導入事例

シティハウジング株式会社 シティ・ハウジング株式会社

「まるで社内にいる」
リアルなコミュニケーションで業務も効率化

  • 業種
    住宅・不動産
  • 事業規模
    1~100名
  • 目的
    プライベートとの切り分け 他部署との連絡 スピーディーな情報共有

徳島市内で不動産の賃貸・売買を行うシティ・ハウジング株式会社では、同業界ではまだまだ主流である電話・FAXでの業務を見直し、いち早くシステム化、DXに取り組んできた。なかでも業務効率化のカギを握る社内コミュニケーション・情報共有ツールについては、他社ツールでの試行を経て、elganaを導入。今回は導入経緯と効果について、実際の活用事例も含めてお話を伺いました。

課題
  • 電話やFAXなどアナログな情報共有からの脱却
  • プライベートとビジネスのコミュニケーションツール分離
  • 画像のやり取りによる保存容量の確保とコスト
導入の
決め手
  • テレビCMを見て知ったelganaのシンプルな基本機能
  • NTTグループの営業担当からの機能説明と提案
  • 低コストで保存容量を気にせずデータのやり取りができ、迅速な情報共有が可能
効果
  • 外出先でも「社内にいるリアル感」でコミュニケーションの見える化を実現
  • elgana管理チームを立ち上げ、導入設定から運用ルール作成まで全て行い、導入したその日からスムーズにスタート、すぐに社内に定着し、迅速な情報共有が実現
  • パート社員も含めた社内コミュニケーションの促進で、組織強化にも貢献
  • 課題
  • 導入の
    決め手
  • 効果
  • 電話やFAXなどアナログな情報共有からの脱却
  • プライベートとビジネスのコミュニケーションツール分離
  • 画像のやり取りによる保存容量の確保とコスト
お話を伺った方
代表取締役社長 川角 良太氏

さらなる業務効率化を求めて、
elganaを導入

事業内容について

当社は不動産の賃貸・管理を主業務として、1995年に設立しました。2017年にはグループとしてホールディングス制を導入し、システム開発・Web制作を行うClick.com株式会社、LPガスの供給販売を行う四国エナジー株式会社、不動産売買を専門とする株式会社SUMiTAS(スミタス)徳島が、当社とともに同じホールディングス内の会社として事業展開し、相互にシナジー効果を生み出しながら、お客さまにご満足いただけるサービスをご提案しています。
不動産業界はアナログ業務が多く、他業界と比べてもIT化が遅れておりましたが、コロナ禍の影響を受けて不動産テック(従来業務をテクノロジーによって進化させる意味)や不動産DXの活用が急激に促進されました。当社は約15年前からIT化の取組を進める中で、様々試行錯誤を繰り返した結果、社内システムの開発を内製化する為にクリック・コム株式会社(現 Click.com株式会社)を設立しました。その後、自社開発の社内システムを時代や業務の変化に合わせバージョンアップを繰り返しながら、長年にわたって業務効率化に取り組んできました。
そんな当社が本社を置く徳島市の渭北・渭東地区は、徳島大学のキャンパスを有するほか、徳島文理大学、四国大学などにも近く、年初から3月にかけての期間がいわゆる繁忙期になります。これまでもこの時期は、ホールディングス内各社のスタッフから応援を受けながら対応してきましたが、さらなる業務効率化による対応の迅速化、サービスの拡充を図るべく2021年春に、NTTグループのビジネスチャットelganaを導入しました。

課題は「容量制限」と「コスト」。
それらを解決してくれたのがelganaでした

導入の決め手

elganaは、当社を定期的に訪問してくれていたNTTグループの営業担当者からの提案を受けての導入でした。elganaは自身もテレビCMで見て、基本的な機能は知っていたこともあり、すぐに導入を決めました。
従来から電話とFAX、メールを使って仕事をしていた同業他社も、近年ではSNSの利用が一般的にも浸透していることから、業務でもSNSを活用しているという話を聞きます。
実は当社も、かつては一般的なSNSを社内で一部利用していました。公私混同にならないよう、スタッフ間や部署でルールを設定していたものの、やはり社員のプライベートな個人アカウントで利用しているため、「休みの日にも通知が入る」「業務における社内のコミュニケーションが見えず問題が把握できない」「誤送信で情報が外に出てしまう可能性がある」という新たな課題が生じるようになりました。

