「海と船に親しめる新しいウォーターフロントの創造」をコンセプトとした、周囲270度が海に囲まれた神戸のリゾートホテル
事業内容について
当ホテルは、1995年、阪神淡路大震災の発生から半年を迎える7月に「神戸復興のシンボルになるように」という強い想いのもとオープンしました。「海と船に親しめる新しいウォーターフロントの創造」というコンセプトに基づき、ターミナルとしての機能だけでなく、人々が集まる複合的な施設として、地域の開発・活性化を目的としたホテルです。単なる宿泊場所としてではなく人々が集うカルチャーの発信地としての役割を果たすことこそが、「港町 神戸の象徴的な存在」であり、神戸港の一部を担う神戸メリケンパークオリエンタルホテルのミッションです。
その中でオペレーション統括部では、主に宿泊、レストラン全般並びに、全館のシステムを担当しています。平時の従業員同士のコミュニケーションに加え、ゲストの急な来館や団体様の対応が必要となるような業務集中時の各所への応援要請などにもelganaを利用しています。
メールと電話での情報共有に限界を感じ、ビジネスチャットの導入を検討
外部とつながらない安心感がelgana導入の決め手に
導入の決め手
導入以前は、電話とメール、あと推奨はしていませんが、私用のチャットアプリが情報伝達ツールでした。そのため、メールはデスクに戻らないと確認できない、私用のチャットアプリに関しても全員が繋がっている訳ではないので、リアルタイムでの情報共有ができず、伝達漏れが発生するなどの課題がありました。これらの背景からビジネスチャットの利用を検討していたタイミングでelganaを紹介頂き導入することとなりました。
新たに使用する業務用コミュニケーションツールで、拡張性のあるアプリを探していましたので、セキュリティ面も安心かつ低価格な点で導入するに至りました。ただ、やはり外部と繋がらないというセキュリティ面での安心感が最も大きな選定理由です。スマートフォンや既存のPCでも利用可能なため、新たなデバイスを準備する必要がないことも導入する上での大きなメリットでした。
導入に関しても、皆が同じツールを使用するという事で、比較的スムーズに行うことができました。
メールを使う習慣がどうしても残っていますので、可能なものをメールからelganaへ順次移行している段階ではありますが、確実にelganaの利用頻度が高まってきています。理由としては、伝達手段をelganaに切替えていく中で、従業員自身がelganaを利用することによる、伝達のスムーズさを実感できたことが大きかったと思います。
更に活用を活発にするため、「ファイル閲覧期間の延長」や「トークルーム数制限の解除」といったメリットがあるベースプランへプラン変更することにしました。(菅野氏)
業務効率化だけでなく、ペーパーレス化の推進にも寄与
導入後の効果
elganaは、現在全部署で導入しており、全体への連絡や、予約変更の伝達などに加え、料理長と料理内容についての相談を行う際も利用するなど、主に社内のコミュニケーションツールとして利用しています。これまでメールの一斉送信や、紙配布などで周知していたものを廃止することで、業務効率化だけでなく、ペーパーレス化の推進にも役立っています。(菅野氏)
お客さま対応品質の向上・社内コミュニケーションの円滑化など様々な効果を実感
情報共有については、ホテル業のため、ゲストの突然の来館や団体の予約変更など色々なケースがあります。これまではそれらを電話やメールで共有していましたが、チャットでの伝達により現場間でリアルタイムな情報共有が可能になり、イレギュラーケースもスムーズに対応できることが増えました。具体的には、業務集中時の、従業員の応援要請がスピーディに行うことができ、これまで以上に臨機応変な対応が可能となりました。またプッシュ通知機能があるおかげで情報やデータも速やかに確認できています。
あとスタンプ機能も、ポップなデザインなものが多く、利用することで社内のコミュニケーションが円滑になっていると感じています。例えば上司との連絡において、上司からの返信がスタンプで来ると部下としては緊張が緩和され、気持ちも和むのでとてもいいなと感じています。(榊原氏)
また客室清掃スタッフが利用しているタブレットにもelganaを導入しています。タブレットでは客室状態がリアルタイムで見えているのですが、清掃指示書などの書類もelganaで送付しています。これにより、清掃スタッフが不在の時でもチャットに送付しておくことができるため、情報伝達ミスを防ぎ確実に伝えることができています。(菅野氏)
他サービスとの連携により、業務の完全自動化へ
今後の展望
今後は、8フロア323室ある客室のメンテナンス、日々の清掃情報伝達時にRPA含めて活用しようと思案中です。具体的には既にelganaとRPAは連携できるということですので、客室のメンテナンス及び日々の清掃指示書を作成し、elganaに配信するまでの自動化を検討しております。これにより、毎日1時間程度のルーティン作業の削減、80％以上のペーパーレス化が行えると考えています。その他にも社内で使っている他サービスとの連携などもできるようになれば非常に便利になると感じています。今後他サービスとの連携が強化されるとのことですので、今後のアップデートにも期待しております。
