導入事例

長与町役場 長与町役場

elganaで自治体のテレワーク推進が加速!
業務効率化と行政サービスの質の向上へ

  • 業種
    公務
  • 事業規模
    101~300名
  • 目的
    テレワーク推進 スピーディーな情報共有 業務効率化

人口約41,000人と長崎県下最大の人口を有する町が長崎県長与町です。
そんな同町の役場では、コロナ禍においても、テレワーク推進による業務効率化と質の高い行政サービスの提供を実現するため、elganaを導入しました。導入による円滑な情報共有が、業務効率改善に大きく貢献したといいます。
今回は導入経緯と効果について、実際の活用事例も含めて長与町総務部総務課の導入担当者様にお話を伺いました。

課題
  • テレワーク環境での職員間のコミュニケーション希薄化
  • 私用のチャットアプリ(シャドーIT)の利用によるセキュリティー対策
  • 個人番号利用事務系・LGWAN接続系・インターネット接続系ネットワークの三層分離
  • 新規ビジネスチャット導入のコスト

※シャドーIT:社内で認可されていない通信端末やITシステム

導入の
決め手
  • 国内データセンター運用とセキュリティー機能の充実度
  • コストパフォーマンスの高さ
  • NTTグループの利用実績と営業担当者のサポート
効果
  • 情報共有の飛躍的な効率化
  • 役場全体でのペーパーレス化の推進
  • 行政サービスの質の維持・向上への貢献
  • 課題
  • 導入の
    決め手
  • 効果
  • テレワーク環境での職員間のコミュニケーション希薄化
  • 私用のチャットアプリ(シャドーIT)の利用によるセキュリティー対策
  • 個人番号利用事務系・LGWAN接続系・インターネット接続系ネットワークの三層分離
  • 新規ビジネスチャット導入のコスト

※シャドーIT:社内で認可されていない通信端末やITシステム

お話を伺った方
総務部 総務課 総務人事係 主査 松永 大輔氏
総務部 総務課 行政係 主任 市川 雄也氏
総務部 総務課 行政係 白石 大和氏
総務部 総務課 総務人事係 越智 愛乃氏

幸福度日本一のまちづくりに向けて業務改善・効率化を推進。
テレワーク制度も積極的に導入

事業内容について

長与町では、2021年度に『長与町第10次総合計画』を策定し、「人・緑・未来 つなぎ はぐくむ ながよ ~幸福度日本一のまちをつくる~」をキーワードに、まちづくりの方針を定めました。
総務課では、こうしたまちづくりを推進する事業実施部署をサポートし、業務改善等を通じて、事務の効率化を促しております。
また本町では、2016年度から、全部署が業務改善策を1案ずつ出し、その年間取組において顕著な実績を上げた部署や、大きなコスト削減を達成した部署を表彰する『変わらんば計画』という事業を実施しています。デスク周りの整理から、契約手法の変更など、様々な取組が毎年発案・実施されており、業務効率化に向けて改善意識の啓発や情報共有等に取り組んでいるところです。
そして長与町では2020年度より、新型コロナウイルス感染症のまん延を受け、町長の発信でテレワーク制度の導入が推し進められました。
制度の導入に当たっては、ICTに関する方針決定や機器の調達はもちろんのこと、対象業務の抽出や人事管理上の課題をクリアする必要がありました。そのため総務課主導で若手職員を中心としたワーキンググループを立ち上げ、導入に向けた制度設計及び部署間調整を行ってきました。

コロナ禍でテレワーク制度導入の積極的な推進を検討。
シャドーIT の解消と三層分離への対応が課題に

※シャドーIT:社内で認可されていない通信端末やITシステム

導入経緯

テレワーク導入はトップダウンで決定したものでしたが、具体的な方策については総務課と情報管理部門で詳細を詰めることにしました。そこでテレワークに必要な環境構築の第一歩として、ビジネスチャットの導入が不可欠だろうと考えました。
ビジネスチャットを導入することで、テレワーク環境下での職員間のコミュニケーションを円滑にすることがねらいです。しかしながら、導入にあたっては課題が山積みでした。
その一つが「シャドーIT」の存在です。職員を対象にアンケート調査を行ったところ、業務で私用のチャットアプリが使用されていました。たしかに円滑なコミュニケ-ション実現のためチャットアプリの活用は有効ですが、シャドーITではセキュリティー面に問題があります。

また 自治体特有のネットワーク環境も課題の一つ。地方自治体では個人番号利用事務系・LGWAN接続系・インターネット接続系の三層からなるネットワークを分離させなければならない問題も抱えていました。
遠隔の業務を想定した環境が整っておらず、テレワークを推進する上で職員間のコミュニケーション円滑化のためには対面・口頭に準ずる連絡手段は必要不可欠で、導入にあたっての課題解決が急務でした。
これらの問題を解決するためにはどうすれば良いのかを踏まえ、いくつかのビジネスチャットの比較検討を慎重に行いました。(市川氏)

