社内で情報共有するには？必要性やメリット、活性化のポイントなどをわかりやすく解説

公開日：2023/06/16

テレワークやフレックス勤務など働き方の多様化により、社内の情報共有の重要性が再認識されています。社内の情報共有が徹底されていれば、担当者が不在でも別の社員が情報を参照しながらスムーズに業務を代行することも可能です。しかし、情報共有が滞っていたり、誰が必要な情報を持っているかを把握できていなかったりすると業務に支障をきたします。

この記事では、社内で情報共有する必要性やメリット、活性化のポイントなどをわかりやすく解説します。

情報共有は、業務をスムーズに進行させるために不可欠なものです。たとえば、同じ課題を抱えるAとBの顧客に対応する場合、情報共有ができていなければ、各々の担当者がそれぞれ対応策を考えることになります。しかし、情報の共有ができていれば、同じ課題という枠組みで対応策を講じられるため、効率的に顧客対応ができます。つまり、情報共有の漏れは生産性の低下につながるというわけです。

企業の信頼を失う

情報共有ができていないと、取引先や顧客への対応が遅れたり、相手の手間や工数が増えてしまうため、最終的には損害を与えてしまう可能性さえあります。情報の共有漏れが続けば、企業としての信頼を失い、損失を招きかねません。たとえば、顧客から納品期日までに300個を依頼されたことを製造部門に伝え忘れていた場合、納期に間に合わない事態が生じます。信頼の失墜だけではなく、損害賠償責任まで負わなければならないケースもあります。

従業員間で共通意識を持ちにくい

情報共有を怠ると、業務の進捗状況を把握できません。誰が何をやっているかがわからず、進行の遅れやタスクの「抜け・漏れ」を生み出します。また、リソースを持つ人がいても、進行が捗らないタスクを把握できないため、サポートすることができません。これではチームや部署の団結力やモチベーションが下がってしまい、業務効率は低下していくばかりになってしまいます。

社内で情報共有するメリット

社員ひとりひとりが持つノウハウや、顧客情報といったさまざまな情報を共有・蓄積することがができれば、業務効率の改善や顧客満足度の向上へとつながっていきます。下記では、社内で情報共有する４つのメリットを解説します。

業務効率が上がる

個人のタスクやスケジュールなどが可視化され、誰もが状況を把握できるようにすると業務効率は向上します。たとえば、個人のタスクが遅れている場合でも、問題点の早期発見や進捗管理が可能です。また、定期的に情報共有することが決まっていれば、不要な「報・連・相」を省くことができ、一人ひとりが業務に注力できます。

組織全体のレベルを強化できる

社内で情報共有することで、他の社員の事例から学べたり、蓄積されたナレッジを各社員で活用したりできます。たとえば、顧客からの問い合わせ対応で過去に似たような事例があった場合、解決策が社内ツールによって情報共有されていれば迅速に対応が可能です。組織全体のレベルが底上げされ、企業の業績アップにも期待できます。

顧客対応の質が上がる

顧客情報を常に共有することで、担当者が不在でも適切に対応でき、顧客満足度の向上につながります。たとえば、営業部門の担当者が別業務に追われていたり、欠勤していたりする場合でも、顧客管理システムが情報共有されていれば誰でも情報を参照することができます。誰もが同じ対応ができるように準備をしておくことで、トラブルが生じた場合でも問題なく解決できるでしょう。

引き継ぎや研修がスムーズになる

情報共有をするためにマニュアルを作っておくことで、誰がどの業務を担当することになっても引き継ぎや研修がスムーズに行えます。引き継ぎのたびに内容を考える必要がなくなり、指導する際の質問への対応もしやすくなります。これにより、業務効率の向上にもつながります。

情報共有する方法

情報共有の方法には、ITツールの活用や定期的なミーティングなどがあります。下記では、主な共有方法を３つ紹介します。

ExcelやGoogleスプレッドシート

Excelやスプレッドシートの活用は、社内情報やデータを可視化した状態で、スムーズに共有できます。特にGoogleスプレッドシートは、URLを共有するだけで社内外複数の関係者で同時に閲覧・編集ができ、PCだけではなくスマートフォンやタブレットなどのデバイスからもアクセス可能です。

