安否確認の必要性
そもそも企業にとって、なぜ従業員の安否確認を行う必要があるのでしょうか。ここでは、安否確認の必要性を３つの観点から解説します。
従業員の安全確保
災害時や緊急事態の発生時において、従業員の所在や安否を迅速に確認することは企業の最優先事項です。安否確認を迅速に行うことで、必要な支援ができます。適切に初動対応ができれば、二次被害の防止につながり、従業員の安全を最大限に守れます。
また、企業側から気にかけてもらえることで、従業員とその家族は安心感を得られ、ひいては組織全体での信頼関係の強化にもつながるでしょう。
企業の社会的責任の遵守
企業は「安全配慮義務」に基づき、従業員の安全を守る社会的責任があります。適切に安否確認が行われれば、安全配慮義務を果たすことにつながり、社会からの信頼を得られます。
企業イメージの向上や取引先からの評価にも影響し、企業の成長に寄与するでしょう。社会的責任を果たす企業としての姿勢を示すことで、従業員が安心して働ける環境づくりにもつながります。
事業の継続と復旧
緊急時に出勤可能な従業員の人数を把握することは、事業継続計画（BCP）の実効性を高めるうえで重要です。安否確認を行うことで、復旧作業や業務の継続に必要な人材を適切に把握・配置できます。事業の早期復旧を目指し、顧客や取引先への影響を最小限に抑えるためには、企業が確実に安否確認を行う必要があるといえるでしょう。
企業が適切に安否確認を行うための方法については、以下の記事で解説しています。
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ビジネスチャットで安否確認をするメリット
ビジネスチャットを活用することで、ほかの方法に比べて安否確認の効率性や確実性が大幅に向上します。ここでは、ビジネスチャットで安否確認をするメリットを見ていきましょう。
リアルタイムに状況確認ができる
ビジネスチャットはリアルタイムで安否確認をしやすいのが最大の特長です。電話やメールでも状況確認はできるものの、電話だと相手が通話口に出られなければ目的は果たせず、メールだとタイムラグが生じます。その点、ビジネスチャットでは双方向のやり取りがスムーズに行え、迅速に情報共有できます。
また、既読確認機能があるツールなら、相手がメッセージを確認したかどうかを把握でき、返信を待たずに次の対応に移行できます。これにより、緊急時の初動対応が大幅にスピードアップし、従業員の安全確保につながるでしょう。
情報収集を効率化できる
ビジネスチャットのグループチャットやタスク管理機能、アンケート機能を活用することで、一度に多数の従業員への安否確認が可能です。たとえば、ビジネスチャット「elgana」では、「Biz安否 for elgana」と連携することで、安否状況の自動収集やテンプレートを活用した健康状態の把握を迅速に行うことができます。
このようにビジネスチャットを活用することで、管理者の負担を軽減しつつ、正確かつ迅速に従業員の安否状況を集計できるでしょう。
コストを抑えられる
安否確認専用のシステムを導入する場合、高額な初期投資や運用コストが発生する可能性があります。一方で、ビジネスチャットは初期費用や運用コストを安価に抑えられます。なお、ビジネスチャット「elgana」と連携できる「Biz安否 for elgana」は、安否確認専用システムでありながら運用コストが低いため、コストを抑えたい企業にとって最適なツールです。
ビジネスチャットは日々の業務でも活用できる
ビジネスチャットは安否確認だけでなく、日常業務のコミュニケーションツールとしても高い有用性があります。具体的には、プロジェクトの進捗管理や書類ファイルの共有、スケジュール調整など、多岐にわたり業務の効率化が期待できます。
ビジネスチャットの活用頻度が多くなることで、従業員がツールの扱いに慣れ、緊急時の対応もスムーズになるでしょう。
ビジネスチャットで安否確認をスムーズに行うためのポイント
ビジネスチャットを安否確認で効果的に活用するには、いくつかのポイントがあります。ここでは、ビジネスチャットで安否確認をスムーズに行うための重要なポイントを見ていきましょう。
運用ルールを設定する
