ビジネスチャットで業務効率化を実現した成功事例
ビジネスチャットの主な導入メリットに、業務の効率化があります。ここでは、ビジネスチャットを導入して、実際に業務効率化を実現した成功事例を紹介します。
「elgana（エルガナ）」ならではの豊富な機能で業務の円滑化を実現｜株式会社ビーエムアドバンス
ビルメンテナンス事業を展開する株式会社ビーエムアドバンスでは、使用していたビジネスチャットの使い勝手に不満がありました。「elgana」は、PDFをはじめとするさまざまなファイルの送受信や詳細なメッセージ検索ができることから、従来のビジネスチャットからの切り替えを決めました。
導入後は、機能性の高さや使い勝手のよさが功を奏してスムーズに社内全体に浸透し、社内コミュニケーションが円滑になっています。また、電話連絡が減り、記録を残す意識も高まりました。また、リアクション機能を活用してタスク管理を効率化し、業務の進捗確認が一目でできるようになりました。
連絡手段のDX化により情報周知にかかる業務効率が改善｜静岡中央新聞販売株式会社
静岡市内で新聞配達と営業を行う静岡中央新聞販売では、連絡手段がFAX主体で情報共有に多くの手間とコストが発生していました。そこで、FAXに変わるツールを探していたところ、手厚いサポートを受けられるビジネスチャット「elgana（エルガナ）」に出会い、試験運用を経て導入を決めました。
業務連絡をelganaに一本化したことで、電話・FAX連絡の煩わしさが解消され、業務の“見える化”を実現しています。また、情報をリアルタイムに共有できるようになったことで、スタッフ間のコミュニケーションが活発化しました。
ビジネスチャットで情報共有の円滑化を実現した成功事例
ビジネスチャットは、情報共有を円滑化できるコミュニケーションツールです。ここでは、実際にビジネスチャットで情報共有の円滑化を実現した成功事例を紹介します。
リアルタイムな情報共有の実現により迅速かつ正確な対応が可能に｜善通寺市消防本部
善通寺市消防本部では、火災、救急、自然災害など一刻を争う状況で、現場と本部を迅速につなげられる連絡手段が必要でした。これまではプライベートチャットを利用していましたが、セキュリティ面に不安があったため、ビジネスチャットの導入を検討していました。
「elgana（エルガナ）」導入後は、現場の状況把握が正確かつ迅速になり、対応が後手に回ることが減少しています。また、情報周知の見落としも減り、市民の安全・安心を守るための連絡体制の強化につながっています。
オフィス外の従業員との情報共有がスピーディーに｜コムウェア・ファイナンシャル・システムズ
保険会社のシステム開発を手掛ける同社では、客先常駐者のセキュリティ制約やコロナ禍による在宅勤務の増加で、タイムリーな社内連絡が難しいといった課題がありました。
そこで社員のプライバシーに配慮しつつ、インターネット環境さえあれば場所の制約がない「elgana（エルガナ）」を導入しました。elganaを導入したことで、全社員へのリアルタイムな一斉周知が可能となり、タスクの依頼や確認へのレスポンスが向上しています。また、多様な環境で働く社員とのコミュニケーションが円滑化し、業務効率が向上しました。
ビジネスチャットで社内コミュニケーションの活性化を実現した成功事例
社内コミュニケーションの活性化を目的に導入されることも多いビジネスチャット。ここでは、ビジネスチャットで社内コミュニケーションの活性化を実現した成功事例を紹介します。
拠点間の連絡や保育士同士のコミュニケーションが活性化｜社会福祉法人大津せんだん会
滋賀県大津市で３つの保育施設を運営する社会福祉法人大津せんだん会では、対面での業務連絡が中心で、保育士は子どもと向き合う時間の合間に会議や打ち合わせを行っていました。
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」導入後は、業務連絡のほとんどがチャットで完結し、限られた時間を有効活用できています。内線連絡に煩わされず、子どもたちに専念できるようになりました。職員同士の気軽なコミュニケーションの手段としても浸透し、情報伝達の正確性とタイムリーさが向上しています。
社員もアルバイトも「elgana（エルガナ）」で連携｜株式会社JR西日本ホロニック
JR西日本ホロニックが運営する梅小路ポテル京都では、スタッフ間の連絡手段が統一されておらず、情報共有に漏れや確認不足が生じていました。また、マネジメント側が現場の状況を把握できておらず、どのような問題が発生しているかが見えていませんでした。
ビジネスチャット「elgana（エルガナ）」を導入することで、必要十分な機能を低コストで利用でき、社員やアルバイトを含む全スタッフへ情報を共有しやすくなっています。また、コミュニケーションの精度とスピードが向上しただけでなく、現場の状況も可視化され、業務の問題解決にもつながっています。
