セキュリティー
ビジネスチャットの
セキュリティー面は大丈夫なの？
信頼性の高いツールを導入するには
2022/04/11
ビジネスチャットとは、ビジネス面での利用に特化したチャットツールのことです。ビジネスチャットを導入する企業は増えてきていますが、その利便性の高さゆえに、セキュリティー面が心配だと感じている人も少なくありません。
「そもそもビジネスチャットって必要？情報漏えいのリスク以上にメリットがあるの？」
「とにかく情報漏えいが心配・・セキュリティーに強いツール選びのコツは？」
このような疑問をお持ちの方へ、本記事ではビジネスチャットを導入した際のメリットとセキュリティー上のリスクから、信頼性の高いビジネスチャットの特長までご紹介していきます。
ぜひ参考にしていただけますと幸いです。
- 目次
ビジネスチャットを導入するメリットとリスク
ビジネスチャットにはさまざまなメリットがある一方、信頼性の高いツールを選ばないとセキュリティー上のリスクが高くなってしまいます。ここではビジネスチャットを利用するメリットとリスクについてご紹介します。
メリット①場所を選ばずにコミュニケーションが可能
ビジネスチャットを利用することで場所を選ばずにコミュニケーションが取れるため、業務の効率化を促進できます。インターネット に接続する環境さえあれば、外出先や出張先からでも PCやスマートフォンで社内メンバーとやり取りが可能です。
メールでも同様のやり取りができますが、ビジネスチャットの既読機能やトークルーム機能を活用することで、より迅速で確実なコミュニケーションが可能となります。
また、テレワークの普及に伴いビジネスチャットを導入する企業も多くあります。ビジネスチャットを利用すれば離れていても円滑なコミュニケーションが取れるので、テレワークでもスムーズに業務を進めることができます。居住地の制限なく業務ができるようになれば、人材採用の幅が広がることもビジネスチャットを導入するメリットといえるでしょう。
メリット②業務効率化に役立つ機能が盛りだくさん
ビジネスチャットはその名のとおりビジネスに特化したツールです。
ツールによって搭載されている機能は異なりますが、下記のような業務効率化に役立つ機能が多数搭載されています。
・ファイル添付機能
・タスク管理機能
・アンケート機能
・Web会議システムとの連携 など
今まではメール添付やファイル共有システムを利用していたデータ共有をビジネスチャット上で完結できたり、Web会議システムを別途立ち上げることなくビジネスチャット上でミーティングURLを発行できたりと、ビジネスチャットを利用することで、さらに業務を効率的に行うことができます。
現場の状況を画像や動画を使って報告したり、文書ファイルを使用せずにビジネスチャット上で日報を提出するのも、ビジネスチャットを導入することでかなえられる業務効率化の一例です。
メリット③仕事とプライベートのコミュニケーションを区別できる
プライベートで利用するチャットツールを仕事でも利用している事例は少なくありません。
その場合、公私の区別がつきにくくなったり、情報漏えいのリスクが高まるのが難点です。
ビジネスチャットを利用することで、仕事とプライベートのコミュニケーションを分けられるのがメリットです。
また、チャットツールを区別することで「誤って仕事の情報を業務とは関係のない人に送ってしまった」という情報漏えいのリスクを回避することができます。セキュリティー対策機能が充実しているツールを選ぶことで、さらにリスクを防ぐことが可能です。
リスク①情報漏えいの可能性
ビジネスチャットを利用する最大のメリットは、リモートワーク環境など遠隔時でのコミュニケーションのハードルが下がり、離れていても顔を合わせているかのように会話ができることですが、その一方で機密性が高い情報を扱うことに変わりはなく、手軽に利用できるからこそ情報漏えいのリスクも高まるのが現実です。
PCやスマートフォンにダウンロードしたファイルを第三者に公開するといった故意的な情報漏えいから、機密情報の誤送信といった人為的ミスによる情報漏えいまで発生してしまう可能性があります。
ビジネスチャットを利用する場合は、今まで以上に情報漏えい対策を意識する必要があるでしょう。
リスク②関係のない人がいつの間にか登録されている
ビジネスチャットのグループに所属している一人一人の判断で、いつのまにか関係のない人がメンバーとして登録されているケースは少なくありません。人数が増えすぎてメンバーの管理ができないと、情報漏えいのリスクにつながります。
誰でも自由にグループに招待できるようなビジネスチャットだと、メンバーの管理が難しくなることがあります。管理者だけが新しいメンバーをグループに招待できるような仕様のビジネスチャットを選ぶと安心です。
信頼性の高いビジネスチャットの特長
仕事の情報をやり取りするビジネスチャットは、セキュリティー機能が充実しているものを選びたいですよね。
ビジネスチャット選びの参考までに、おさえておきたいセキュリティー機能をご紹介します。
①IPアドレス制限機能
端末の IP アドレスをチェックしてアクセス制限を行う機能のことです。許可済みの IPアドレス以外のネットワークからのアクセスを拒否できます。
②端末認証機能
端末認証機能とは、ビジネスチャットの管理者が認証した端末だけシステムにアクセスできるよう設定できる機能です。例えば PC のみアクセスを可能にするなど、その企業にあったルールを設定できます。端末認証機能は、端末自体の紛失や盗難の被害にあった場合、認証を取り消すことでビジネスチャットにアクセスできないようにして情報漏洩を防げます。
③ログ保存機能
ログ保存機能とは操作のログをサーバーで保存して閲覧できる機能のことです。不正アクセスが発覚した場合、ログ保存機能を使用すれば漏洩したデータや日時を特定できます。この機能をスタッフに周知することで、 故意による情報漏洩の抑止力になるでしょう。
④暗号化機能
暗号化機能とは端末や通信経路、サーバーの各段階で暗号化を施すことでデータの内容を解読できないようにする機能のことです。万が一端末の紛失やハッキング被害にあっても読み取れないから情報漏洩する危険がない、高いセキュリティー機能といえます。
セキュリティー対策が気になる方には「elgana」がおすすめ！
さまざまなビジネスチャットがありますが、「セキュリティー機能が充実しているツールを選びたい！」と考えている方におすすめしたいのが「elgana」です。
elganaはビジネスの中で起こりうる、情報漏えいを防ぐ機能を搭載しています。
ここからは具体的に、elganaではどのような機能を搭載しているのかご紹介していきます。
情報漏えいを抑止する機能が充実
円滑なコミュニケーションを図ってビジネスチャットの導入を検討する企業は多いですが、機密情報の漏えいなどセキュリティー面で不安があり、導入に踏み切れない企業も少なくありません。
elganaの魅力は、セキュリティー対策機能が充実している点です。
