さらなる業務効率化を求めてelganaを導入
事業内容について
当社は不動産の賃貸・管理を主業務として、1995年に設立しました。2017年にはグループとしてホールディングス制を導入し、システム開発・Web制作を行うClick.com株式会社、LPガスの供給販売を行う四国エナジー株式会社、不動産売買を専門とする株式会社SUMiTAS（スミタス）徳島が、当社とともに同じホールディングス内の会社として事業展開し、相互にシナジー効果を生み出しながら、お客さまにご満足いただけるサービスをご提案しています。
不動産業界はアナログ業務が多く、他業界と比べてもIT化が遅れておりましたが、コロナ禍の影響を受けて不動産テック（従来業務をテクノロジーによって進化させる意味）や不動産DXの活用が急激に促進されました。当社は約15年前からIT化の取組を進める中で、様々な試行錯誤を繰り返した結果、社内システムの開発を内製化する為にクリック・コム株式会社（現 Click.com株式会社）を設立しました。その後、自社開発の社内システムを時代や業務の変化に合わせバージョンアップを繰り返しながら、長年にわたって業務効率化に取り組んできました。
そんな当社が本社を置く徳島市の渭北・渭東地区は、徳島大学のキャンパスを有するほか、徳島文理大学、四国大学などにも近く、年初から3月にかけての期間がいわゆる繁忙期になります。これまでもこの時期は、ホールディングス内各社のスタッフから応援を受けながら対応してきましたが、さらなる業務効率化による対応の迅速化、サービスの拡充を図るべく2021年春に、ＮＴＴグループのビジネスチャットelganaを導入しました。
課題は「容量制限」と「コスト」。それらを解決してくれたのがelganaでした
導入の決め手
elganaは、当社を定期的に訪問してくれていたＮＴＴグループの営業担当者からの提案を受けての導入でした。elganaは自身もテレビCMで見て、基本的な機能は知っていたこともあり、すぐに導入を決めました。
従来から電話とFAX、メールを使って仕事をしていた同業他社も、近年ではSNSの利用が一般的にも浸透していることから、業務でもSNSを活用しているという話を聞きます。
実は当社も、かつては一般的なSNSを社内で一部利用していました。公私混同にならないよう、スタッフ間や部署でルールを設定していたものの、やはり社員のプライベートな個人アカウントで利用しているため、「休みの日にも通知が入る」「業務における社内のコミュニケーションが見えず問題が把握できない」「誤送信で情報が外に出てしまう可能性がある」という新たな課題が生じるようになりました。
そこで当社としては、ビジネス用のチャットを導入。はじめはelganaとは別のビジネスチャットの無料プランを使用しました。プライベートと仕事の連絡手段を分けることはできましたが、今度は情報共有に欠かせないアップロード画像が、無料プランの制限で容量がいっぱいで保存できないという新たな課題が生まれました。有料プランの導入なども検討しましたが、コストの面で導入するかどうか悩んでいました。
elganaはそんな課題と直面していた時に出会い、当社にとっては「渡りに船」といったタイミングでした。提案してくれた営業担当者は、当社の課題を理解してくれた上で、無料プランでも保存容量に制限がなく使える点、操作性もシンプルでわかりやすくスムーズに活用できる点を強調しつつ提案してくれたこともあり、導入を決めました。
elgana導入で、迅速な情報共有が可能に。
お客さま対応力の向上を目に見えて実感しました
導入後の効果
elganaは主に社員間、部署間などでのコミュニケーションや情報共有を目的とした社内ツールとして活用しています。アナログ的に業務を行っていた当時に生じていた、お客さまへの対応の遅延や社内の情報伝達漏れや連携ミスも激減しました。また、先の通り保存容量の問題もクリアできました。「物件で気になる点を見つけたら、すぐにその場で写真を撮って、物件の管理部門へ送って共有」「来社や会議に関するスケジュールの共有」「各担当の業務進捗の明確化」など社内の様々なシーンで役立っています。外出先にいても、まるで社内にいるようなリアル感があって、コミュニケーションの促進に貢献してくれています。
営業チームで特に効果を感じたのは、迅速な情報共有によるお客さま対応のスピード化です。法人様からの社宅探しがメールで寄せられますが、営業担当者が外回りなどをしてすぐには気付かない事が多く、お客さまへのレスポンスが遅れてしまうことがあります。しかしながら、常に社内にいてメールチェックをしている事務スタッフがご依頼メールを即elganaへ投稿して共有を行います。外回り中でもelganaを定期的にチェックするよう社内ルール設定していることから、すぐに共有した情報を確認し、迅速にお客さま対応ができております。
また、スタッフの中にはスマートフォン操作が苦手な方、アプリ設定が苦手な方もいます。そうしたスタッフにとっては、チャットグループの作成や参加すら難しいと感じることもあります。しかしながら、elganaは管理者が一括でユーザーの登録設定やトークルームの制限やメンバーなどを設定できる為、設定まで完了したスマホをスタッフに渡せば、画面を見るだけで必要な情報を必要な時に受け取ることができ、導入はスムーズでした。またこの利点を生かし、外部の協力業者様とも、情報共有を目的にelganaを利用してもらっています。
さらなる事業展開に向けてelganaをフル活用！
コミュニケーションの促進が今後のカギに
今後の展望
不動産業界としては、直近のコロナ禍による影響、中長期的には高齢化や人口減少と言ったリスク要因もあり、より強固な組織構築と、お客さまに提供するサービスの拡充が求められるところです。現在当社は、会社を発展させる要である新たな優秀な人材の採用、従業員育成を力強く進めており、さらなる事業展開も模索しています。それらの展開を加速させるために社内環境整備は欠かせませんが、ここでelganaの活用によるコミュニケーション促進が大いに役立つと感じています。
具体的には、当社では社員の成長を促進させる為の「ジョブ・ローテーション制」を活発に行い、組織強化に取り組もうとしています。ジョブ・ローテーションで新しい担当部署に異動した社員の育成にもelganaは貢献すると考えております。例えば、新しい部署でのスタッフ同士のやりとりやアドバイス、問題が生じたときの対応過程などのやりとりを、elganaで見ることができるので、そこからナレッジの共有やノウハウの学びを得て、早期に新しい担当部署に慣れて活躍できるようになると考えています。
また、elganaは今もなおバージョンアップを重ね、進化していると担当者からも聞いています。当社も1ユーザーとして、elganaとともに進化していきたいですね。
