宮古市を中心に福祉サービス事業を展開。
約380名の職員をつなぐツールとしてelgana®を活用。
事業内容について
若竹会では、障がい者福祉サービスと高齢者福祉サービスを主な事業としています。利用者さまに寄り添い、健全で活力ある福祉サービスを提供するとともに、共生に向けた地域づくりにも取り組んでいます。
私どもが提供するサービスの中には365日24時間体制でご利用者さまに対応するものもありますので、職員同士の連携や情報共有が欠かせません。特に災害時には「職員の安否は？」「誰がいつ出勤できるのか？」といった内部連絡をはじめ、「どこの道路が不通になっているか」といった周囲の状況確認も含め、タイムリーな情報収集が非常に重要となります。こういった課題を東日本大震災で痛感し、衛星電話を導入するなどの対策を講じていたのですが、コロナ禍を経験する中で、電話による連絡では限界があると気づかされまして……。より緊密なコミュニケーションには双方向型のツールが必要だと考え、ビジネスチャットの導入を検討しました。
必要十分な機能とユーザー数が無制限であること。
疑問や相談に対する親身なサポートも大きな理由です。
導入の決め手
機能が多すぎると使いきれないのでシンプルであること。そして何よりも、フリープランでもユーザー数が無制限であることがelganaを選んだ大きな理由です。
じつは当初、elganaは「1契約につきグループを20個しか開設できない」と勘違いして、導入を躊躇していたんです。ところが、elganaのサポート担当さんから電話があり、「１人のユーザーが20グループまで参加できる」と教えていただきまして、それがきっかけで導入を決めました。
サポートの方には、この件以外にも検討時から導入までいろいろと親身に対応いただき、本当に感謝しています。フリープランにもかかわらず、ここまで手厚いサポートを提供していただけるというのは、おそらく他のサービスでは考えられないのではないでしょうか。
職員の入社・退社にともなう対応が、ずいぶん楽になりました。
情報の周知に関しても、漏れや遅れが減ってきています。
導入後の効果
導入から間もない現時点では、すでにプライベートチャットが浸透しているため、なかなかelganaに移行しきれていないというのが正直なところです。しかし、仕事とプライベートの切り分けは、ビジネスチャット導入の目的の一つ。elganaの便利さを体感してもらい、elganaを使わなければいけないような状態を作ることで、徐々に移行していければと、いろいろ工夫を重ねています。
総務課からの業務連絡やお知らせをelganaに一本化する。電話メモなど些細なこともelganaで送るようにする。その他にも、さまざまな取り組みを今まさにやっている最中です。
まだ試行錯誤中ではありますが、着実に効果は現れていると感じています。
管理側としては、まず職員の入社や退職の際の対応などが非常に楽になりました。プライベートチャットだと、グループへの参加や退出の際、ユーザー側に対応してもらう部分がありますが、elganaなら私たちの方だけで登録も解除も完了できます。
連絡漏れが減ったというのも、管理部門として実感している効果の一つです。
例えば、スタッフ全体に情報を発信する時に、elganaならメールアドレスを持っていないスタッフも含めて一斉に周知できる上、資料などのファイルを直接送れるので、より早く確実に情報が届くようになりました。また、elganaは既読確認機能があるので、メッセージをなかなか見てくれない人に「ファイルを送ったから見ておいて」と声を掛けることもできます。
グループトークで施設間のコミュニケーションが円滑に。
チーム力の向上により、さらなる安心・安全と満足を。
施設を横断するプロジェクトでトークルームを活用するなど、スタッフ同士のコミュニケーションに関しても徐々にelganaの活用が進んでいます。とあるプロジェクトでは、進捗をトークルームで共有したところ、いつも遅れ気味の人の仕事が早くなったそうです。こういった使い方は、みんなに知ってもらいたいですね（笑）。
施設のご利用者さまの状況に関する情報をはじめ、ご要望やクレームに関してもelganaでの共有が進んだことで、対応のスピードが上がってきているように感じています。今後、ご利用者さまのさまざまな声を施設全体で共有していく仕組みが整っていけば、もっと“組織”としての力を発揮できるようになり、その結果、ご利用者さまの満足度も向上するのではないかと期待しています。
スタッフ間の緊密なコミュニケーションは、非常に大切である反面、時には人間関係の摩擦を助長することもあります。特にプライベートチャットだと、当事者以外にやりとりが見えないため、知らない間に深刻な事態になっていたケースもありました。その点、elganaは、管理者などがトーク内容を確認できるので、みんな「この会話は、第三者も見ている」という意識になり、そのことが行き過ぎた言葉やハラスメントの抑止力として働く。そういった側面も、elgana導入の効果といえるかと思います。
全スタッフへの浸透へ向けた取り組みが進行中。
ご家族や地域とのつながり強化もelgana®で。
今後の展望
さらなる活用拡大に向けて、現在、運用ガイドラインの整備や施設内Wi-Fiの開放を計画しています。それと同時に、elganaの便利な使い方をもっと積極的に発信していくことも今後の課題です。機能的なところでは、タイムカードサービスとの連携はぜひ検討していきたいですね。出社や退社の際に毎日必ずアクセスするようになれば、elganaの浸透や習慣化も大きく進むのではないかと思います。
スタッフ間だけでなく、ご家族への情報発信ツールとしてもelganaには可能性を感じています。なかなか面会に来られない時や、新型コロナウイルス感染症などで面会ができない場合に、elganaで近況をお伝えすることで、ご利用者さまとご家族のみなさんの距離を縮められるかもしれません。こういう情報はプライバシーの問題もあるのでホームページなどには載せられませんが、elganaならその点も安心です。
これは非常に大きな構想ですが、地域の見守り活動のようなものにも、elganaを役立てられないかと考えています。自治体や警察などとネットワークを結び、徘徊者などの写真を共有することで、より迅速な保護が可能になるのではないでしょうか。
