建物や施設の維持管理から、価値向上まで。
建物・設備のプロとして幅広いサービスを提供。
事業内容について
弊社は「総合ビルメンテナンス企業」として、ホテルやスポーツクラブ、商業施設、アミューズメント施設といった建物の清掃や警備、設備点検などを手掛けるほか、マンションやアパートの原状回復工事や修繕などの事業も展開しています。
本社に所属する社員は約30名。その他にアルバイトのスタッフ311名がさまざまな現場で業務にあたっています。
もともと本社の社員用に別のビジネスチャットを導入していたのですが、使い勝手に関して不便を感じることなどもありまして、そんな中、NTTさんにelganaをご紹介いただき、契約更新のタイミングでチャットツールの切り替えを行いました。
「使い勝手の良さ」でelganaへの移行を決断！
従来の業務フローを変えることなくスムーズに導入。
導入の決め手
以前に使っていたビジネスチャットは、PDFしか送れなかったり、メッセージを検索する時に細かな条件が設定できなかったり、「もっと、こういう風にできたらいいのに」と感じる部分がけっこうあったんです。それに対してelganaは、PDF以外にも表計算ソフトなどいろいろなファイルを送れて、メッセージの検索も日付やトークルームなどを絞り込んで探すことができます。そういう細かな使い勝手の良さがelganaに切り替えた決め手です。
ただし、日常的に使っていたチャットツールを変更することには、若干の心配もありました。使い勝手が変わったことで業務に支障が出てしまったら本末転倒。一部の社員からも「なんで変えるの？」といった声がありました。でも実際に導入してみたら、心配したような事態は起こりませんでした。以前と同じ名前や設定でトークルームを作るなどの工夫をしたこともあって、特に混乱などもなく、スムーズに移行できました。
根強く残っていた電話連絡が減少し、
報告や連絡を「記録に残す」意識が浸透。
導入後の効果
以前はチャットツールがあっても電話で連絡することがまだまだ多くて、聞き間違いなどのトラブルも少なくありませんでした。でもelganaへの移行をきっかけに「請求関係の連絡は、このグループでやりとりしてください」といったルールを整えたこともあって、今は電話での連絡がかなり減り、チャットの活用がずいぶん進みました。
口頭ではなく文字でメッセージを送るという習慣が浸透したことで、社内に「記録を残す」という意識が根付き始めているように感じています。記録が残っていれば、後で見返すこともできますし、もし担当者が不在でも別のメンバーが過去の履歴を見て対応することもできます。elganaに切り替えたことで、チャットでコミュニケーションすることの意味や利点をあらためて実感しています。
機能的なところでは、メッセージの検索機能が非常にありがたいですね。日々、たくさんのメッセージがやりとりされるので「あの連絡は、どこに入っていたっけ？」ということがよくあるのですが、elganaは検索の絞り込みが細かく設定できてとても便利。メッセージを探す手間も時間もかなり減りました。小さなことかもしれませんが、日々の業務の中ではけっこう大事なポイントです。
elganaの各種機能を使って業務を円滑化。
elganaを導入してからは、写真を送る機会も増えたと思います。社用車を使っている社員がアルコールチェックの結果を自撮りして送ったり、現場の様子を写真で報告したり。elganaは、アプリ内で写真の撮影と送信ができるのがいいですよね。パッと撮ってパッと送れますし、誤ってプライベートの写真を送ってしまう心配もありません。
最近では、いろいろと新しい使い方も始まっています。対応が必要なメッセージをクリップしておいてTo Doリストとして使うというのもその一つ。一部の部署では、リアクション機能を使ってタスクの進捗を管理するといった使い方も始めました。例えば、作業依頼のメッセージに対して、タスクが完了したらグッドマークを付けて報告する。一方、依頼者はその対応内容を確認してOKだったらハートマークを付ける、という使い方です。文字で返信するより楽ですし、一目で進捗が確認できるので抜けや漏れも防げます。
こういった使い方が生まれたこともelganaを導入した効果。ちょっとした手間を減らすことで業務がずいぶんスムーズになりました。そういう細かな使い勝手の良さが、チャットによるコミュニケーションがより一層浸透した要因になっているかと思います。
アルバイト社員への導入も検討。
管理業務全般をelganaに一本化する構想も。
今後の展望
今後は、現場のアルバイトさんたちにもelganaを導入して行けたらと考えています。ただし、中には高齢でスマホの操作が得意ではない人もいるので、そこが一つハードルですね。まずは使える人から導入するといったかたちでもいいかもしれません。
弊社では勤怠管理に「KING OF TIME」を使っていますので、elganaとの連携も検討してみたいと思います。いずれは業務の連絡も、勤怠管理も、スケジュール管理も、「エルガナを見ればOK」という感じになればいいですね。
※記事公開時点では「KING OF TIME for おまかせDXサポート」と連携が可能です。
elgana連携サービス一覧 https://elgana.jp/connect/
「ビルメン×elgana」淘汰される社内コミュニケーション習慣
株式会社ビーエムアドバンスさまが加盟しているビルメンテナンス協会運営のメディア「ビルメン」にて、社内コミュニケーションに関する記事を連載いただいています。
ビルメンテナンス業界での社内コミュニケーションのあり方や今後の展望について、対談の様子をまじえてまとめられていますので、是非こちらも併せてご一読ください。
淘汰される社内コミュニケーション習慣
第1回：「コミュニケーションの現状とＢＭ業界を取り巻く環境・課題」
第2回：座談会「社内コミュニケーションのDX」
第3回：「ビジネスチャットの体験導入の舞台裏！得られた気付きとは？」
第4回：ビジネスチャット体験利用から３か月。気になる各社の結論は!?
