デジタル化とは？ 言葉の意味やメリット、進め方などをわかりやすく解説

デジタル化とは

デジタル化とは、アナログで行っていた業務をデジタル技術の活用によって、新たなビジネスモデルの構築や業務効率化などを実現することを指します。IT技術が進化し、さまざまな「ヒト・モノ・コト」の情報をつなげられるようになったため、付加価値の高い商品やサービスを開発したり、業務を自動化させたりすることで、中小企業でも競争の優位性を確保しやすくなりました。

デジタル化の具体例

たとえば、書類の電子化によるペーパーレス化や、オフラインで行っていた会議・商談のオンライン化を促進することもデジタル化の一例です。また、社内連絡を電話やメールなどで行うと情報が分散しがちですが、チャットツールを活用することで一元管理がしやすく、全体に共有できるようになります。デジタル化による業務の刷新によって、働き方改革やテレワークの促進、情報管理の簡素化などが実現可能です。

デジタル化と類する言葉との違い

デジタル化と似た言葉にDXやIT化などがありますが、意味や目的は異なります。社内でデジタル化を進めるために、各用語の意味を正しく理解しましょう。

デジタル化とDXの違い

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を活用してビジネス全体の変革を実現することを指します。たとえば、RPA（ロボティック・プロセスオートメーション）やMA（マーケティングオートメーション）などを導入することで、業務全体を自動化したり売上を効率的に伸ばしたりできます。

デジタル化との大きな違いは、取り組む範囲や目的です。デジタル化は一部の業務でデジタル技術を活用しますが、DXは会社全体の規模で導入し、ビジネスの変革を目指します。デジタル化の先にDXがあるとイメージすると良いでしょう。

デジタル化とIT化の違い

IT化とは、情報技術の活用によって既存業務を簡便化し進め方を変えることを指します。たとえば、ビジネスチャットの導入によって、情報共有やタスクの管理を簡略化できます。つまりIT化とは、デジタル化を実現するための手段といえます。必要に応じて、ITツールやシステム導入しながらIT化を促進することが、デジタル化の観点でも重要です。

デジタル化と電子化の違い

電子化とは、紙媒体を電子データ化することを指します。たとえば、契約書や社内資料などをスキャンし電子データとしてPCやクラウド上に保存したり、請求書を紙ではなくデータで送ったりすることです。デジタル化はデジタル技術による業務効率化や生産性向上が目的になるため、電子化はあくまでデジタル化における手段の一つというわけです。

「2025年の崖」問題を解決するにはデジタル化が必要

日本は社会全体でデジタル化・DXを推進していますが、IT人材の不足やITリテラシーの欠如、レガシーシステムへのコスト・人的リソース増加による「2025年の崖」問題に直面しています。「2025年の崖」とは、複雑化・老朽化・ブラックボックス化した既存システム（レガシーシステム）が残存した場合に想定される、国際競争への遅れや経済の停滞などを意味します。

経済産業省のDXレポートによると、このままデジタル化・DXが進まなければ、2025年以降に年間12兆円の損失が生じると報告されています。「2025年の崖」を乗り越えるためには、21年以上稼働しているレガシーシステムを刷新し、予算や人的リソースを最新デジタル技術への移行にあてなければなりません。デジタル化を急務とし、ビジネスを衰退させないよう早急に取り組みましょう。

デジタル化のメリット

デジタル化を促進すると、「業務の効率化」「コスト削減」「働き方の多様化の実現」につながります。下記では、デジタル化のメリットを５つ紹介します。

業務の効率化

デジタル化を進めると、業務スピードの向上や正確性の改善につながります。業務を人力のみで行うとスピード面での限界があったりヒューマンエラーが起きたりするなど、業務効率の安定がはかれません。しかし、営業管理ツールや勤怠管理ツールを用いてデジタル化すると、人間の限界を超えた次元で業務を最適化したり入力や確認作業などの時間を削減することが可能になります。

コスト削減

デジタル化による書類のペーパーレス化は、コスト削減につながります。用紙・インク・コピー・郵送などの費用のほかに、書類の保管場所を確保するための固定費も削減できます。また、業務効率化により人件費も抑えることができるため、大幅なコスト削減が実現可能です。

働き方の多様化を実現できる

デジタル化により、会議・商談をオンライン化すれば、場所の制限がなくなり、移動時間などを省くことができます。テレワークやワーケーションの実施が可能となり、働き方の多様化につながります。働き方が多様化することで社員の満足度が向上したり、緊急時でも業務を滞らせることなく遂行できたりするなどのメリットが得られます。

情報の管理が簡単になる

情報をデジタル化し、クラウドサービスやオンラインストレージに保存しておけば、必要な時に必要な情報を誰でも参照できるようになります。また、情報の編集・更新やデータ分析なども容易になり、従来よりも情報を有効的に活用しやすくなるでしょう。

