部署間のコミュニケーションが重要な理由とは
部署間のコミュニケーションは、業務フローの整備や職場の環境づくりなどの組織運営において重要なポイントです。ここでは、部署間のコミュニケーションが重要な理由を解説します。
組織全体の結束力が高まる
部署間コミュニケーションが活性化することで、社員同士の一体感が生まれ、目標に向かって一丸となって業務を遂行できます。それぞれの部署が持っているノウハウや知識の共有もでき、個人のスキルアップや組織力の向上につながるでしょう。トラブルが発生した場合でも、部署間で連携できていれば迅速な解決に向けた協力体制が構築できます。
生産性の向上につながる
部署ごとに個別で業務を進めるより、会社全体で意見交換をしながら協力することで、生産性の向上が実現できます。たとえば、重要なプロジェクトのタスクを複数の部署で分担し、各部署が得意とする領域を担うことで、よりスピーディーに業務を完遂できるでしょう。また、業務効率化のためのノウハウを部署間で共有する社内文化が生まれれば、会社全体での業務効率の改善にも寄与します。
働きやすい環境がつくれる・離職率が低下する
会社全体でのコミュニケーションが活発になれば、社内の雰囲気が明るくなり、風通しの良い職場環境がつくれます。風通しの良い職場環境は、社員のストレス軽減や組織への信頼度向上につながるだけでなく、業務に対するモチベーションも向上するでしょう。また、雰囲気が良く働きやすい職場環境では、社員間の人間関係トラブルによる離職が減少し、定着率の改善が期待できます。
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新たなアイデア・イノベーションが生まれる
それぞれの部署が持っている知識やノウハウを持ち寄り、意見交換が活発化することで、シナジー効果が生まれます。たとえば、新たな商品やサービスなどのビジネスアイデアやイノベーションが生まれやすくなり、会社の業績向上や組織の発展スピードが早まるでしょう。自分が関わる業務だけに没頭していると、視野が狭くなったり思考の偏りが生じやすいため、部署間でのコミュニケーションを増やして新たなヒントを得るきっかけをつくることが重要です。
部署間のコミュニケーションがうまくいかない３つの原因
そもそも部署間のコミュニケーションがうまくいかなくなるのは、どのような原因があるのでしょうか。ここでは、部署間のコミュニケーションがうまくいかない原因を３つ紹介します。自社に該当していないかチェックしてみてください。
他部署とコミュニケーションをとる機会が少ない
それぞれの部署内で業務が完結している場合は、他部署とコミュニケーションをとる機会が自ずと少なくなりがちです。コミュニケーションの頻度が少ないと、他部署からは業務フローが見えづらく、理解もなかなか深まっていきません。そのため、社員は部署間連携のメリットや効果を実感できず、いざコミュニケーションを促しても「面倒だ」と感じる原因にもなりかねません。
他部署と連携する体制が整っていない
部署間コミュニケーションがうまくいかない原因には、推進する担当者やリーダーがいなかったりルールが存在しないなど、他部署と連携する体制が整っていないことが考えられます。各部署の社員が部署間連携の必要性を感じておらず、消極的な場合に陥りやすい問題です。また、職場の風通しが悪く、部署間の信頼関係を築けていない場合にもコミュニケーションが生まれにくくなるといえます。
組織のビジョンが浸透していない
組織全体でビジョンの共有がされていなかったり、浸透していなかったりといった状況では、組織の目標を実現するよりも、社員の目的が日々のタスクをこなすだけになりがちです。社員が働くうえで組織のビジョンを意識していなければ、積極的に部署間でコミュニケーションをとる必要性も理解しにくくなります。ビジョンが浸透していない状況下では、組織全体で業務に対するモチベーションに差が生じてしまい、部署間コミュニケーションがうまくいかない原因となるでしょう。
部署間のコミュニケーションを改善・強化する６つの方法
ここでは、部署間のコミュニケーション不足を改善・強化する６つの方法を紹介します。部署間のコミュニケーションに課題を抱えている際の解決策としても取り入れてみてください。
ビジョンを浸透させる