シティ・ハウジング株式会社 代表取締役 
川角 良太氏

そこで当社としては、ビジネス用のチャットを導入。はじめはelganaとは別のビジネスチャットの無料プランを使用しました。プライベートと仕事の連絡手段を分けることはできましたが、今度は情報共有に欠かせないアップロード画像が、無料プランの制限で容量がいっぱいで保存できないという新たな課題が生まれました。有料プランの導入なども検討しましたが、コストの面で導入するかどうか悩んでいました。

elganaはそんな課題と直面していた時に出会い、当社にとっては「渡りに船」といったタイミングでした。提案してくれた営業担当者は、当社の課題を理解してくれた上で、無料プランでも保存容量に制限がなく使える点、操作性もシンプルでわかりやすくスムーズに活用できる点を強調しつつ提案してくれたこともあり、導入を決めました。

elgana導入で、迅速な情報共有が可能に。
お客さま対応力の向上を目に見えて実感しました

導入後の効果

elganaは主に社員間、部署間などでのコミュニケーションや情報共有を目的とした社内ツールとして活用しています。アナログ的に業務を行っていた当時に生じていた、お客さまへの対応の遅延や社内の情報伝達漏れや連携ミスも激減しました。また、先の通り保存容量の問題もクリアできました。「物件で気になる点を見つけたら、すぐにその場で写真を撮って、物件の管理部門へ送って共有」「来社や会議に関するスケジュールの共有」「各担当の業務進捗の明確化」など社内の様々なシーンで役立っています。外出先にいても、まるで社内にいるようなリアル感があって、コミュニケーションの促進に貢献してくれています。

営業チームで特に効果を感じたのは、迅速な情報共有によるお客さま対応のスピード化です。法人様からの社宅探しがメールで寄せられますが、営業担当者が外回りなどをしてすぐには気付かない事が多く、お客さまへのレスポンスが遅れてしまうことがあります。しかしながら、常に社内にいてメールチェックをしている事務スタッフがご依頼メールを即elganaへ投稿して共有を行います。外回り中でもelganaを定期的にチェックするよう社内ルール設定していることから、すぐに共有した情報を確認し、迅速にお客さま対応ができております。

また、スタッフの中にはスマートフォン操作が苦手な方、アプリ設定が苦手な方もいます。そうしたスタッフにとっては、チャットグループの作成や参加すら難しいと感じることもあります。しかしながら、elganaは管理者が一括でユーザーの登録設定やトークルームの制限やメンバーなどを設定できる為、設定まで完了したスマホをスタッフに渡せば、画面を見るだけで必要な情報を必要な時に受け取ることができ、導入はスムーズでした。またこの利点を生かし、外部の協力業者様とも、情報共有を目的にelganaを利用してもらっています。

さらなる事業展開に向けてelganaをフル活用!
コミュニケーションの促進が今後のカギに

今後の展望

不動産業界としては、直近のコロナ禍による影響、中長期的には高齢化や人口減少と言ったリスク要因もあり、より強固な組織構築と、お客さまに提供するサービスの拡充が求められるところです。現在当社は、会社を発展させる要である新たな優秀な人材の採用、従業員育成を力強く進めており、さらなる事業展開も模索しています。それら展開を加速させるために社内環境整備は欠かせませんが、ここでelganaの活用によるコミュニケーション促進が大いに役立つと感じています。

