事故や修理などの際の「代車」を中心に、
法人向けレンタカー事業を展開。
事業内容について
弊社のレンタカー事業は、事故や故障でマイカーが使えなくなり困ったという時の「代車」としてご利用いただくことをメインとしています。損保会社や自動車販売店からの依頼に基づき、一般の企業や個人のお客さまに自動車をお貸しするというケースが多く、車両のお届けや引き取りも、弊社のスタッフが直接、お客さまのもとまでおうかがいして対応しています。
お客さまの多くは事故や故障で困っている状態なので、スピーディな対応が求められることが多く、そのためにはスタッフ間の連携やコミュニケーションが非常に重要となります。
プライベートチャットの業務利用に危機感。
情報セキュリティ対策の一環としてelganaを導入。
導入の決め手
業務の特性上、外出先にいるスタッフが多く、以前は外出時の連絡は基本的に電話で行っていました。しかし、いつしか一部のスタッフが自主的にプライベートチャットを使いはじめまして……。弊社では免許証などお客さまの個人情報も扱っていますので、プライベートチャットの利用はセキュリティ的に不安があります。そこで、より安心なチャットツールを会社から提供することで、この問題の解決を目指しました。
いくつかのビジネスチャットを検討する中で、特に重視したのは「管理機能」です。誰でも自由にアカウントが作れるものだと “なりすまし”なども容易にできてしまいますから、そういったリスクをシステム的に防げることが第一の条件。そして、万が一、情報漏洩が発生した際に、その原因が究明できるようにログの管理ができること。そういった観点で比較検討した結果、NTTという国内の大手企業が提供しているという安心感と、日頃からとてもお世話になっている営業担当の方への信頼感もあってelganaを選びました。
情報セキュリティの重要性を説明し、導入を推進。
全スタッフが安心して情報共有できる環境に。
弊社では、社員に社用の携帯電話を貸与しているほか、アルバイトスタッフにも共用の携帯電話を用意しておりまして、現在はすべての端末にelganaをインストールしています。
導入にあたっては、じつは社員の一部から「なんでプライベートチャットではダメなの？」といった声もありました。しかし、会社にとってもお客さまにとっても情報セキュリティは非常に重要な問題。そのことを管理職を通じて各スタッフへ説明し、トップダウンでelganaへの転換を推進しました。
elganaの導入効果としては、セキュリティポリシーに準拠した体制を整えられたことが、まず第一に挙げられます。弊社の業務では、免許証情報やレンタルした自動車の傷などを写真に撮って共有する機会が多くあるのですが、elgana上から写真を撮ると端末のカメラロールには写真データが残らないので安心です。チャット内容に関しても、スクリーンショットを禁止するなどの設定を行うことで、外部への漏洩を防げるようになりました。また、以前は各社員の端末に保存されていた情報がelganaに集約されるようになったことで、情報共有の円滑化や効率化も進んだように感じています。
仕事とプライベートの切り分けも、社員の安心感につながっています。
プライベートとの切り分けという部分も大きな効果といえます。以前は、仕事の都合上、やむを得ずプライベートのチャットアカウントで連絡していた人がいたと思うのです。しかし現在は社員もアルバイトも全スタッフにelganaのアカウントを発行しているので、そういった問題は解消。例えば、急な体調不良で休むことになった時でもelganaにログインすることでメッセージを送ることができるのでプライベートアカウントとの切り分けができます。インターネット環境があればどこでもelganaが使えるので安心です。
アップデートのたびにelganaの進化を実感。
さらなる機能拡充に期待しています。
今後の展望
elganaの既読機能によって発信者は誰に伝わっていて誰に伝わっていないのかが把握しやすくなりました。今後は、タスク機能などを使って社内の一斉周知や災害時の安否確認などにも活用していければと考えています。以前のバージョンだと対応済みタスクの表示設定を引き継げず、毎回表示ボタンを押さなければいけなかったのですが、今は表示設定を引き継げるように改善され、このアップデートはとてもありがたかったですね。
それ以外にも、elganaは機能改善のアップデートがいろいろあって、「この部分が、こうなったらいいのに」といったことが、どんどん実装されています。何度かサポートセンターに要望を伝えたことがあるのですが、そういった声をしっかり反映してくれているように感じています。
今後も、いろいろとリクエストをさせていただくと思うので、ぜひ引き続き機能の拡充を進めていただけるとありがたいです。