BCP対策（事業継続性）

BCP（ビジネス・コンティニュイティ・プラン）対策とは、緊急事態時に事業継続するための対策のことです。大規模な災害や感染症蔓延の際に、長期間オフィスに出社できない状態が続くと、事業継続が難しくなる場合が起こり得ます。しかし、デジタル化によって社外にいても業務を遂行できる環境を整えておけば、事業を継続させやすくなります。たとえば、ビジネスチャットやクラウドサービスを導入することで、情報共有の円滑化やタスクの進行管理は可能です。また、クラウドサービスへのデータバックアップや機密情報のローカル保存などができるため、サーバー攻撃対策にもつながります。

デジタル化の進め方

デジタル化を進めるには、「なぜデジタル化する必要があるのか」「どのようなツールやシステムを導入するのか」を明確にしなければなりません。下記では、デジタル化の進め方における４つのポイントを解説します。

現状の課題と目的を明確化する

課題や目的を明らかにせずにデジタル化を進めても、業務効率化やコスト削減などの効果が期待できません。たとえば、書類の整理や契約書の仕分けに時間が要していたとしましょう。このとき課題解決に必要なのは、ペーパーレス化とデータ管理の簡略化になります。テレワークを推進するなら、会議のオンライン化やクラウドシステムによる情報の集約が必須です。このように目的に応じて導入すべきシステムは異なります。

そのため、まずは現状把握したうえで課題と目的を明確にし、デジタル化すべき業務を明らかにすることで、より多くのメリットを享受しましょう。

ツールや施策の選定をする

課題と目的が明確になったら、それらに見合ったシステムを選定しましょう。たとえば、ペーパーレス化が目的であれば、クラウドストレージの導入や、契約書・請求書の管理・作成ツールなどを導入します。テレワークの推進であれば、ビジネスチャットやオンラインミーティングツールの導入が必要です。

また、コスト面も考慮して選定する必要があります。ITツール・システムは、機能やメーカーによって価格帯が変動します。場合によっては、数十万円から数百万円するものもあるため、注意が必要です。コストを抑えつつ、業務を効率化できるツール・システムを選定しましょう。

セキュリティー対策を徹底する

デジタル化の推進で直面する最大の課題が、セキュリティーの脆弱性です。導入したITツールやクラウドサービスのセキュリティー対策が十分に施されていないと、サーバー攻撃のリスクや情報漏洩につながります。導入システムのセキュリティー対策が万全かを確認した上で、社内で研修を行って社員のセキュリティー意識を向上させるようにしましょう。

導入効果の検証と改善

デジタル化への移行後は、導入したツールやサービスの効果測定を実施してください。課題解決や目的が実現できているのか、業務効率化やコスト削減につながっているのかを検証しましょう。

目的が実現できていれば運用を継続し、実現できていなければプランの変更やツールの見直しをする必要があります。導入後に新たな課題が生まれている可能性もあるため、課題点（問題点）をしっかりと把握するためにも定期的な効果検証が大切です。

デジタル化を成功に導く３つのポイント

ここでは、デジタル化を成功に導く3つのポイントを詳しく解説します。

デジタル化の必要性を周知する

デジタル化を推進するためには、経営者や管理者の理解や協力が必要不可欠です。デジタル化の必要性を理解されていなければ、導入資金を確保できなかったり社内で浸透しなかったりする可能性があります。メリットや成功事例などを伝え、デジタル化を進める協力をしてもらいましょう。

スモールスタートにする

デジタル化を進める際は、特定の業務から少しずつ進めていくのがポイントです。デジタル化の推進には最初に大きな労力や時間がかかります。デジタル化を早く進めるために、最初にまとめて取り組もうとしてしまいがちですが、成功へのポイントは小さく始めて徐々に広げていくこと。事務作業や勤怠管理など、デジタル化を進めやすい特定の業務に絞って導入し、それらが成功した場合に対象業務を拡大していくようにすると良いでしょう。

IT格差があることを事前に理解しておく

社内にはITリテラシーが低かったり、ITに慣れていなかったりする社員も少なくありません。そのためITに対する知識が浅いことを前提にして、デジタル化を進めるようにしましょう。たとえば、初心者でも操作がしやすいツールの導入や勉強会・研修の実施などから始めて、社内全体に浸透しやすい環境を整えることが重要になります。

デジタル化を進めるならビジネスチャットelgana^®がおススメ

デジタル化には、ペーパーレス化や業務の自動化などの方法があり、業務効率化やコスト削減などのメリットが享受できます。しかし、IT人材の不足やレガシーシステムの残存により、デジタル化を進められていない企業が多いのが実情です。それでも、これから企業を存続・成長させていくためには、レガシーシステムへ割り当てられていたリソースをデジタル化へ移行していく必要があります。

デジタル化を進めるポイントは、自社の課題を明確にし、目的を持ってITツール・システムを導入することです。成功につなげるには、経営者や管理者の協力を仰ぎ、特定の業務から導入するようにしましょう。ITリテラシーやセキュリティー対策の社内教育も進めながら、デジタル化を推進してください。

ビジネスチャット「elgana^®」は、デジタル化を進める上で非常に優れたITツールです。初心者でも使いやすいデザインで、誰でも簡単に利用できます。ツール上では書類データの送受信やタスク管理を用いたプロジェクト進行などが可能で、セキュリティー対策も万全。ペーパーレス化やテレワーク導入、BCP対策に有効です。ぜひ、デジタル化の第一歩として、導入を検討してみてください。