部門間の連携強化と業務の効率化を目指して。
社内コミュニケーションのチャット移行を計画。
導入のきっかけ
もともと土木や建築などの現場部門では他のビジネスチャットを活用していまして、写真や書類の受け渡しに関してチャットツールが非常に有効だということは認識していました。そのツールの有償化を検討する際に、「有料ならほかにもっと自社に向いているツールがあるのでは？」と考え、チャットツールをいくつか比較したのがelganaを知ったきっかけです。
比較のポイントとなったのは、まず費用です。社内でチャットとメールが混在しているとコミュニケーションが煩雑になる部分があったので、全従業員への導入を前提にチャットツール選びを進めていたのですが、人数が増えると当然、コストも上がってしまいます。そういった事情の中で、自分たちの「やりたいこと」と「コスト」の両面から判断してelganaの導入を決めました。
elganaを本命にした理由は……
費用面での優位性と「やりたいことがすべてできる」こと。
導入の決め手
コスト面で圧倒的にリーズナブルだったことに加え、機能面でもelganaは私たちの望むものを備えたツールだと感じました。写真や書類を手軽に送れることはもちろん、それ以外にも、既読確認できること、誰もが簡単に使えること、管理サイトでファイルを削除するとすぐにデータの保存容量が増えるというところも大きな魅力でした。使い勝手に関しても、試用期間中に何人かの従業員に使ってもらいながら「elganaなら直感的に使える」ということを確認しました。
導入に関しても、従業員自身がアカウント登録をする必要がなく、管理者が一括して登録できるので非常に簡単でした。社内システムに登録されている社員情報をCSVファイルに書き出してelganaに読み込ませるだけでアカウント登録は完了。100個近いアカウントを登録しましたが、要した時間は30分ほどでした。従業員に対する使い方の説明なども不要で、IDとパスワードを配布した後、すぐにほぼ全員が問題なく使いこなせました。
部門間の連携が強化され、タイムリーな対応が可能に。
社内でも工事現場でも時間の短縮と工数の削減を実感。
導入後の効果
社内をシームレスに繋ぐという目的をはじめ、やりたかったことのすべてがelganaで実現できていると感じています。個人間のやり取りはもちろん、部門間の書類の受け渡しなどがかなりスムーズになりましたし、タイムリーな対応も可能になりました。
例えば、土木部門や建築部門では以前から内部連絡用にチャットを使っていたものの、管理部門と繋がっていなかったため、現場からわざわざ会社に戻って報告資料などを送っていました。しかし、elganaで全従業員が繋がったことで、現場から上司への報告確認の為に写真を送って状況を確認してもらうといったことが可能になりました。そのおかげで上司が現場に出向いて確認する回数は軽減されました。それから、現場スタッフの中には社用のメールアドレスを持っておらず、電話でしか連絡できない人もいたのですが、elganaの導入によってそういったスタッフも含め、会社の隅々まで一つにつながることができました。
私たち総務部門でも業務にさまざまな変化が生まれています。情報周知が非常にスピーディになったほか、電話確認などの工数も減りました。例えば、全体会議などの出欠確認は大きく変わったことの一つ。以前は各部門に依頼して出欠確認をしていたため、集計がまとまるまでに一週間くらいかかることもありました。現在はelganaのアンケート機能を使って直接、各従業員に出欠を確認するようにしているので、少し慣れてきた最近は初日にほとんどの従業員から回答を得ることができています。
安否確認ツールとしてelganaを活用する計画が進行中。
現在、私たち総務部ではelganaを安否確認ツールとして活用する計画も進めています。従来の方法では、誰かが会社に来て安否確認のメールを送らなければならず、対応の遅れや返信漏れなど課題が発生していました。そこでelganaのアンケート機能を使って安否確認を行うテストを行ったところ、すぐに全員から回答が届き、これならわざわざ専用ツールを別途導入しなくてもelganaで安否確認できるという手ごたえを得ました。
安否確認用の専用ツールを入れるとなると相応の費用も掛かりますし、日常的に使うものではないので万が一の時に見てくれるかという心配もあります。その点、elganaは、毎日の業務で使うものですから、いつもの習慣の延長で万が一の時にもしっかりチェックしてもらえるのではないかと思います。
もっと便利に安心してelganaを活用するために。
運用ルールの整備や新たな仕組みづくりを推進。
今後の展望
導入してから約半年が経ち、当初は苦手にしていた従業員も含め、みんなが日常的にelganaを使うようになりました。今後は管理面での工夫などにより、より便利に、より安心して使えるような仕組みづくりを進めていきたいと思っています。さまざまなルールづくりやセキュリティ対策、その他にも、私たちがまだ知らない上手な活用法や注意すべき点などもあると思うので、NTTさんにサポートしていただきつつ、弊社なりの運用方法を構築していきたいです。
社内の何人かに話を聞いたところ、elganaに対して機能追加などさまざまな要望が届きました。従業員同士がお互いの予定を確認できるスケジュール機能などは、ぜひ実現させてほしいですね。お互いの予定が分かればアポイントがとりやすくなりますし、相手の行動予定を見られることで各部署の動きやプロジェクトの進捗も把握しやすくなります。ツールの一本化という観点からも、実装してもえると助かります。
※”elgana”は国産ビジネスチャットとして、日本国内データセンターおよび冗長化ネットワークを用いたAWSのクラウド環境にて構築されており、安定した通信環境でご利用いただけます。またご利用時には管理者によるID/PWの払出しと多要素認証ログインによって、高いセキュリティを確保し、お客様情報を守りつづけます。
