愛知県で６つの事業を運営
昭和21年の設立以来半世紀以上続く建設会社
事業内容について
当社は昭和21年の設立以来、半世紀上にわたり「地域社会に貢献する総合建設業」を企業の使命として時代の変化と共に成長してまいりました。建築・土木などの建設産業を基盤に不動産業や、住宅産業、介護・福祉産業、太陽光発電などのエネルギー産業、農業を通じた食産業、といった様々な産業に取り組んでおり、人が暮らしやすい豊かで活気ある街づくりを目指しています。
また持続可能な開発目標(SDGs)にも積極的に取り組んでおり、八洲グループの経営理念「もっと人へ。もっと多様に。未来に誇れる街づくり」に基づき、働き方改革を中心とした取り組み、脱炭素、循環型社会づくりを中心とした取り組みなど14項目に取り組んでいます。
取り次ぎ業務の煩雑さに課題を感じ、ビジネスチャットの導入を検討
導入の決め手
当社がelganaを導入した経緯は、電話や来客の取り次ぎ業務が煩雑でどうにかしたいと考えていたことがきっかけです。これまでは、代表に電話がかかってきたときに、まずは取り次ぎ先の社員の所在を確認していました。見える範囲であればすぐに確認できますが、他のフロアにいる場合は、都度フロアを移動して姿を確認する必要があります。不在の場合はお客様にその旨を伝え、そのあとに取り次ぎ先の社員にも電話があったことを連絡する必要があります。これら一連の取り次ぎ業務が一日の約半分程を占める場合もあり、本来の業務が中断されることで効率も悪くなり大きな負荷となっていました。そのようなこともあり、ITを活用した効率化を行うべく、全社員へスマートフォンの導入が決定したタイミングで、ビジネスチャットの導入も検討することにしました。
他のITツールも導入していたので、それらとできるだけ機能が重複しないものがいいと考えていました。そんな中でelganaの存在を知り、シンプルな機能で使いやすい点が決め手となり、導入することにしました。グループ会社では他のビジネスチャットを導入しているところもありましたが、それらは既に利用しているサービスと重複する機能も多くあったため、全てelganaで統一することにしました。
導入に関しては、社内で活用方法がイメージできる説明動画を作成したこともあり、スムーズに定着することができました。3か月もしない内に日常的に”elgana”というワードがでてくるようになり、業務とは切り離せないツールになっていました。
定着が順調に進んだこともあり、トークルーム数がフリープランの上限である20を超えるケースも多く、使用容量も多かったことから、ベースプランに変更することにしました。導入当初はベースプランになるとは考えてもいなかったですが、トークルーム数や容量も制限なく利用することができ、これまで以上に活用が活発になったのでよかったです。
業務の効率化に加え、確実な情報共有が可能に
導入後の効果
効果としては大きく2つあります。
１つ目は取り次ぎ業務の効率化です。これまで非常に大きな負荷となっていた取り次ぎ業務ですが、来客・電話があった際に、直ぐにelganaで取り次ぎ先の社員に連絡できるので、大幅に工数を削減することできました。従来は、取り次ぎ先の社員が社内にいるか確認が必要でした。内線をかけてつながらなければ、実際にいるのか姿を確認しに行くこともしていましたが、elganaで直接取り次ぎ先の社員に連絡することで、そのような無駄も省くことができています。
2つ目は社内の情報共有を漏れなく行うことができるようになったことです。弊社では新型コロナウイルスの影響をうけ、直行直帰の働き方が主流になっています。事務所にいれば、口頭で伝えることができますが、直行直帰だとそうはいきません。メールだと読まれているかどうかわからない、電話はタイミングが合わないことが多いなど、直行直帰による情報共有の難しさというのも感じていました。しかし、elganaを使うことで、社内の共有事項も、社員が事務所におらずとも全員へ確実に届けることできるようになりました。既読者確認機能もあるので、誰が確認しているかもわかるようになったのがよかったです。確認してほしい担当がまだ確認していない時は、リマインドを送ったりすることもあります。
内定者との連絡ツールとして活用
また新卒採用の内定者ともelganaで連絡をしています。私用のチャットツールでのやり取りも可能ではあるのですが、とくに高卒の内定者とは直接電話することができないため学校を介して連絡を取っていました。そうすると、どうしても連絡に時間がかかってしまうため急ぎの連絡を取りたい際に不便を感じていました。しかし、elganaであれば初めに必要な情報を学校に伝え、内定者に共有してもらうことですぐに利用することができます。また、管理された環境のためセキュリティ面でも安心して活用することができます。さらに、入社前からelganaを活用してもらうことにより、使い方を覚えて頂くことができ入社してすぐスムーズに社内コミュニケーションが取れるというメリットも感じています。
活用の幅を広げ更なる効率化を目指す
今後の展望
今後はインターンでも活用する予定です。2023年度卒などのように年単位でグループを作成し、インターン終了後は不要であればグループごと削除するなどの運用方法を検討しております。
他にも、社外の方との連携やファイル保存用のストレージとしての活用も考えており、elganaが今後さらに良くなっていくことを期待しております。