部署間コミュニケーションを促進し、社内の結束力を高めるには、組織ビジョンの浸透が不可欠です。会社としてのビジョンや目標を、社員に共有・浸透させることで意識改革を図り、組織全体の一体感を生み出せます。経営層が自らビジョンについて発信できる場を定期的に設け、目標を実現するためには何をすべきかを社員同士で意見交換をしながら業務に取り組むことが重要です。日頃から互いに助け合う意識が生まれる環境づくりを行いましょう。
社内イベントを開催する
部署間コミュニケーションの機会を増やすために、ランチ会や社員旅行などの社内イベントを開催するのもおすすめです。業務から離れた場所でコミュニケーションを取ることで、部署間の垣根を払拭でき、人間関係の構築につながります。社内イベントで交流した経験がある相手であれば、業務でもスムーズに意見交換ができるしょう。
社内勉強会・セミナーを実施する
オフライン・オンラインで勉強会やセミナーを実施すると、スキルアップを図りながら社内コミュニケーションを促進できます。具体的には、チームビルディング研修でランダムに各部署のメンバーでチームを組み、グループワークを行うことで、他部署の考え方や風土の理解が深まります。ほかにも、部署間インターンを導入して、さまざまな部署の業務を経験させるのも効果的です。
フリーアドレス制度の導入や共有の休憩場所を設置する
フリーアドレスとは、オフィスで各社員の指定席を設けず、日によって席を自由に移動できる制度のことです。フリーアドレス制度を導入すれば、部署や役職に関わらず誰とでも隣の席になる可能性があるため、相手の業務内容や考え方を理解できるなど、自然と交流を生むきっかけになります。また、全社共有の休憩場所があれば部署ごとの隔たりがなくなり、仲間意識や組織への帰属意識が芽生えるでしょう。
社内報を発信する
各部署の情報や目標、部署ごとの取り組みなどを定期的に社内報で発信することで、部署間の相互理解が深まりやすくなります。紙での社内報のほかに、オンラインでの発信を取り入れている企業も増えており、コストや手間を抑えたうえで、部署間コミュニケーションを推進できます。組織の全体像の把握を促すために、社員にはスキマ時間や休憩時間に読んでもらいましょう。
ビジネスチャットを導入する
ビジネスチャットは、部署間コミュニケーションの推進に向いているツールです。社内イベントやセミナーの実施には手間や時間、コストがかかりますが、ビジネスチャットであればアプリを導入するだけで気軽にコミュニケーションが取れます。
たとえば、ＮＴＴ西日本が提供するビジネスチャット「elgana」にはチャット機能のほかに、通話機能やスタンプ機能などもあり、部署間コミュニケーションの手段として非常に有効です。
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ビジネスチャット「elgana」で部署間コミュニケーションを強化した事例
八洲建設株式会社では、部署間連携における取り次ぎ業務の煩雑さやリアルタイムでの情報共有の難しさが課題でした。これまでは、取り次ぎ先の社員の所在確認や、口頭での伝達に手間がかかっていました。また、取り次ぎ業務を行う社員は自分の業務を中断しなければならず、組織全体での業務効率も悪くなっていました。
課題解消のために「elgana」を導入したところ、所在確認をチャットで簡単に行えるようになり、担当者の手間が大幅に削減されました。リアルタイムでの情報共有も実現でき、部署間コミュニケーションの円滑化に役立っています。
導入事例 八洲建設株式会社
部署間コミュニケーションの強化には「elgana」がおすすめ
部署間のコミュニケーションは、組織の結束力を高めるだけでなく、生産性の向上や風通しの良い職場づくりにつながります。意見交換が活発になることで、新たなアイデアやイノベーションが創出され、組織の発展にも寄与するなど、会社にとっても大きな影響が期待できるでしょう。
部署間コミュニケーションがうまくいかない企業では、他部署と連携する体制が整っていないことが背景にあります。コミュニケーションを推進するためには、まず組織のビジョンを浸透させたうえで、社内イベントの開催やフリーアドレス制度の導入、ビジネスチャットの活用などがおすすめです。
ビジネスチャット「elgana」は、部署間コミュニケーションにおける、情報共有の円滑化や業務効率化を実現できます。アプリ内で全社員の連絡先を検索でき、目的に応じたチャットルームの作成も可能です。アンケート機能を活用することで、さまざまな部署との意見交換も気軽に行えるメリットもあります。部署間コミュニケーションを活性化させる手段として、ぜひ「elgana」の導入をご検討ください。
