振袖・袴のレンタルと撮影サービスを提供。
大阪・兵庫・奈良で7店舗を展開。
導入のきっかけ
弊社では、成人式の振袖や卒業式の袴のレンタルとそれらに付随する写真撮影を主な事業としています。従業員数は50名。店舗間のコミュニケーションやグループ全体の連絡手段としてelganaを活用しています。
以前は1年半ほど他のビジネスチャットの無料プランを利用していました。しかし、プラン改定でアカウントの人数上限数が変更され、上限を超えてしまう状態になってしまったんです。そのまま有料プランに切り替える選択肢もありましたが、データ容量の面でしばしば不足を感じることもあったため、あらたなツールも比較して移行を検討することにしました。
コストを抑えつつ、必要十分なデータ容量を確保。
ユーザー管理機能もシンプルで簡単。
導入の決め手
検討候補となったチャットツールは2種類。一部のスタッフが自分の端末にインストールして、2週間ほど試用しながら検証を行いました。検証のポイントとしては、とにかく「操作が簡単で、連絡がスムーズにできること」が大前提。それから、弊社の業務では画像や動画を頻繁に送るのでデータ容量や送受信の軽さも重要なポイント。そういった要件と価格のバランスを検討した結果、elganaのベースプランを選びました。
店舗のスタッフの中にはITツールに慣れていない人も多いのですが、elganaはプライベートチャットのように誰でも直感的に使えます。またデータ保存容量制限に関しても、elganaは1人あたり10GB付与されるため、業務上十分に事足ります。画像を送受信する際のレスポンスも、比較検討した某チャットツールは送受信に5秒くらいかかってすごくストレスがあったのですが、elganaはポンッと送ればパッとすぐに届きます。
アカウント登録などユーザー管理に関してもelganaはとても楽ですね。まず設定方法がシンプルでわかりやすい。それから、管理者側でパスワードの発行ができるので、もしスタッフがパスワードを忘れてもすぐに復旧できます。そういった管理者側の使い勝手も、他のツールよりelganaの方が優れていると感じました。
elganaを活用して、店舗間の横のつながりを強化。
在庫確認などの情報共有スピードが向上。
導入後の効果
elganaを導入したことで業務連絡などのレスポンスが格段に早くなりました。特に在庫確認などの業務で、とても大きな効果を感じています。
弊社では7店舗それぞれに在庫管理担当を配置しているのですが、以前は「この振袖は、どこに在庫がありますか？」といった確認をするために、店舗の在庫管理担当から店長に連絡して、その店長が他店の店長に連絡して、そこからさらに各店の在庫管理担当に連絡するといった流れで確認していました。しかし、今は全店の在庫管理担当が登録されたグループがあるので、そこにメッセージを送るだけで「うちのお店に在庫あります！」「明日には届けられます！」といった回答がすぐに戻ってきます。こういった変化は、業務効率化ということはもちろん、お客さま対応のスピードアップという部分でも非常に大きな効果だと感じています。その他にも、SNSへの投稿もかなり早くなりました。どこかの店舗が「この写真を投稿して！」とメッセージを送れば、その日のうちにアップされるようになりました。
データ容量制限を気にすることなく画像や動画を送れる。
ツール選定の重要な要件だった画像や動画の送受信に関しても、まったくストレスなく使えるので非常に助かっています。弊社では在庫確認などで、日々、たくさんの写真を送り合っているのですが、データ容量の面で不足を感じることはありません。現在のところ、データ使用量は1か月に約0.5GB。それに対してデータ容量の上限は、50アカウントを契約しているので合計500GB。今のペースでデータが貯まっていっても80年以上は使用できます（笑）。
チャット以外の機能では、音声通話も使います。急いで誰かに電話したいけど携帯電話の番号がわからないといった時でも、elganaなら必要な時にすぐに電話をかけることができます。プライバシーの観点から会社に携帯番号を知らせていないスタッフもいますが、elganaがあることで全社員に電話できるようになりました。しかもelganaの場合、音声通話はデータ容量制限の範囲外なので助かります。
elganaを社内コミュニケーションの基本ツールに。
シンプルで長く使えるツールであり続けてほしい。
今後の展望
今後は、elganaを社内コミュニケーションの基本ツールにしていきたいと考えています。チャットも、音声通話も、さらにWEBミーティングもelganaに一本化できたらいいですね。それから、もし可能であれば、スタッフみんなが業務予定を登録できるカレンダー機能を追加してもらえるとありがたいです。しかも文字で細々と入力するのではなく、スマホを見ながらドラッグ＆ドロップで「接客」「休憩」といった予定を時間ごとに入れられたらベストです。
これから先、elganaに望むのは「シンプルで長く使えるツール」であること。機能満載で複雑になると、使う側も混乱しますし、管理する側もレクチャーのための時間や手間が増えてしまいます。誰でもサポートなしで直感的に使い続けられるのが理想です。
