中小企業におけるIT化の現状や必要性とは｜導入時の課題と成功事例

中小企業におけるIT化の現状

2021年の中小企業白書では、業種別・ツール別のIT導入割合が発表されています。新型コロナウイルス感染症流行の影響もあり、多くの企業でITツールが導入され、なかでも人事・経理系のツールが積極的に活用されていることが報告されています。しかし、小売業や飲食業でのITツール導入率は低く、今後も導入する予定がないと回答している割合も多いため、IT化がうまく進んでいない業種もあるといえるでしょう。また、情報管理ツールや業務自動化ロボット（RPA）がどの業種でも導入率が低いことは、「メリットが理解できていない」「コストが高い」などの理由でこれらのツールが活用されていないと想定されます。

業種別のIT導入割合

引用：中小企業白書　2021年

ツール別

引用：中小企業白書　2021年

以下では、さらに詳しくIT活用の現状を紹介します。

IT活用の現状（新型コロナウイルス感染症流行前後の変化）

新型コロナウイルス感染症流行前2019年におけるIT活用の取り組み状況は、４割程度の企業でしかIT化が進んでいませんでした。しかし、2020年に新型コロナウイルス感染症が流行したことを皮切りにIT化が進み、2021年時点では６割近くの企業で取り組まれています。

デジタル化の取り組み段階・状況

引用：2022年版　中小企業白書

業種別にみたIT投資額の傾向

2019年から2021年にかけてIT化を進めた企業が増えたことで、IT化のための投資も増加傾向にあります。中小企業庁によれば、2020年と2021年の投資額を比較すると、多くの産業でIT投資を積極的に行い始めたことがわかります。

引用：2022年版　中小企業白書

経営者年齢別にみた取組の現状

中小企業庁によれば、中小企業は経営者の年齢によってIT化への取り組み状況に差があると報告されています。グラフでは経営者の年齢が、40代以下・50代・60代・70代以上と分けられおり、経営者が若い世代の中小企業のほうが取組状況の割合が高いことがわかります。インターネットやパソコン・スマートフォンなどのデジタルデバイスに慣れている世代の経営者が、積極的にIT化を進めているといえるでしょう。一方で、70代以上の場合は、半数以上がIT化に取り組んでいない、または一部業務を移行している段階と回答しています。

引用：2022年版　中小企業白書

中小企業におけるIT導入の課題とは

中小企業庁の調査によれば、多くの企業でIT化は進んでいるものの、まだまだ取り組めていない企業も少なくありません。ここでは、中小企業におけるIT導入の課題について解説します。

ITツールの導入資金が不足している

IT化を進めるには、ツール導入のための資金が必要です。しかし、ITツールには高額なものも多くあり、IT化を進める目的によっては導入資金を確保できない場合があります。たとえば、業務効率化に活用されているRPAは、初期費用が数十万円から数百万円以上かかることがあり、月額費などのランニングコストも必要です。自社の目的に適合するツールかわからない状況で、数百万円ものコストをかけるのは容易ではないでしょう。

IT人材が不足している

IT化を進めるためには、ITに精通している専門的なIT人材が必要不可欠です。ただし、IT人材は高度なスキルを持っているため、好条件の大手企業やIT企業に流れてしまうことが多く、中小企業では確保が難しいといえます。IT人材が不足している状況では、IT化を検討していても具体的な計画を立てられないため、なかなか実行段階へと進められません。

ITリテラシーが不足している

中小企業の経営者や幹部、従業員にITリテラシーが不足している場合は、IT化をスムーズに進められないでしょう。とりわけ高齢化が進んでいる企業では、IT化によって事業にどのようなメリットが得られるか理解できない人も少なくありません。ITツールや電子機器に不慣れな場合や、ITリテラシー教育をできる人材がいない場合もあるため、IT化を進める環境を整えることが課題になります。

中小企業がIT化に取り組むべき３つの理由

ここでは、中小企業がIT化に取り組むべき３つの理由を解説します。人員や予算に限りがある中小企業だからこそ、IT化により享受できるメリットがあるため、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネスチャンスを拡大できる

中小企業では、いまでも電話やFAX、訪問営業などのアナログな商談方法で事業の売上を立てている場合が少なくありません。しかし、人力で業務を行うのには限界があるうえに、従業員の高齢化や人手不足、資金不足などの問題が起きた場合には、事業継続が困難になる可能性もあります。

そうした問題への対応策が、インターネットの活用です。たとえば、SNSやオウンドメディアを活用すれば、広告費を抑えながら従来よりも効率的かつ多くの人に向けての情報発信が可能です。使える予算が少なくてもビジネスチャンスの拡大や売上向上の可能性が広がります。

働き方改革につながる

中小企業でIT化を進めれば、テレワークを導入できるため柔軟な働き方に対応できます。テレワークが実施されれば、通勤時間の削減や自由な場所での勤務が可能なため、従業員の満足度向上につながります。また、オフィスへの通勤圏に住む人だけではなく、他県や海外に居住する人材も確保できるようになります。人手不足による一人あたりの業務負担量の増加や、長時間労働などの課題を解決し、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

