導入事例

elgana case 04
エルガナで自治体のテレワーク推進が加速
業務効率化と行政サービスの質の向上へ
人口
41,046人(2021年7月31日現在)
職員数 233名
事業内容 行政サービス

elganaを選んだ理由と導入結果

町長発信のもと、コロナ禍におけるテレワーク制度の活用が推進されたことをきっかけに、ビジネスチャットの導入を検討。
複数のサービスを比較した結果、コストパフォーマンスが高く、セキュリティー面も安心な「elgana」を選定。

導入後は、業務内容に合わせ、電話やメールなど、これまでの連絡手段とビジネスチャットをうまく使いわけることで業務効率が飛躍的に向上したほか、会議のペーパーレス化も進んでいる。
「ビジネスチャットというICTの活用がテレワーク拡大の一翼を担っている」という。

円滑な情報共有で業務効率を改善!
ICT技術の活用で行政サービスの質を維持・向上。

人口約41,000人と長崎県下最大の人口を有する町「長崎県長与町」。現在、そんな同町の役場では、円滑なテレワークを推進するべく全職員にビジネスチャット「elgana(エルガナ)」が導入されている。テレワーク推進における自治体ならではの課題を長与町役場ではどう解決したのか。「elgana」の導入経緯や利用状況、効果について同役場の総務部 総務課の導入担当に話を伺った。

左男性:総務部 総務課 行政係 白石大和氏
右女性:総務部 総務課 総務人事係 越智愛乃氏

コロナ禍でテレワークの導入を検討。
シャドーITの解消と“三層分離”への対応が課題に。

※シャドーIT:社内で認可されていない通信端末やITシステム

長与町では2020年度より、新型コロナウイルス感染症のまん延を受け、吉田愼一町長の発信のもとテレワーク制度の導入が推し進められてきた。しかし、導入にあたってはクリアすべき課題が山積みだったという。

その1つが、「シャドーIT」の存在だ。職員を対象にアンケート調査を行ったところ、業務上の連絡に私用のチャットアプリが使用されていることが判明したのである。テレワークを進めるにあたり、職員同士の円滑なコミュニケーションを確立するためにはチャットアプリの活用は有効ではあるものの、業務での利用となるとセキュリティー面での対策が必須であり、早急な対応が求められた。

また、そのほかにも「地方自治体ならではの悩みがあった」と総務課行政係の主任 市川氏は語る。

「自治体特有の前提条件として、個人番号利用事務系・LGWAN接続系・インターネット接続系という三層からなるネットワークをそれぞれ分離させることが求められます。それを踏まえた上で、どのようにテレワーク環境下で職員のコミュニケーションを実現するかという問題を解決する必要がありました」。

総務部 総務課 行政係 主任 市川雄也氏

三層分離イメージ

LGWAN接続系などの三層分離の自治体ICTの将来動向も見据え「elgana」を選定。コストパフォーマンスとNTTグループでの利用実績への信頼が後押しに。

こうした課題を解決すべく、長与町役場では本格的にビジネスチャットツールの検討を開始。まずは閉域網のLGWAN接続系に対応したビジネスチャットツールも検討したが導入コストが大きな課題だった。

いくつかのビジネスチャットを比較検討した結果、最終的に選ばれたのが、NTTのビジネスチャット「elgana」だった。その理由について、松永氏は次のように振り返る。
「まず大きかったのが、コストパフォーマンスの高さ。無償利用できる範囲が非常に手厚く、これほどのクオリティは、他に類を見ませんでした。そしてもうひとつの大きな理由は、将来性。現状は職員が業務で普段使いするネットワークは、閉域網のLGWAN接続系ネットワークが大部分ですが、今後は柔軟にシステム運用ができるインターネット接続系の活用がメインになると予測しています。elganaはインターネット接続系のみに対応したツールですが、そういったインターネット接続系の活用へのシフトを見据えたうえでのセキュリティーの高さからも活用可能と考えたのです。」

総務部 総務課 総務人事係 主査 
松永大輔氏

また、市川氏、松永氏と共に「elgana」の導入を主導した総務課行政係の白石氏、総務課総務人事係の越智氏も以下のように導入理由を補足した。

「『elgana』には、NTTグループ内での利用実績に基づいた信頼性があります。今後サービス面も拡充されると聞いており、将来的なバージョンアップへの期待も大きいです」。(白石氏)

総務部 総務課 行政係 白石大和氏

「窓口となる営業担当さんとは物理的な距離も近く、何かあればすぐに駆けつけてもらえるという安心感もあります。データセンターが国内にある点も、導入の決め手となりました」。(越智氏)

総務部 総務課 総務人事係 越智愛乃氏

従来滞っていた業務がスムーズに。
情報共有も格段に効率化。

「elgana」の運用開始当初は、慣れていなかったテキストベースのコミュニケーションに対する戸惑いが一部で見られたものの、現在はほぼ解消されているという。必要に応じて口頭での連絡を行いつつ、「詳細は、『elgana』を見てください」というようなチャットとの使い分けが浸透しており、様々なシーンでの利用が広がっている。