ビジネスチャットでセキュリティ対策の強化を実現した成功事例
ビジネスチャットの特長として、セキュリティ機能が充実していることもあげられます。ここでは、ビジネスチャットでセキュリティ対策の強化を実現した成功事例を紹介します。
仕事とプライベートの切り分けにより社内の安心感につながった｜ビジネスレンタリース株式会社
関西圏でBtoB向けレンタカーサービスを展開するビジネスレンタリース株式会社では、外出中の社員へ迅速に情報伝達できる手段を探していました。しかし、プライベートチャットを業務で使用するのは情報漏えいのリスクが懸念されるため、ビジネスチャットの導入を検討していました。
「elgana（エルガナ）」にはアカウントの一括管理機能やログ管理などのセキュリティ機能があり、同社のセキュリティポリシーに準拠したコミュニケーション環境を整備できました。導入効果として、情報漏えいリスクの低減だけでなく、業務とプライベートの切り分けも実現しています。また、従業員同士で手軽なコミュニケーションが可能になり、迅速かつタイムリーに情報共有できるようになっています。
「elgana（エルガナ）」の導入でインシデントを未然に防ぐ体制の構築に貢献｜株式会社いーふらん
「おたからや」を展開する株式会社いーふらんは、従業員数の急増に伴い、全員が自宅や外出先からでも安心して業務連絡ができるツールを探していました。プライベートチャットはセキュリティレベルが低いうえに、ハラスメントなどの問題も発生する可能性があるとして、ビジネスチャットの導入を決めました。
「elgana（エルガナ）」は、内部統制に役立つアカウント管理や機能制限、スクリーンショット通知などのセキュリティ機能が搭載されており、ニーズに合致していました。導入後は、インシデントを未然に防ぐ仕組みを整備でき、ログ管理により万が一の事態でも迅速かつ適切に対応できるようになっています。また、社外からでも安心して連絡できる環境を構築できたため、従業員間のコミュニケーションが円滑化されています。
成功事例から見える効率的なビジネスチャット導入のためのポイント
ここでは、成功事例から見える、ビジネスチャットを効率的に運用するためのポイントを紹介します。
運用目的が明確になっている
ビジネスチャットを導入する際、まずは自社の課題やニーズを明確にすることが重要です。たとえば、情報共有の円滑化やリモートワークへの対応、セキュリティの強化など、具体的な目的を設定します。そのうえで、目的を達成するために必要な機能を持つツールを選定しましょう。
紹介した成功事例では、導入目的がはっきりしているため運用がスムーズに進み、高い効果を生み出しています。ビジネスチャットの導入目的が明確であれば、従業員もツールの価値を理解しやすく、積極的に活用する意欲が高まるでしょう。
社内連絡手段をビジネスチャットに集約している
ビジネスチャットの導入後、メールや電話、FAXなどの複数の連絡手段を併用せず、情報共有をビジネスチャットに一本化している企業が多く見られます。これにより、情報が分散することなく、必要な情報を迅速かつ的確に伝達できているといえるでしょう。
また、過去のやり取りを検索機能を使って簡単に参照できるため、コミュニケーションの効率が大幅に向上します。連絡手段をビジネスチャットに統一することで、情報の見落としや伝達ミスを防げるため、結果的に業務効率化につながります。
活用方法やルールを従業員に周知している
単にビジネスチャットを導入するだけでは、効果を最大限に引き出すことができません。ビジネスチャットの運用に成功している企業では、活用方法の教育や運用ルールの設定・周知を徹底しています。たとえば、トークルームのつくり方、リアクション機能の使い方、セキュリティに関する注意点などを明確にし、全従業員が共通の理解を持つようにしています。
その結果、業務の効率化や円滑な情報共有が実現できています。ビジネスチャット「elgana」なら、サポート体制が充実しており、導入時のフォローや同業他社の事例共有など、運用開始直後からスムーズにご利用いただける環境を整えています。
ビジネスチャットを導入するなら「elgana（エルガナ）」がおすすめ！
ビジネスチャットの導入で効果を上げるためには、運用目的の明確化、連絡手段の統一、活用方法やルールの周知が鍵となります。これらのポイントを押さえたえうえで、ビジネスチャットを導入・運用しましょう。
「elgana」は、シンプルで使いやすいインターフェースと業務に役立つ豊富な機能を備えています。たとえば、タスク機能やアンケート機能、ファイル一覧機能、メッセージ検索機能などを活用することで、業務の効率化や情報共有の円滑化を実現できるでしょう。
また、サポート体制が充実しており、導入後の疑問や不安もすぐに解消できます。ビジネスチャットを通じて業務効率化やコミュニケーションの活性化をはかりたい企業の担当者の方は、ぜひ一度ご相談ください。
