用のポイントを３つ解説します。緊急事態時の安否確認を効率的かつ確実に行うためにもぜひ参考にしてみてください。

連絡手段を統一する

安否確認する際に連絡手段が複数あると、連絡する手間が増えてしまいます。また、安否情報や返信内容の一括管理が困難になるでしょう。

あらかじめ社内の安否確認ツールを統一しておくことで、従業員が緊急時に混乱せずに済み、情報管理も効率的に行えます。連絡手段を決める際は、「災害時も確実に連絡できるか」「導入コストは予算に合っているか」「従業員にとって使いやすいツールか」をチェックしておきましょう。

有事に備えて安否確認の方法を共有し訓練しておく

安否確認のルールや連絡手段が決まっていても、緊急時には冷静に対処できなかったり、サーバーや電波状況に不具合が生じたりする可能性があります。日頃から定期的な安否確認の訓練を実施し、有事に迅速な対応ができる状態にしておくのが重要です。

たとえば、メールやビジネスチャットを使う場合は、防災訓練の一環として全従業員へ安否確認の方法を共有し、テストとして回答してもらいましょう。安否確認テストの実施により緊急時の対応を従業員にも習得してもらうことで、有事においても確実なデータ集計ができるようになります。さらに、「メール報告の場合、冒頭の定型文（〇〇様、お世話になります、など）は省略し必要情報だけを入力する」「通知は必ず常にONにしておく」など、迅速に対応できる体制を整えておくのも重要です。

初動対応を決めておく

スムーズに安否確認を行なうためには、有事の初動を決めておく必要があります。緊急事態時には、早期に事業継続・中断・復旧などの方針を決断しなければなりません。判断が遅れると事業への影響だけではなく、従業員の生活にも悪影響を及ぼす危険性があります。

迅速に従業員の安否確認をした後は、会社の被害状況や社会の動向なども把握したうえでの事業判断を即座に下せる初動対応を明確にしておきましょう。

企業の安否確認ツールは「elgana^®」がおすすめ！

企業の安否確認は、従業員の安全確保や事業全体の保護、会社の信用性向上などの重要な目的があります。緊急事態時には、従業員本人の安否確認だけでなく、家族の安否や自宅周辺の状況、現在の居場所、出社可否などを把握しておきましょう。

安否確認の方法には、メールや電話などがありますが、できるだけ手間が省ける方法が良いでしょう。たとえば、安否確認システムやビジネスチャットは、確実に連絡する手段として有効です。ビジネスチャットの「elgana^®」は、直感的に操作できるデザインで有事の際にもスピーディーな連絡を実現できます。また、既読確認機能やアンケート機能で、確実な連絡確認が可能です。無料でお試しいただけるので、ぜひ訓練等で試用していただき、安否確認ツールとして検討してみてください。

安否確認運用のポイントは、連絡手段の統一と定期的な訓練、初動対応のルール化が挙げられます。「BCP」や「安全配慮義務」などで企業の安否確認は必須とされているため、ぜひこの機会に安否確認に対する意識を高めてみてください。