徳島を拠点とした創業100年の機械の設計・製作メーカー
社内コミュニケーションの円滑化・安全化に向けelganaを採用
事業内容について
当社は徳島県に拠点を置く自動機械の設計・製作メーカーで、大正14年創業以来、自動機械や設備等の提案・設計、製作・設置サービスを提供しています。お客さまの悩み・ご要望をお伺いし、「＋αの感動を届ける」をモットーに「石飛製作所に任せてよかった。」「石飛製作所にお願いすれば安心。」と感じていただけるよう、お客さまへの“付加価値の高い製品の提供”を通じた信頼関係構築を目指しています。
お客さまへの高品質なサービス提供に向けては、まず社内にて円滑で安全なコミュニケーション方法を採用する必要があり、全従業員への情報共有や、物理的に距離が離れている営業担当社員と内勤社員間のコミュニケーションツールとしてelganaを利用しています。（三又氏）
初期コストがかからないためお試しで導入してみたところ、
利用が定着し、業務効率化にもつながっています
導入の決め手
当社は大正14年創業以来、100年受け継がれる経験と実績・技術力をもって、ご依頼いただいたお客さまとの打ち合わせから設計・製作、据付まで完全自社一貫対応を行っています。現在、内勤・外勤合わせて35名の従業員でお客さまと向き合っており、以前は全体への情報周知の手段として主にメールを使用し、緊急度の高い個別連絡などは個人携帯のプライベートチャット経由での連絡を行います。加えて、営業部門では業務用スマートフォンを使用し電話連絡を行うなど、マルチな手段で社内コミュニケーションを取っている状況でした。（三又氏）
その中で、個人携帯のプライベートチャットツールを使った業務連絡については、セキュリティ・情報漏洩の観点が気掛かりとなり、問題視していました。携帯端末の連絡先一覧に登録されているお客さまの電話番号と自動連携し、プライベートチャットツールにお客さまのアカウントが自動追加されてしまう可能性があり、業務用スマートフォンでのプライベートチャットツールの使用は全社で禁止していました。しかし、個人携帯からの利用は規制しておらず、利便性の観点から一部の緊急度の高い社内の業務連絡にプライベートチャットツールが使用されている状況に、少し頭を悩ませていました。そのような折に、タイミング良くＮＴＴグループの営業担当者よりelganaの提案を受けました。（三又氏）
導入に至った決め手は、上述の通り、課題として認識していた『情報漏洩・セキュリティリスクへの対策ができる』ことと、『初期コストがかからず利用できる』ということです。初期コストがかからないため、メールの代替手段として全社でのお試し導入を決意し、利用を開始しました。
elganaのアプリをインストールし、利用を開始したところ、全社情報周知・共有や、営業担当から内勤社員への連絡、その他従業員間の業務コミュニケーション手段として、すんなりとelganaでの連絡が定着しました。メールよりもチャット連絡の方が手軽さを感じるためか、従業員の連絡の返信速度が速くなるなどの変化が現れ、一部社内業務が効率化するなど、嬉しい副次的効果がありました。（三又氏）
メールの代替手段としてチャットを導入したところ、予想外にも従業員からの返信速度が向上し、業務効率化に繋がりました
導入後の効果
当社では営業担当者がお客さまのところに訪問し、自動機械の故障に係る修繕対応を実施する場面があります。従来であれば、現地にて修繕に必要な部品の図面を手書きした後、その場で事務所宛にメールを送付し、必要な部品を取り寄せていましたが、現在はメールの代わりにelganaを利用しており、従来よりも手軽に図面の送付・事務所とのやり取りができています。（三又氏）
また、全社・部署での一斉連絡・情報共有にもelganaを利用しています。
メールで全社・各部署への一斉連絡を行っておりましたが、それをelganaに代替しただけであったため、大きな変化は予想していませんでした。しかし、メールよりもチャットの方が手軽さを感じるためか、従業員の連絡の返信速度が速くなり、社内業務が効率化するなどの予想外の効果をもたらしています。
一例としては、従業員に年末調整に係る必要書類の提出を elganaで呼び掛けたところ、従業員の対応が圧倒的に早く、昨年度よりも早期に書類収集が完了したんです。また、再確認メールの通達が不要となり、業務効率化の効果を実感しました。（石飛氏）
チャットを活用した打刻管理で履歴の見返しが容易になり、作業精度が上がりました
当社では、お客さまのところへ訪問していた営業担当が直帰する場合や、帰宅後に突発対応としてお客さま先に営業担当が駆けつけて残業しなければいけない場合などがあります。以前は、その際の打刻報告方法として、メールを使用し事務職員へ正確な退勤時間の連絡することになっていました。月末に打刻修正の再確認作業を実施するのですが、日々五月雨で送られてくるメールでの報告であるため、報告履歴の見返しが煩雑なのと、従業員が35名在籍しているため報告メールの物量が多く、メールの見逃し・修正ミスがないように徹底しても、修正ミスが発生してしまうことがありました。
打刻報告方法をelganaに切り替えたところ、チャット上にログが残ることで、見返し・再確認作業が容易になり、事務職員の作業ミスや負担を減らすことができました。従業員が働いてくれた時間分は、きちんと抜け漏れなく残業代を出したいという気持ちが強く、以前の打刻管理の際はかなり神経を尖らせて作業していましたが、elganaを利用することで安心して打刻管理ができています。（石飛氏）
まだ使ったことがない機能を使い、もっと社内コミュニケーションを円滑化していきたい
今後の展望
今回のインタビューを通じて、elganaに「既読者管理機能」があることを知りました。誰がいつ・どのタイミングで確認したかを把握できることはすごく便利だと考えており、今後の全社・各部署間での一斉連絡の際などに使っていきたいと思います。また、「アンケート機能」については、存在は認知しているものの、まだ活用はできていません。2023年3月にアップデートされ、より良くアンケート機能にリニューアルされるのであれば、ぜひ活用し、社内コミュニケーションを円滑化・効率化していきたいと思っています。（三又氏）
