3分でわかる

ビジネスチャットとは?

ビジネスレンタリース株式会社 ビジネスレンタリース株式会社

導入事例

ビジネスレンタリース株式会社

elganaで円滑な社内コミュニケーション環境を実現!プライベートとの切り分けでセキュリティ対策も安心。

情報セキュリティは、今や企業にとって必須の課題となっています。しかしその一方で、コミュニケーション手段の多様化によって、情報の一元管理が難しくなっている状況も生まれています。関西圏を中心にB to B向けレンタカーサービスを展開するビジネスレンタリース株式会社では、社内のチャットツールをelganaに一本化することで、よりセキュアなコミュニケーション環境への転換を図りました。
今回は、常務取締役の西村孝太郎さんと、elganaの運用を手掛ける総務課の西村孝大さんに、elganaを導入した背景や導入後の効果などについてお話を伺いました。

掲載内容は取材時点の情報となります。最新のご利用条件等サービス内容詳細は料金プランをご確認ください。

  • 課題

    • 外出中の社員に対するスピーディかつタイムリーな情報伝達手段が必要だった
    • 一部の社員が業務でプライベートチャットを使用しており、情報漏洩等の懸念があった
  • 導入の決め手

    • アカウントの一括管理(メールアドレスなしでもアカウント発行が可能)
    • サービス提供元(NTT西日本グループ、営業担当者)に対する信頼感
    • 情報漏洩等の防止に役立つ各種管理機能(写真等の共有に関する制限、ログ管理など)
  • 効果

    • セキュリティポリシーに準拠したコミュニケーション環境が整備できた
    • 全従業員との手軽にコミュニケーションが取れるようになった
    • 業務とプライベートの切り分けが可能になった

お話を伺った方

常務取締役 西村 孝太郎 氏
総務課 西村 孝大 氏

事故や修理などの際の「代車」を中心に、
法人向けレンタカー事業を展開。

事業内容について

弊社のレンタカー事業は、事故や故障でマイカーが使えなくなり困ったという時の「代車」としてご利用いただくことをメインとしています。損保会社や自動車販売店からの依頼に基づき、一般の企業や個人のお客さまに自動車をお貸しするというケースが多く、車両のお届けや引き取りも、弊社のスタッフが直接、お客さまのもとまでおうかがいして対応しています。
お客さまの多くは事故や故障で困っている状態なので、スピーディな対応が求められることが多く、そのためにはスタッフ間の連携やコミュニケーションが非常に重要となります。

プライベートチャットの業務利用に危機感。
情報セキュリティ対策の一環としてelganaを導入。

導入の決め手

業務の特性上、外出先にいるスタッフが多く、以前は外出時の連絡は基本的に電話で行っていました。しかし、いつしか一部のスタッフが自主的にプライベートチャットを使いはじめまして……。弊社では免許証などお客さまの個人情報も扱っていますので、プライベートチャットの利用はセキュリティ的に不安があります。そこで、より安心なチャットツールを会社から提供することで、この問題の解決を目指しました。
いくつかのビジネスチャットを検討する中で、特に重視したのは「管理機能」です。誰でも自由にアカウントが作れるものだと “なりすまし”なども容易にできてしまいますから、そういったリスクをシステム的に防げることが第一の条件。そして、万が一、情報漏洩が発生した際に、その原因が究明できるようにログの管理ができること。そういった観点で比較検討した結果、NTTという国内の大手企業が提供しているという安心感と、日頃からとてもお世話になっている営業担当の方への信頼感もあってelganaを選びました。

情報セキュリティの重要性を説明し、導入を推進。
全スタッフが安心して情報共有できる環境に。

弊社では、社員に社用の携帯電話を貸与しているほか、アルバイトスタッフにも共用の携帯電話を用意しておりまして、現在はすべての端末にelganaをインストールしています。
導入にあたっては、じつは社員の一部から「なんでプライベートチャットではダメなの?」といった声もありました。しかし、会社にとってもお客さまにとっても情報セキュリティは非常に重要な問題。そのことを管理職を通じて各スタッフへ説明し、トップダウンでelganaへの転換を推進しました。

elganaの導入効果としては、セキュリティポリシーに準拠した体制を整えられたことが、まず第一に挙げられます。弊社の業務では、免許証情報やレンタルした自動車の傷などを写真に撮って共有する機会が多くあるのですが、elgana上から写真を撮ると端末のカメラロールには写真データが残らないので安心です。チャット内容に関しても、スクリーンショットを禁止するなどの設定を行うことで、外部への漏洩を防げるようになりました。また、以前は各社員の端末に保存されていた情報がelganaに集約されるようになったことで、情報共有の円滑化や効率化も進んだように感じています。

仕事とプライベートの切り分けも、社員の安心感につながっています。

プライベートとの切り分けという部分も大きな効果といえます。以前は、仕事の都合上、やむを得ずプライベートのチャットアカウントで連絡していた人がいたと思うのです。しかし現在は社員もアルバイトも全スタッフにelganaのアカウントを発行しているので、そういった問題は解消。例えば、急な体調不良で休むことになった時でもelganaにログインすることでメッセージを送ることができるのでプライベートアカウントとの切り分けができます。インターネット環境があればどこでもelganaが使えるので安心です。

アップデートのたびにelganaの進化を実感。
さらなる機能拡充に期待しています。

今後の展望

elganaの既読機能によって発信者は誰に伝わっていて誰に伝わっていないのかが把握しやすくなりました。今後は、タスク機能などを使って社内の一斉周知や災害時の安否確認などにも活用していければと考えています。以前のバージョンだと対応済みタスクの表示設定を引き継げず、毎回表示ボタンを押さなければいけなかったのですが、今は表示設定を引き継げるように改善され、このアップデートはとてもありがたかったですね。
それ以外にも、elganaは機能改善のアップデートがいろいろあって、「この部分が、こうなったらいいのに」といったことが、どんどん実装されています。何度かサポートセンターに要望を伝えたことがあるのですが、そういった声をしっかり反映してくれているように感じています。
今後も、いろいろとリクエストをさせていただくと思うので、ぜひ引き続き機能の拡充を進めていただけるとありがたいです。

審査23-S0928

ビジネスレンタリース株式会社について

大阪府と兵庫県に13か所の拠点を持ち、主にB to B分野でのレンタカー事業を展開。約2,800台を保有し、快適で清潔な車両やお客さまのご自宅近くまでお届けする配車サービスなど、きめ細やかなサービスを提供。

大阪府と兵庫県に13か所の拠点を持ち、主にB to B分野でのレンタカー事業を展開。約2,800台を保有し、快適で清潔な車両やお客さまのご自宅近くまでお届けする配車サービスなど、きめ細やかなサービスを提供。

  • 設立

    1981年12月22日

  • 所在地

    大阪府大阪市北区大淀南1-10-9

  • 従業員数

    約200名

  • 事業内容

    レンタカー業

    リース業

    損害保険代理店業務

    駐車場管理経営

    中古車販売業務

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