橋、道路、河川などのインフラ工事を中心とした総合建設会社。
現場とのコミュニケーション課題をきっかけにelgana®︎の導入を検討。
事業内容について
創業は1986年。地域密着の総合建設会社として、橋や道路、河川などの一般土木工事をメインに、設計や建築、不動産取引などの事業を手掛けています。台風などの災害復旧の工事に関する案件も多く、またインフラ保存のための調査・点検に関する事業は全国規模で展開しています。
現場作業員やオペレータ、技術者などの専門スタッフが社内に揃っており、自社で施工まで完結できることが弊社の特長の一つです。
無償プランでもユーザー数無制限で、セキュリティ面の管理もしっかり。
機能とコストのバランスでelgana®︎を選びました。
導入の決め手
専門スタッフは各地の現場に出向いているため、コミュニケーションに関していろいろと難しい部分がありまして……。以前はプライベートチャットを使っていたのですが、プライベートと仕事の切り分けなどの問題もあり、ビジネスチャットツールの導入を検討することにしました。
いろいろなビジネスチャットを比較したのですが、まず機能面では、ユーザー管理、グループチャットの付加機能、チャットのログの保存期間、添付ファイルの種類などが検討のポイントとなりました。それから、もちろんコストも気になるところです。その点elganaは、フリープランでもユーザー数無制限で使えて、機能に関してもアドミニストレーター権限でしっかりユーザー管理ができる。そういった機能とコストの両面から判断して、「とにかく使ってみよう」ということで導入を決めました。
トップダウンで「これからはelganaを社内連絡用の公式ツールにする」と宣言して導入を進めたのですが、もともとみんなチャットツールに慣れていたこともあって、特に問題は起こりませんでした。ただ、せっかく新しいツールを導入しても浸透しなければ意味がないので、導入当初はツールの使い方や社内ニュースなどを積極的に発信して、こまめにelganaを見る習慣というか、日常的なツールとして認識してもらえるような工夫をしました。導入から2年が経ちますが、今ではすっかり社内で定着しています。
現場の状況を早く具体的に把握できるようになり、より適切な対応が可能に。
既読者を確認できることもelgana®︎の大きな利点ですね。
導入後の効果
elganaを導入した効果としては、コミュニケーションのスピードやレスポンスが良くなったことが大きいですね。外に出ている社員からもすぐに返信や報告が届くので、オフィスに帰ってきて報告してもらうまで現場の詳しい状況が分からないということもなくなりました。まずは電話で報告してから「詳しいことはelganaで」といった使い方もよく見られます。
やはり現場の様子は写真などを見た方がわかりやすいですし、具体的な状況が把握できれば機材の手配などもより正確になります。特に弊社は災害復旧などの仕事が多いので、報告のスピードや正確性は非常に重要です。また、一回の報告で、チーム内だけでなく管理層まで情報が共有されるので、情報が輻輳したり情報共有に漏れが生じたりといった事態も避けられます。送ったメッセージを「誰が」、「何時何分に」読んだかまで確認ができることもelganaの便利なところ。緊急時など一刻を争う場合は、既読者確認機能を利用して未読の人に対して個別にフォローの連絡を入れるようにしています。
報告だけでなく、相談もスムースに。
コミュニケーションの手間と時間が、ずいぶん減りました。
elganaが業務に与えた影響としては、トークルームの活用も挙げられるかと思います。
単なる「報告」だけでなく、各メンバーの予定をすり合わせたり、いわゆる「相談」もelganaなら非常にスムースで、メールよりも格段に便利ですね。
当初は私の方で部署ごとのトークルームを作って各社員を割り振ったのですが、今では社員みずからトークルームを立ち上げて部署をまたいだプロジェクトなどに活用しています。
全社員に一斉配信するためのトークルームも作っていまして、健康診断の案内やコロナ関連情報の周知といった用途に加えて、安全パトロールの結果なども発信しています。現場と関係ないバックオフィスの業務をしている人たちにもそういった情報を共有することで、会社全体での安全意識向上につながりますし、社員みんなに現場で起こっていることや会社全体の状況を知ってもらいたいので。
アンケート機能を活用した安否確認の仕組みを計画中。
山間部などの現場では位置情報機能の活用も。
今後の展望
現在、elganaのアンケート機能を、災害時の安否確認や出動の可否などの情報収集に活用する計画が進んでいます。
チャットで個別に情報を集めることもできますが、それだと集計に手間がかかるんですよね。その点、elganaのアンケート機能は回答結果をCSVで出力できるので、集計が非常に容易です。また「急に状況が変わって出動できなくなった」といった場合でも、elgana上で回答の内容を変更することができるので、よりタイムリーで正確な状況把握ができます。
それから、もう一つ注目しているのが位置情報機能。現場のスタッフは、山奥など住所のない場所に出向くことも少なくないので、そういう時にelganaの位置情報機能を使えば、地図上で「ここです！」と目的地や現在地をおおよそ知らせることができます。今後は積極的に使っていければと考えています。