自治体特有の課題解決につながるビジネスチャットを模索。
コストパフォーマンスとセキュリティーに優れ、NTTグループでの利用実績への信頼もありelganaを選定しました

導入の決め手

いくつかのビジネスチャットを比較検討した結果、最終的にNTTのビジネスチャットelganaを選定しました。
まず、大きな決め手のひとつとなったのはelganaのコストパフォーマンスの高さです。まずは閉域網のLGWAN接続系に対応したビジネスチャットの導入も検討しましたが、導入コストが課題でした。一方でelganaは、無償利用できる範囲が広く、これほどのクオリティは、他に類を見ませんでした。
そしてもうひとつの大きな理由は将来性です。現状は、普段、職員が業務で利用するネットワークは、閉域網のLGWAN接続系ネットワークが大部分ですが、今後は柔軟にシステム運用ができるインターネット接続系がメインになると予測しています。

elganaはインターネット接続系のみに対応したツールですが、そういったインターネット接続系活用へのシフトを見据えたうえで、セキュリティーの高さから今後も活用可能と考えたのです。(松永氏)

そしてもう一つの選定理由は信頼性。信頼には2つあります。

一つはNTTグループ内での利用実績への信頼です。今後サービス面も拡充、バージョンアップされると聞いており、期待も大きいです。(白石氏)

もう一つは、窓口となる営業担当さんへの信頼です。物理的な距離も近く、何かあればすぐに駆け付けてくれるという安心感もあります。さらには、データセンターが国内にある点も、導入の決め手となりました。(越智氏)

従来滞っていた業務がスムーズに。
情報共有も飛躍的に効率化

導入後の効果

elganaを導入してから、従来滞っていた業務が円滑に進むようになりました。

直近の事例でいうと、部署間協議や部署横断的な会議に合わせ、各会議用のトークルームをelganaに作成して日程調整を行いました。特に既読者表示機能が役立っていますね。

また近年、全庁的な調査業務が増えていて担当者レベルでの連絡調整を行う必要があります。これまでは個別に対面、電話等で質問を受け付け、それぞれに回答していたため、類似の質問に答えることも多く、業務効率向上の観点からも迅速な情報共有が課題でした。しかし現在はelganaで「質問回答の事例」をトークルーム内でシェアし、業務の効率改善につながっています。
導入当初はテキストベースのコミュニケーションに戸惑いを覚える職員もいましたが、現在は必要に応じて補足は口頭、詳細はチャットで、などチャットとの使い分けが浸透しており、様々な利用シーンが広がっています。(市川氏)

elganaを通じて行政サービスの質を維持・向上したい。
未来のまちづくりにはICT技術の利用は不可欠

今後の展望

現在elganaのさらなる活用に向けて、役場内に職員用のWi-Fiアクセスポイントの設置を予定しています。それに伴い庁内会議のペーパーレス化も推進中で、elgana上で会議資料を配布することも検討しており、既に一部の会議ではテスト運用を開始しています。
そのほか2021年8月集中豪雨において、町内各所に避難所を開設した際には、延べ132人の職員を動員しましたが、本部と各避難所との情報共有・コミュニケーションが同時的に行え、円滑な避難所運営にも効果を発揮しています。
さらにイベント開催時の連絡や資料の共有、現場での工事等を所管する部署において写真や位置情報などをelganaトークルーム内で共有するなどの活用も行っています。 また、これまで職員向けに行っていた館内放送や休日中の緊急連絡の内容を、elganaで共有するなどインフォメーション機能の利用を段階的に強化しています。

人口減少や少子高齢化の問題には、長与町も例に漏れず直面しています。現状のままでは、近い将来、少ない職員数で増大する業務を処理することになり、行政サービスの質の低下を招くことも否定できません。よって、手続きの簡素化・業務の効率化が肝要であり、その為にはICT技術の活用は不可欠だと考えています。長与町が掲げる幸福度日本一のまちづくりを実現するためにも、今後もICT技術を活用することで、さらなる業務効率化を実現し、行政サービスの質の維持・向上を目指していきたいと考えています。(市川氏)

長与町役場

長与町役場について

長崎県下最大の人口約41,000人の長崎県長与町を支える行政役場。

  • 設立
    1969年1月1日
    人口
    41,046人(2021年7月31日現在)
    所在地
    長崎県西彼杵郡長与町嬉里郷659−1
  • URL
    https://webtown.nagayo.jp/
    従業員数
    233名
    事業内容
    • ・ 長与町に関わる行政サービス

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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
システム管理サイトから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
システム管理サイトからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
システム管理サイトから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
システム管理サイトにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者がシステム管理サイトにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
Web会議 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
NeWorkとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
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  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国におけるCisco Systems, Inc.およびその関連会社の商標です。
  • ※ NeWorkはNTTコミュニケーションズ株式会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1※2

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
Android 12
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
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