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ビジネスチャットのセキュリティー面は大丈夫なの? 信頼性の高いツールを導入するには

ビジネスチャットとは、ビジネス面での利用に特化したチャットツールのことです。ビジネスチャットを導入する企業は増えてきていますが、その利便性の高さゆえに、セキュリティー面が心配だと感じている人も少なくありません。

「そもそもビジネスチャットって必要?情報漏えいのリスク以上にメリットがあるの?」
「とにかく情報漏えいが心配・・セキュリティーに強いツール選びのコツは?」

このような疑問をお持ちの方へ、本記事ではビジネスチャットを導入した際のメリットとセキュリティー上のリスクから、信頼性の高いビジネスチャットの特長までご紹介していきます。
ぜひ参考にしていただけますと幸いです。

ビジネスチャットを導入するメリットとリスク

ビジネスチャットを導入するメリットとリスク

ビジネスチャットにはさまざまなメリットがある一方、信頼性の高いツールを選ばないとセキュリティー上のリスクが高くなってしまいます。ここではビジネスチャットを利用するメリットとリスクについてご紹介します。

メリット①場所を選ばずにコミュニケーションが可能

ビジネスチャットを利用することで場所を選ばずにコミュニケーションが取れるため、業務の効率化を促進できます。インターネット に接続する環境さえあれば、外出先や出張先からでも PCやスマートフォンで社内メンバーとやり取りが可能です。
メールでも同様のやり取りができますが、ビジネスチャットの既読機能やトークルーム機能を活用することで、より迅速で確実なコミュニケーションが可能となります。

また、テレワークの普及に伴いビジネスチャットを導入する企業も多くあります。ビジネスチャットを利用すれば離れていても円滑なコミュニケーションが取れるので、テレワークでもスムーズに業務を進めることができます。居住地の制限なく業務ができるようになれば、人材採用の幅が広がることもビジネスチャットを導入するメリットといえるでしょう。

メリット②業務効率化に役立つ機能が盛りだくさん

ビジネスチャットはその名のとおりビジネスに特化したツールです。
ツールによって搭載されている機能は異なりますが、下記のような業務効率化に役立つ機能が多数搭載されています。

  • ファイル添付機能
  • タスク管理機能
  • アンケート機能
  • Web会議システムとの連携 など

今まではメール添付やファイル共有システムを利用していたデータ共有をビジネスチャット上で完結できたり、Web会議システムを別途立ち上げることなくビジネスチャット上でミーティングURLを発行できたりと、ビジネスチャットを利用することで、さらに業務を効率的に行うことができます。

現場の状況を画像や動画を使って報告したり、文書ファイルを使用せずにビジネスチャット上で日報を提出するのも、ビジネスチャットを導入することでかなえられる業務効率化の一例です。

メリット③仕事とプライベートのコミュニケーションを区別できる

プライベートで利用するチャットツールを仕事でも利用している事例は少なくありません。
その場合、公私の区別がつきにくくなったり、情報漏えいのリスクが高まるのが難点です。

仕事とプライベートのコミュニケーションを区別できる

ビジネスチャットを利用することで、仕事とプライベートのコミュニケーションを分けられるのがメリットです。
また、チャットツールを区別することで「誤って仕事の情報を業務とは関係のない人に送ってしまった」という情報漏えいのリスクを回避することができます。セキュリティー対策機能が充実しているツールを選ぶことで、さらにリスクを防ぐことが可能です。

リスク①情報漏えいの可能性

ビジネスチャットを利用する最大のメリットは、リモートワーク環境など遠隔時でのコミュニケーションのハードルが下がり、離れていても顔を合わせているかのように会話ができることですが、その一方で機密性が高い情報を扱うことに変わりはなく、手軽に利用できるからこそ情報漏えいのリスクも高まるのが現実です。

PCやスマートフォンにダウンロードしたファイルを第三者に公開するといった故意的な情報漏えいから、機密情報の誤送信といった人為的ミスによる情報漏えいまで発生してしまう可能性があります。
ビジネスチャットを利用する場合は、今まで以上に情報漏えい対策を意識する必要があるでしょう。

リスク②関係のない人がいつの間にか登録されている

関係のない人がいつの間にか登録されている

ビジネスチャットのグループに所属している一人一人の判断で、いつのまにか関係のない人がメンバーとして登録されているケースは少なくありません。人数が増えすぎてメンバーの管理ができないと、情報漏えいのリスクにつながります。

誰でも自由にグループに招待できるようなビジネスチャットだと、メンバーの管理が難しくなることがあります。管理者だけが新しいメンバーをグループに招待できるような仕様のビジネスチャットを選ぶと安心です。

信頼性の高いビジネスチャットの特長

仕事の情報をやり取りするビジネスチャットは、セキュリティー機能が充実しているものを選びたいですよね。
ビジネスチャット選びの参考までに、おさえておきたいセキュリティー機能をご紹介します。