緊急時に安否確認をスムーズに行うには、明確な運用ルールを設定しておくことが重要です。メッセージの送受信方法や初動対応の手順、責任者の役割分担などを事前に決めておくことで、緊急時にも混乱を最小限に抑えられます。
ルールを設定したら、必ず従業員全体に周知徹底してください。なお、運用ルールは定期的に見直しや改善を行い、ビジネスチャットをより効率的に運用できるようにしましょう。
定期的に訓練を実施する
緊急時に迅速かつ的確に安否確認を行うには、日頃から定期的に訓練しておくことが重要です。模擬的な安否確認や避難訓練などを実施し、従業員の対応力を高めましょう。訓練を通じて課題を洗い出し、運用ルールの改善につなげることが大切です。また、訓練結果を従業員と共有することで、組織全体の意識向上にも寄与します。
セキュリティ対策を徹底する
ビジネスチャットを安否確認で活用する際は、従業員の個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策が極めて重要です。誤送信や不正アクセスの防止ができる機能が整ったビジネスチャットを選びましょう。
「elgana」ならセキュリティ機能を豊富に備えており、安心してご利用いただけます。具体的な機能としては、情報漏えいや不正アクセスを防止する機能や管理者権限の設定、ログの監視などがあります。実際にビジネスチャットを導入したら、従業員にセキュリティ教育を行い、全社的なリスクマネジメントを徹底しましょう。
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」を安否確認で活用している事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」を安否確認で活用している事例を２つ紹介します。
迅速な情報共有と社内連携により震災の復旧対応に貢献｜北陸電力送配電株式会社
北陸電力送配電株式会社では、これまで屋外での作業の際に電話や無線で情報共有をしていましたが、通信回線の不具合が発生することが多く、迅速な対応が困難な状態になっていました。さらに、コロナ禍によって在宅勤務者が増えていたことで、社内コミュニケーションを円滑化できるツールの導入が急務となっていました。
そこでビジネスチャット「elgana」を導入したところ、現場と事業所間の連携が円滑になり、迅速かつ柔軟に対応できるようになっています。能登での災害発生時の復旧作業でも「elgana」が活躍しました。セキュリティ機能も充実しており、安心して利用できる点でも社内で高い評価を得ています。
導入事例 北陸電力送配電株式会社
BCP対策の一環として「elgana（エルガナ）」を導入｜社会福祉法人若竹会
岩手県宮古市を中心に福祉サービスを提供している社会福祉法人若竹会では、連絡手段が統一されておらず、情報伝達の漏れや遅れが発生していました。震災時やコロナ禍では電話連絡で対応していましたが、効率性を考えると限界があると感じていました。
そこで、双方向のコミュニケーションをリアルタイムにできるビジネスチャットとして「elgana」を導入しました。導入後は、情報の周知漏れが減少し、施設間のコミュニケーションが円滑になっています。また、既読確認機能によりメッセージの確認状況も把握でき、全社に確実に情報が届くようになっています。
導入事例 社会福祉法人若竹会
企業の安否確認にはビジネスチャット「elgana（エルガナ）」がおすすめ！
従業員の安全確保や事業継続の観点から、安否確認は企業にとって欠かせない取り組みです。安否確認にはビジネスチャットを活用し、情報収集の効率化やコスト削減を実現しながら、従業員が安心して働ける環境を整えましょう。
ビジネスチャット「elgana」は、高度なセキュリティ機能や日頃の業務で役立つ豊富な機能を備えたコミュニケーションツールです。また、elganaと連携できる「Biz安否 for elgana」も導入することで、普段から使い慣れているスマートフォンに安否確認の通知が来るようになり、緊急時でも見逃さなくなります。その結果、安否確認に対する回答率が高まり、効果的な運用を実現できます。ぜひ信頼性と使いやすさを兼ね備えた「elgana」「Biz安否 for elgana」を導入して、緊急時でもスムーズに対応できる体制を整えてはいかがでしょうか。
