自社工場での一貫生産で植物油を製造。
生産部門や営業部門からの要望を受けてelganaを導入。
導入のきっかけ
サミット製油では、世界各国から仕入れた原料を自社工場で製品化し、業務用および家庭用に出荷しております。取り扱う植物油は現在41種類。植物油に関しては、日本でナンバーワンの製品ラインナップを誇ります。
elganaを使いはじめてから約3年。導入のきっかけは生産現場や営業部からの声でした。生産部門の一部では24時間体制で稼働しており、設備に不具合などが発生すると、場合によっては生産計画や納品予定に大きく影響します。以前はトラブルがあると電話で施設環境チームが対応していたのですが、口頭での報告では不具合の詳細がわからず適切な指示が難しく、帰宅後のスタッフが工場に駆け付けるというケースもありました。そのような中で、現場から「写真や動画で現場の様子を手軽に共有できるようにしたい」という要望が寄せられました。また、営業部からも部内の情報共有をタイムリーに行いたいという要望があり、そこからチャットツールの導入を検討することとなりました。
テスト導入直後からelganaが業務に浸透。
さらなる活用拡大のために有償プランへと移行。
導入の決め手
写真や動画を送ることはメールでもできます。しかし、ことあるごとに手を止めてパソコンにデータを転送してメールを書くという作業はけっこうな負担なので、「スマートフォンでタイムリーに連絡できるようにしたい」という要望はよくわかります。しかし、個人のスマートフォンでやりとりをするとなると、セキュリティ的なリスクや公私混同などの問題が出てきます。そういった事情を念頭に置きつつ、「なにかいいツールはないか？」と探していたところ、NTTグループの方からelganaをご紹介いただき、「無料で使えるなら、とりあえず使ってみようか」ということで、まずは社内の一部で試験的に導入しました。
テスト導入の対象としたのは、社用のスマートフォンを持っている社員15名ほど。チームリーダーや外出の多い営業社員などです。
elganaはトークルームを立ち上げないとメッセージのやりとりができないので、その部分で少し戸惑う部分もありましたが、そこさえ慣れてしまえばあとは簡単。みんなすぐに普段の業務で使うようになり、早い段階で「トークルームの上限数を超えてしまったので、なんとかしてほしい」という声も寄せられたため、有償プランへの移行を決めました。じつは有償プランへ移行するタイミングで別のビジネスチャットも検討したのですが、「引き続き使い慣れたelganaを使いたい」という意見が多く、それがelganaを本格導入する決め手になりました。
機器等のトラブルに対して迅速で適切な対応が可能に
平時の施設管理業務でも効率化が進んでいます。
導入後の効果
有償プランへの移行とともに工場スタッフにも社用スマートフォンとelganaの導入を行い、現在は全社員の約半分に近い32名がelganaを利用しています。
通常、新しいツールやシステムを導入する際は説明会などを開くのですが、elganaの場合はシンプルで簡単な操作性であるため、IDを付与しただけで説明会を開かずとも、すぐに活用をスタートさせることができました。管理部門の人間としては、この点は非常にありがたかったですね。導入から現在に至るまで、使い方の問い合わせなどもほとんどなく、たまにパスワード初期化の依頼が届く程度です。
正直なところ、elganaを導入するまでは「本当にチャットが必要なのか？」「メールで十分じゃないか？」という思いもありました。しかし導入してみたら、確かにメールより格段に便利。導入直後からさまざまな場面で活用するようになり、「ここまで使ってくれるのか！」と驚きました。
最初に要望があった生産現場でも、機器のメーターなどの詳しい状況を写真や動画で共有できるので、障害発生時の対応スピードや精度が上がったほか、施設環境チームスタッフがわざわざ夜中に工場に赴くといった事態も避けられるようになりました。
さらに有事の際だけでなく日常的な施設監視においても、2人体制だった見回りを1人で対応できるようになるなど業務の効率化が進んでいます。また、営業部からも用途に合わせたトークルームを作り発信することができるため、必要な時に、必要な人だけに情報共有ができ、コミュニケーションが楽になったと好評です。
内線電話より気軽で、メールよりもタイムリー。
コミュニケーションのストレスがかなり減りました。
工場内に加えて、事業所内の業務全般に関しても「コミュニケーションが楽になった」という実感があります。口頭で伝えた方が早い話は電話、しっかり履歴を残したいときはメール、それ以外はelganaといった使い分けをしているのですが、伝えたい内容やお互いの状況に合わせて連絡手段を選べるようになったことでコミュニケーションにともなうストレスがかなり減ったように感じています。elganaなら、電話で仕事が中断されることや、相手の状況を見計らって電話するといった気遣いもありませんし、既読確認機能を使えば「ちゃんとメールを見てくれているだろうか？」といった心配もありません。
それから、休日に電話が来てドキッとすることもなくなりました（笑）。elganaなら、休み中にメッセージが届いても、チラっと見て「これは休み明けに対応すればOK」という判断ができるので電話連絡よりも心理的にずいぶん楽ですね。
会社全体での活用拡大を計画中。
BCP対策の一環としても可能性を感じています。
今後の展望
弊社は大人数の組織ではないですし、一つの事業所に全社員が集まっているので、仕事の内容によっては内線電話やメールだけで十分なこともまだ多くあります。今後に関しては、広く社員の声を集めながら、業務上の必要に応じてelganaの導入拡大を検討していけたらと考えています。内線連絡を固定電話からスマートフォンへと移行する計画が進んでいるので、その進捗に合わせてセキュリティに対する意識向上や通信インフラの整備を行いながら活用範囲を拡大していくことになるかと思います。直近では、まず充填工場への導入を検討しています。
さらには、BCP対策の一環としてもelganaを活かせるのではないかと考えています。すでに導入済みの安否確認ツールとともに、elganaを通じて社員や工場の詳しい状況を確認できる体制が作れれば、不測の事態が起こっても写真を活用しての状況共有や指示出しなど有効な対応が可能になるのではないかと期待しています。