信頼性の高いビジネスチャットの特長

①IPアドレス制限機能

端末の IP アドレスをチェックしてアクセス制限を行う機能のことです。許可済みの IPアドレス以外のネットワークからのアクセスを拒否できます。

②端末認証機能

端末認証機能とは、ビジネスチャットの管理者が認証した端末だけシステムにアクセスできるよう設定できる機能です。例えば PC のみアクセスを可能にするなど、その企業にあったルールを設定できます。端末認証機能は、端末自体の紛失や盗難の被害にあった場合、認証を取り消すことでビジネスチャットにアクセスできないようにして情報漏洩を防げます。

③ログ保存機能

ログ保存機能とは操作のログをサーバーで保存して閲覧できる機能のことです。不正アクセスが発覚した場合、ログ保存機能を使用すれば漏洩したデータや日時を特定できます。この機能をスタッフに周知することで、 故意による情報漏洩の抑止力になるでしょう。

④暗号化機能

暗号化機能とは端末や通信経路、サーバーの各段階で暗号化を施すことでデータの内容を解読できないようにする機能のことです。万が一端末の紛失やハッキング被害にあっても読み取れないから情報漏洩する危険がない、高いセキュリティー機能といえます。

セキュリティー対策が気になる方には「elgana」がおすすめ!

セキュリティー対策が気になる方には「elgana」がおすすめ!

さまざまなビジネスチャットがありますが、「セキュリティー機能が充実しているツールを選びたい!」と考えている方におすすめしたいのが「elgana」です。
elganaはビジネスの中で起こりうる、情報漏えいを防ぐ機能を搭載しています。
ここからは具体的に、elganaではどのような機能を搭載しているのかご紹介していきます。

情報漏えいを抑止する機能が充実

円滑なコミュニケーションを図ってビジネスチャットの導入を検討する企業は多いですが、機密情報の漏えいなどセキュリティー面で不安があり、導入に踏み切れない企業も少なくありません。

elganaの魅力は、セキュリティー対策機能が充実している点です。
例えば、ファイルの送信や端末保存の可否をユーザーごとに設定することができます。
「正社員はファイルの送信や保存ができるけど、社外のパートナーのスタッフはファイルの閲覧のみ可能」など、ユーザー種別によって許可範囲をコントロールすることで、情報漏えいのリスクを減らせます。

そのほかにも、誰かがスマートフォンでトーク画面をスクリーンショットすると、「〇〇さんがスクリーンショットしました」という内容の通知がされたり、ファイル閲覧時には必ず透かしが入るように設定したりと、故意の情報漏えいを抑止するための機能も搭載されています。

前項でご紹介したIPアドレス制限機能、端末認証機能、ログ保存機能、暗号化機能も搭載しており、幅広いセキュリティー設定が可能です。

人為的ミスによる情報漏えいにも対応

メッセージの送信先や内容を間違えるなどの人為的ミスは、仕事をするうえで発生しやすいものです。

人為的ミスによる情報漏えいにも対応

「未公開の情報を外部メンバーも含めたトークルームに送信してしまった・・」
「アルバイトスタッフとの情報共有用ルームで、間違った指示を送信してしまった・・」

万が一このような人為的ミスが発生してしまった場合、迅速に対処する必要があります。

elganaならメッセージやファイルを誤送信してしまっても、該当メッセージおよびファイルを素早く削除することができます。誤送信の削除は受信者のトーク画面にも即時反映されるので、被害を最小限に抑えることが可能です。

ユーザー登録や登録情報の書き換えは、管理者のみ可能

ビジネスチャット導入におけるリスクの一つとしても挙げましたが、誰でも自由にメンバーを招待できるような仕様の場合、「いつのまにかビジネスに関係のないメンバーが紛れ込んでいる」という危険性があります。
悪意のある行動でなくても、「社内メンバーのみに周知したい機密情報なのに、いつの間にか外部ベンダーも追加されてしまっていた」ということが頻発すると、情報漏えいのリスクが高まります。

このような事態を防ぐため、elganaでは管理者のみがユーザーの新規登録・変更・削除を実行することが可能です。
そのため、仕事や取引に関与しない人物が勝手に追加されるような事態を避けられます。

また、ユーザー名についても管理者以外のメンバーが勝手に変更することはできません。
ユーザー名を自由に設定できるようにしてしまうと相手がどこの誰なのかがわからなくなってしまい、メンバーの管理が困難になってしまいます。
管理者が確実に参加メンバーを管理できるようにするため、ユーザー登録や登録情報の書き換えは管理者のみに権限が付与される仕様となっています。

セキュリティーの高いツールを選べば、安心かつ効率的に業務を遂行できる

ビジネスチャットはコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化もはかれる便利なツールです。
さまざまなビジネスチャットがありますが、ツールによって搭載されているセキュリティー機能は異なるので、信頼できるツールかどうかを見極めて導入する必要があります。

elganaは、情報漏えいにおけるセキュリティー機能が充実しているのが特長です。故意な情報漏えいだけでなく、人為的なミスによる情報流出まで防げる機能が搭載されているので、安心してお使いいただけます。セキュリティー面で信頼できるビジネスチャットをお探しの方は、ぜひelganaのご利用をご検討ください。

elganaは御社の業務効率を改善し、
社員同士のコミュニケーション活性化に役立ちます。

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