例えば、ファイルの送信や端末保存の可否をユーザーごとに設定することができます。
「正社員はファイルの送信や保存ができるけど、社外のパートナーのスタッフはファイルの閲覧のみ可能」など、ユーザー種別によって許可範囲をコントロールすることで、情報漏えいのリスクを減らせます。
そのほかにも、誰かがスマートフォンでトーク画面をスクリーンショットすると、「〇〇さんがスクリーンショットしました」という内容の通知がされたり、ファイル閲覧時には必ず透かしが入るように設定したりと、故意の情報漏えいを抑止するための機能も搭載されています。
前項でご紹介したIPアドレス制限機能、端末認証機能、ログ保存機能、暗号化機能も搭載しており、幅広いセキュリティー設定が可能です。
人為的ミスによる情報漏えいにも対応
メッセージの送信先や内容を間違えるなどの人為的ミスは、仕事をするうえで発生しやすいものです。
「未公開の情報を外部メンバーも含めたトークルームに送信してしまった・・」
「アルバイトスタッフとの情報共有用ルームで、間違った指示を送信してしまった・・」
万が一このような人為的ミスが発生してしまった場合、迅速に対処する必要があります。
elganaならメッセージやファイルを誤送信してしまっても、該当メッセージおよびファイルを素早く削除することができます。誤送信の削除は受信者のトーク画面にも即時反映されるので、被害を最小限に抑えることが可能です。
ユーザー登録や登録情報の書き換えは、管理者のみ可能
ビジネスチャット導入におけるリスクの一つとしても挙げましたが、誰でも自由にメンバーを招待できるような仕様の場合、「いつのまにかビジネスに関係のないメンバーが紛れ込んでいる」という危険性があります。
悪意のある行動でなくても、「社内メンバーのみに周知したい機密情報なのに、いつの間にか外部ベンダーも追加されてしまっていた」ということが頻発すると、情報漏えいのリスクが高まります。
このような事態を防ぐため、elganaでは管理者のみがユーザーの新規登録・変更・削除を実行することが可能です。
そのため、仕事や取引に関与しない人物が勝手に追加されるような事態を避けられます。
また、ユーザー名についても管理者以外のメンバーが勝手に変更することはできません。
ユーザー名を自由に設定できるようにしてしまうと相手がどこの誰なのかがわからなくなってしまい、メンバーの管理が困難になってしまいます。
管理者が確実に参加メンバーを管理できるようにするため、ユーザー登録や登録情報の書き換えは管理者のみに権限が付与される仕様となっています。
セキュリティーの高いツールを選べば、安心かつ効率的に業務を遂行できる
ビジネスチャットはコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化もはかれる便利なツールです。
さまざまなビジネスチャットがありますが、ツールによって搭載されているセキュリティー機能は異なるので、信頼できるツールかどうかを見極めて導入する必要があります。
elganaは、情報漏えいにおけるセキュリティー機能が充実しているのが特長です。故意な情報漏えいだけでなく、人為的なミスによる情報流出まで防げる機能が搭載されているので、安心してお使いいただけます。セキュリティー面で信頼できるビジネスチャットをお探しの方は、ぜひelganaのご利用をご検討ください。
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FAQ
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FAQで解決できない場合は、お気軽にお問い合わせください。
料金
- 料金はかかりますか？
-
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。
動作環境
- サービスの利用可能時間を教えてください。
-
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
- クラウド型（SaaS）ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか？
- できません。
- アプリは、Windows（PC）でも使えますか？
- PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
- 動作環境を教えてください。
- 「仕様について」をご覧ください。
トーク
- グループトークに人数制限はありますか？
- 制限値は1000です。 対象バージョン：ver1.2～
- 既読表示はありますか？
-
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
- ファイルを添付することは可能ですか？
-
可能です。
■モバイルアプリ
静止画と動画（1分以内）が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。
■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式（管理者が許可したもの）が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。
- グループトーク（トークルーム）に保存期限はありますか？
-
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。
セキュリティー
- 同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか？（マルチデバイス）
-
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
- 2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか？（マルチログイン）
-
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。
異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
- 紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか？
-
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。
また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
- ログイン認証の仕組みを知りたいです。
- ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
- スクリーンショットは禁止できますか？
- Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン：ver1.2～
- データ暗号化形式について教えてください。
- 端末－サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
- ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか？
- 管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
- データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
- 当サービスは、ISMS（ISO27001）の認証を取得した国内のＮＴＴグループデータセンターに収容しています。 （詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。）
タスク
- 各タスクの内容を確認したいです。
-
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。
利用ログ
- メッセージログにはデータとして何が含まれていますか？
- テキストメッセージ／スタンプ／写真・画像・動画／その他ファイル添付が含まれます。
- メッセージログに保存期限はありますか？
- メッセージログの保存期間は2年間です。
- 利用ログの集計や解析はできますか？
- 利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
- 各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
- システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
- 利用状況を確認したいです。
-
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。
・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細（依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど）
・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
設定
- １ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか？
-
組織は５階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
- 着信音や通知の設定を変更できますか？
-
プッシュ通知の通知設定が可能です。 （通知オン／通知オフ／午前7時まで通知オフ）
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
- ユーザーを一括登録（編集/削除）したいです。
-
CSVインポートによる一括登録／編集が可能です。 ユーザ情報の変更（既存情報への上書き）、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。
◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。
◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。
- マイプロフィールは編集できますか？
-
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。
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料金プラン※1
-
手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました（2021年6月15日）
-
「elgana」は、ID単位でのシンプルな
料金体系です。 -
最低利用期間はございません。
両プラン共にビジネスチャット機能を
お気軽にご利用頂けます。
料金
-
- 初期費用
- 無料
-
- 月額料金
-
フリープランなら無料
ベースプランなら330円(税込)／IDで
初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)価格（1ID/月） ¥0 ¥330(税込) 基本機能 ID上限 なし なし グループトーク上限 20グループ/ID なし ユーザー管理機能 ○ ○ テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1 Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供Cisco Webexとの
連携による提供NeWorkとの
連携による提供NeWorkとの
連携による提供ファイル添付
（閲覧可能期間）○
（1週間）○
（2年間）セキュリティー デバイス制限 ○ ○ 機能利用制限 ○ ◎（詳細設定可能） サポート サイト（FAQ・事例） ○ ○ 管理者代行 - ○ - ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
- ※ NeWorkはＮＴＴコミュニケーションズ株式会社の商標です。
- ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
- ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
- ※3 ご利用環境（モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など）により通話がつながらない場合があります。
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仕様について
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動作環境（OS、ブラウザ）※1※2
ユ｜ザ｜側端末
ユーザー側端末
Android端末でのご利用
（Androidアプリ）Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
（iOSアプリ）iOS12、iOS13、iOS14、iOS15 PCブラウザでのご利用
（WindowsOS）Microsoft Edge最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版PCブラウザでのご利用
（MacOS）Safari最新版
Mozilla Firefox最新版
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