社内ミーティング

情報共有の一般的な方法は、定期的な社内ミーティングです。複数人でミーティングを開き、リアルタイムで情報共有を行うことで、業務やタスクの抜け・漏れを防ぐことができます。また、業務に関する疑問をその場で解消できるため、時間短縮や業務の効率化により生産性の向上にもつながります。ただし、参加者間で日程調整が難しい場合もあるため、早めにスケジューリングしておきましょう。

ビジネスチャット

ビジネスチャットとは、業務連絡やファイル送信など、ビジネス上のコミュニケーションに特化した情報共有ツールのことです。ビジネスチャットの「elgana^®」は、初心者でも簡単に使えるツールで、社内メンバー同士はもちろん、取引先とのやりとりにも活用できます。すでに多くの企業で導入されており、福祉施設や地方自治体などさまざまな業界で実績があります。また、セキュリティー機能が充実しているため、安心して利用できるのも魅力の一つです。

社内で情報共有するときのポイント

社内で情報共有する際は、目的の明確化やルールの周知などが重要になります。下記では、社内で情報共有する際のポイントを３つ紹介します。

情報共有の目的を明確にする

社内での情報共有を活性化させるには、目的や意義を明確にして社員に周知することが重要です。事前に周知してコンセンサスを得ておくことで、社内共有の効率化をはかれます。社内ミーティングや合同研修などで情報共有の重要性を伝える場を設けましょう。

共有方法やルールを周知する

情報共有の目的を伝えた後は、共有方法やルールを明文化し社内全体に浸透させましょう。たとえば、グループ分けやタグ付けなどを活用して必要な情報を整理する方法は重要です。共有方法のマニュアルを作成しておけば、情報共有がスムーズになります。

また、情報共有をする手段がメール・ファイル共有・チャットツールなどバラバラだと、結局必要な情報がどこにあるかわからなくなる可能性があるため、どのツールでどの情報を共有するかを明確にする必要があります。導入するツールについても事前に説明し、運用開始後すぐに利用促進ができる状態をつくっておきましょう。

情報共有しやすい雰囲気をつくる

自分から情報発信するのが苦手な社員や、どの情報を発信して良いか迷う社員もいるため、情報共有しやすい環境をつくることが大切になります。たとえば、「誰がどのような情報を発信しても否定しない」、「内容の良し悪しを比較しない」などの管理者側のモラルも重要になってきます。社内で共有される情報は目的が明確であれば、全てを発信させるようにしましょう。

elgana^®を使った社内情報共有の例

ここでは「elgana^®」を使った社内情報共有の例を具体的に紹介します。導入を検討される際には、ぜひ参考にしてみてください。

離れた事業所間における情報共有の活用事例

三重県内で５つの事業所でナーシングホームももを展開する有限会社だいち様では、５つの離れた事業所間でもスピーディーで抜け漏れのない情報共有を実現されています。従来は、電話やFAXなどによって情報配信や現場との連絡を取っていましたが、「elgana^®」の導入により周知状況の可視化や伝達速度の向上につながりました。

参考：有限会社だいちナーシングもも　導入事例

紙で行っていた情報共有をelgana^®に置き換えた事例

有限会社ナイスケア様では、従来は社内の情報共有を印刷物で行っていました。しかし、情報が変更になった場合には、そのたびに紙で印刷し直さなければならず、手間やコスト面での課題を抱えていました。そこで「elgana^®」を導入したところ、職員への情報共有が一括で完了する上に、既読確認もできるようになったことで業務効率化とコスト削減を実現しました。また、ほかのプライベートツールに比べてセキュリティ機能が充実しているため、従業員間だけでなく入居者家族との連絡手段としても活用されています。

参考：有限会社ナイスケア　導入事例

elgana^®でスムーズな情報共有を実現しよう

社内の円滑な情報共有は、業務の効率化や組織全体のレベル向上にもつながるため非常に重要なものです。情報共有が滞れば、業務対応が遅れて生産性の低下を招いたり、会社の信用を失う可能性があります。社内の情報共有を活発化させるためには、目的やルールの周知、環境づくりが必要不可欠です。

ビジネスチャットの「elgana^®」は、ITツールに慣れていない初心者の方でも使いやすい操作性で、社内外の連絡ツールとして多くの企業で導入されています。初期コストやランニングコストを抑えつつ、豊富な機能を活用できます。導入や設定のサポート体制も充実しているため、ぜひ導入して生産性向上や組織の強化などのメリットを実感してみてください。