「たとえば出張中の職員や離席中の職員に対し『elgana』で連絡することで、従来滞っていた業務が円滑に進むようになりました。直近では、部署間協議や部署横断的な会議の増加に合わせ、各会議用のトークルームを『elgana』に作成し、日程調整などに活用しています。既読者表示機能が役立っていますね」。(市川氏)

行政サービスの質を維持・向上したい。
未来のまちづくりにはICT技術の利用は不可欠。

現在、業務におけるさらなる「elgana」の活用に向けて、役場内に職員用のWi-Fiアクセスポイントの設置を予定している。またこれと同時に、庁内会議のペーパーレス化も推進中。「elgana」上で会議資料を配付することも検討しており、すでに一部の会議ではテスト運用を始めているそうだ。

そのほか、災害時の避難所開設に備え、避難所配置の職員と本部との連絡に「elgana」を利用することも防災部署と調整中。さらには、イベント開催時の担当者間の連絡や資料の共有をはじめ、現場での工事等を所管する部署において、写真や位置情報などを「elgana」トークルーム内で共有することも推進している。今後は、職員向けに行っていた館内放送の内容を「elgana」上で共有するなどインフォメーション機能の利用強化も検討している。最後に、積極的に「elgana」を活用する理由を市川氏はこう語った。

「人口減少や少子高齢化の問題には、長与町も例に漏れず直面しています。現状のままだと、遅かれ早かれ、少ない職員数で増大する業務を処理することになり、行政サービスの質の低下を招くでしょう。そのような未来にしないためにも、ICT技術を活用して手続きの簡素化・業務の効率化を図り、サービスの質を維持・向上させていきたいと考えています」。

「遊びごころのあるまちづくり」をキーワードに掲げる長与町が、町のデジタル・トランスフォーメーションの先駆けとなり、希望溢れる魅力的な街づくりへと歩を進めている。未来の明るい長与町に期待したい。

日々の業務を今すぐバージョンアップ!

3ステップでカンタン導入!

導入からアフターフォローまでサポートも充実。
だから、PCやスマホの利用・ツール活用に
不慣れな方でも安心してお申し込みいただけます。

  • STEP 1

    WEBサイトから
    オンラインお申込み

  • STEP 2

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    お客様宛に送信されます。

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  • ご利用開始時の導入支援

    • ・初期のユーザー登録から利用開始までの流れを一緒に画面を見ながらご支援いたします。
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    • ・お客様のセキュリティーレベルや利用方法に合わせた各種設定をご提案します。
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    • ・導入後お客様で実施いただく登録作業の代行も可能です。
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FAQ

料金

料金はかかりますか?
フリープランは無料でご利用いただけます。詳しくは「料金プラン」をご覧ください。
2021年6月までにフリープランにお申し込みいただいた企業様にはベースプランと同等の、導入支援サポートを無償でご提供します。

動作環境

サービスの利用可能時間を教えてください。
24時間365日ご利用可能です。
※サービス維持のため計画停止等を実施する場合がございます。
クラウド型(SaaS)ではなくオンプレミス型で利用することは可能ですか?
できません。
アプリは、Windows(PC)でも使えますか?
PCにつきましては、各種ブラウザにて利用できます。動作確認済みブラウザは「仕様について」をご覧ください。
動作環境を教えてください。
仕様について」をご覧ください。

トーク

グループトークに人数制限はありますか?
制限値は1000です。 対象バージョン:ver1.2~
既読表示はありますか?
あります。トーク作成時に「既読表示の設定」として、以下の3つから選択できます。
・既読表示なし
・既読数表示
・既読数と既読者を表示
ファイルを添付することは可能ですか?
可能です。

■モバイルアプリ
静止画と動画(1分以内)が添付が可能です。静止画は自動的にリサイズされます。


■Webアプリ
画像/動画/その他のファイル形式(管理者が許可したもの)が添付可能です。
ただし、1ファイルあたり10MBまでの制限がございます。
また、拡張子の無いファイルは添付できません。

グループトーク(トークルーム)に保存期限はありますか?
トークルームには保存期限はありませんがメッセージデータは2年間の保存期間を設けています。
そのため、トークルーム内のメッセージは2年経過したものから消去されていきます。

セキュリティー

同じログインID、パスワードで異なる端末でも利用できますか?(マルチデバイス)
可能です。
ただし、異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
2台の端末で同時に、同じログインID、パスワードで利用できますか?(マルチログイン)
2台の端末で同時にお使いいただくことはできません。

異なる端末に同一アカウントでログインした場合、後からログインした端末が有効となり、先にログインしていた端末では強制的にログアウトされます。
ただし、Webアプリとモバイルアプリは同時利用が可能です。
紛失時など遠隔でのデータ消去は可能ですか?
管理システムから端末を「削除」すると、該当端末では強制的にログアウトとなり、アプリ内データを消去できます。