生産性が向上する

事務作業やルーティンワークなどのアナログ業務をIT化によって自動化できれば、業務効率の向上につながります。たとえば、RPAを導入すればデータ入力や請求書作成・送付の自動化が可能です。ビジネスチャットを導入すれば、会議や電話などに要した時間がチャットの一斉送信だけで済ませられます。業務が効率化されることで、従業員の負担が軽減され生産性が向上します。

中小企業におけるIT導入の課題を解決する３つのポイント

ここでは、中小企業におけるIT導入の課題を解決する３つのポイントを解説します。IT化を成功させるためには、導入前の環境整備や導入後の効果検証が必要になるため、ぜひ参考にしてみてください。

まずは特定の業務からスモールスタートする

IT化を進める際は、いきなりすべての業務で実施するのではなく、最初は特定の業務から小さく始めましょう。IT化をスタートさせた初期段階では、ITツールを使い慣れない従業員も多く、導入効果がはっきり現れません。最初からすべての業務でIT化を推進すると、業務フローの複雑化によって、現場に混乱が生じる可能性もあります。効率化を狙った施策が、逆に業務効率の低下を招く原因になりかねません。スモールスタートした後に従業員がツールに慣れて効果が現れてから、徐々に別の業務にも広げていくことがおすすめです。

社員へツール導入目的・活用方法について説明する

IT化を進める前段として、経営者や幹部と従業員のすべてにITツール導入の重要性や目的、使用時のポイントなどを明確に説明しましょう。社内全体に抜け漏れなくITリテラシー教育を行なうことが大切です。ITパスポートなどの資格取得支援を行うのも良いでしょう。

IT化の必要性を理解しない人がいると、ITツールが浸透せず目的を達成できない可能性があります。社内でITリテラシー教育を担える人材がいない場合は、外部の専門家やITコンサルタントに依頼して研修やセミナーを実施してもらいましょう。

初心者でも使いやすいツールを導入する

ITツールは、高い効果が期待できるものであっても、初心者には使いづらい立て付けの場合があります。まずは操作方法やデザインが初心者でもわかりやすく、複雑な仕組みになっていないものから導入しましょう。ツールによっては、無料で試用できるものもあるので、テスト利用してから本格導入するのがおすすめです。

導入効果の検証と分析を行う

ITツールの導入後は、効果検証・データ分析を行い、IT化の目的が達成できているかを確認しましょう。問題がなければ継続し、別の事業にも拡大していくと良いでしょう。効果が実感できなかった場合は、別のツールに変更する必要があります。効果検証は一度だけ行うのではなく、定期的に実施しながら改善していくことで、さらなる効果が期待できます。

中小企業におけるIT化の活用事例

IT化を進める際には、他社の活用事例を参考にすることがポイントです。ここでは、中小企業におけるIT化の活用事例を２つ紹介します。

株式会社石飛製作所

株式会社石飛製作所様では、個人携帯のプライベートチャットや業務用携帯電話を業務連絡の手段として使っていましたが、プライベートチャット利用による情報漏洩のリスク対策が課題になっていました。

そこでビジネスチャットの「elgana^®」を導入したところ、業務連絡手段を統一でき、セキュリティ面での不安が解消されました。また、「elgana^®」の使いやすさから、従業員からの返信速度が向上し、業務の効率化も実現しています。

導入事例：株式会社石飛製作所

シティ・ハウジング株式会社

シティ・ハウジング株式会社様では、電話やFAXなどのアナログな情報共有や、SNSを活用したコミュニケーションによる公私混同が課題でした。

課題解決のために、とあるビジネスチャットを導入しましたが、無料プランでは容量制限が設けられていたため満足できる結果を得られませんでした。そこで「elgana^®」へ切り替えたところ、アナログな連絡手段によって生まれていたお客様対応の遅れや社内の情報伝達漏れを解消できました。また、無料プランでも十分な保存容量があり、期待していた効果を得られたため、継続して利用されています。

導入事例：シティ・ハウジング株式会社

中小企業のIT化は、会社のさらなる成長を後押しする！

中小企業におけるIT化の現状は、業種や経営者の年齢などによって取り組み状況に差が出ており、産業全体に浸透するには時間がかかるでしょう。しかし、見方を変えれば、ビジネス拡大のチャンスがあるともいえます。生産性向上や働き方改革の推進など多くのメリットが得られる中小企業こそ、IT化には早期に取り組むことが重要です。

IT化の重要性を理解していても、中小企業にはITツールの導入に踏み切れない課題もあります。IT化のための資金不足、IT人材が確保できないなどの課題によって、最初の一歩をなかなか踏み出せずにいる企業も多いでしょう。課題に向き合いながらIT化を進めるためには、一部の事業からテスト的にIT化を導入し、効果が出たタイミングで徐々に別の業務にも広げていくのがポイントです。

ビジネスチャットの「elgana^®」は、IT化の第一歩としておすすめのITツールです。「elgana^®」は、データやタスクなどの情報をチャットで瞬時に社内外へ一斉送信できるため、業務効率化・情報共有の円滑化が高く期待できます。また、ペーパーレス化にもつながるため、用紙代・コピー代などのコスト削減効果も期待できます。さらに、プライベートチャットやSNSとは異なり、管理者によるユーザー管理やチャットの送受信履歴の確認が可能であるため、不正アクセスや情報の誤送信を防げます。IT化を進める際には、ぜひ一度お問い合わせください。