具体的には、当社では社員の成長を促進させる為の「ジョブ・ローテーション制」を活発に行い、組織強化に取り組もうとしています。ジョブ・ローテーションで新しい担当部署に異動した社員の育成にもelganaは貢献すると考えております。例えば、新しい部署でのスタッフ同士のやりとりやアドバイス、問題が生じたときの対応過程などのやりとりを、elganaで見ることができるので、そこからナレッジの共有やノウハウの学びを得て、早期に新しい担当部署に慣れて活躍できるようになると考えています。
また、elganaは今もなおバージョンアップを重ね、進化していると担当者からも聞いています。当社も1ユーザーとして、elganaとともに進化していきたいですね。

シティハウジング株式会社

シティ・ハウジング株式会社について

1995年に賃貸マンション・アパートの仲介と管理を目的に設立。
地域密着で社会へ貢献する会社を目指し、現在は徳島県で管理戸数・年間仲介件数でNo.1の企業

  • 設立
    1995年7月3日
    資本金
    1,000万円
    所在地
    徳島県徳島市中常三島町3丁目8-1
    従業員数
    77名(2021年12月末日現在 グループ会社含む)
    URL
    https://www.city-housing.net/
  • 事業内容
    • ・賃貸物件の仲介・管理業
    • ・不動産の売買仲介業
    • ・賃貸運営の商品企画・トータルマネージメント
    • ・賃貸物件の集金管理代行業
    • ・賃貸マンション及び住宅のリフォーム業
    • ・損害保険代理店業
    • ・生命保険募集業
    • ・光インターネット取次・システム開発業
    関連会社
    • ・シティホールディングス株式会社
    • ・Click.com株式会社
    • ・四国エナジー株式会社
    • ・株式会社SUMiTAS徳島

日々の業務を今すぐバージョンアップ!

3ステップでカンタン導入!

導入からアフターフォローまでサポートも充実。
だから、PCやスマホの利用・ツール活用に
不慣れな方でも安心してお申し込みいただけます。

  • STEP 1

    WEBサイトから
    オンラインお申込み

  • STEP 2

    受付完了通知メールが
    お客さま宛に送信されます。

  • STEP 3

    お手続きが完了しますと
    お客さま宛に
    ご案内メールが届き、
    管理画面にログインすることで
    ユーザ登録が可能となります。

ベースプランご加入のお客さまには
オンラインで導入を手厚くサポート!

  • ご利用開始時の導入支援

    • ・初期のユーザー登録から利用開始までの流れを一緒に画面を見ながらご支援いたします。
    • ・翌日からすぐに使っていただけます。
  • お客さまの利用に合わせた設定、利用者登録方法のレクチャ

    • ・お客さまのセキュリティーレベルや利用方法に合わせた各種設定をご提案します。
    • ・運用上のご心配事もその場で回答いたします。
  • 導入後の登録代行

    • ・導入後お客さまで実施いただく登録作業の代行も可能です。
    • ・異動、退社に伴う運用途中での変更登録代行や、ご要望に応じて維持運用のまるごとおまかせも可能です。

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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
サポート サイト(FAQ・事例)
管理者代行 -
  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
  • ※ NeWorkはNTTコミュニケーションズ株式会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1※2

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
iOS12、iOS13、iOS14、iOS15
PCブラウザでのご利用
(WindowsOS)
Microsoft Edge最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
PCブラウザでのご利用
(MacOS)
Safari最新版
Mozilla Firefox最新版
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 Mozilla Firefox 最新版
  • ※1 Windows、Internet Explorer、Microsoft Edgeは米国Microsoft.Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
    Mozilla Firefoxは、米国 Mozilla Foundation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
    Android及びGoogle Chromeは、Google LLC.の商標または登録商標です。
    iOSは、Apple Inc.のOS名称です。iOSは、Cisco の米国およびその他の国における商標または登録商標であり、ライセンスに基づき使用されています。
    Safariは、米国ならびにその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。
  • ※2 あらゆる環境(利用端末、通信環境等)での動作・性能を保証するものではありません。
    一部端末では機能がご利用いただけない場合もございます。動作の確認にはフリープランをご利用ください。

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