また、管理者がユーザーを削除することで、当該ユーザーでログインしている端末にて強制的にログアウトがなされ、端末内のデータを消去することが可能です。
ログイン認証の仕組みを知りたいです。
ログイン情報として、ご契約の際に設定する「企業ID」と、管理者の登録した「ログインID」「パスワード」が必要となります。
スクリーンショットは禁止できますか?
Android/iOSアプリではスクリーンショットされたことを通知する機能があります。なお、通知のみで禁止することはできません。対象バージョン:ver1.2~
データ暗号化形式について教えてください。
端末-サーバー通信についてAES形式で暗号化を行っています。 また、受信したメッセージや画像はアプリ内データとして保護され、外部からの閲覧を防止します。
ネットワークのセキュリティーはどうなっていますか?
管理Webならびにスマートデバイスともにセンター通信はhttps通信となっています。
データセンターの所在地・セキュリティー対策について教えてください。
当サービスは、ISMS(ISO27001)の認証を取得した国内のNTTグループデータセンターに収容しています。 (詳細な住所などは機密上の理由により、公開していません。)

タスク

各タスクの内容を確認したいです。
管理システムからタスクの実施状況を確認いただけます。
また、各タスクのレポートについてCSV形式でダウンロードすることが可能です。

利用ログ

メッセージログにはデータとして何が含まれていますか?
テキストメッセージ/スタンプ/写真・画像・動画/その他ファイル添付が含まれます。
メッセージログに保存期限はありますか?
メッセージログの保存期間は2年間です。
利用ログの集計や解析はできますか?
利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。
各ユーザーのメッセージ内容を確認したいです。
管理システムから、メッセージログを取得できます。
利用状況を確認したいです。
管理システムにて、以下データをご確認いただけます。

・各ユーザーのメッセージ件数、タスク件数、コンタクト数、更新日時など ・各タスクの詳細(依頼者・担当者・タスク内容・レポートなど)

・また利用ログの集計・解析機能はありませんが、各タスクのレポートをCSV形式でダウンロードし、エクセル等で加工して集計や解析を行うことが可能です。

設定

1ユーザーに紐付けられる組織はいくつまでですか?
組織は5階層まで設定できます。
さらに細かい組織が必要な場合は、繋げて表記するか、「備考」項目をご利用ください。
着信音や通知の設定を変更できますか?
プッシュ通知の通知設定が可能です。 (通知オン/通知オフ/午前7時まで通知オフ)
また、「通知音設定」で通知音の変更が可能です。
ユーザーを一括登録(編集/削除)したいです。
CSVインポートによる一括登録/編集が可能です。 ユーザ情報の変更(既存情報への上書き)、ユーザアカウントの削除も同様の操作で行えます。

◆一括編集
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、パスワード以外の項目について、CSVファイルの内容でユーザー情報が上書きされます。


◆一括削除
CSVインポートによる一括編集が可能です。 登録済みユーザーのログインIDと一致する場合、削除されます。

マイプロフィールは編集できますか?
パスワード、およびプロフィール画像の変更が可能です。
上記以外のプロフィール項目の変更は、管理者が管理システムにて行ってください。

料金プラン※1

手厚いサポートが付いた「管理者代行」メニューの登場で、ベースプランがさらに充実しました(2021年6月15日)

  • 「elgana」は、ID単位でのシンプルな
    料金体系です。

  • 最低利用期間はございません。
    両プラン共にビジネスチャット機能を
    お気軽にご利用頂けます。

料金

  • 初期費用
    無料
  • 月額料金
    フリープランなら無料
    ベースプランなら330円(税込)/ID
    初月は無料です。※2
プラン種別 フリープラン ベースプラン
(2021.06月時点)
価格(1ID/月) ¥0 ¥330(税込)
基本機能 ID上限 なし なし
グループトーク上限 20グループ/ID なし
ユーザー管理機能
テレワーク 音声通話・会議※3 1対1 1対1
ビデオ通話・会議・画面共有 Cisco Webexとの
連携による提供
Cisco Webexとの
連携による提供
ファイル添付
(閲覧可能期間)

(1週間)

(2年間)
セキュリティー デバイス制限
機能利用制限 ◎(詳細設定可能)
サポート サイト(FAQ・事例)
管理者代行[NEW] -
  • ※ Cisco Webexは米国およびその他の国における Cisco Systems, Inc. およびその関連会社の商標です。
  • ※1 ご利用にはインターネット環境が必要となります。アプリのダウンロード、トークや音声通話には通信料が発生する場合があります。
  • ※2 お申し込み月の月末までが無料となります。翌月からは費用が発生します。
  • ※3 ご利用環境(モバイル端末のOSバージョン、端末機種、端末設定など)により通話がつながらない場合があります。

仕様について

動作環境(OS、ブラウザ)※1

ユ|ザ|側端末

ユーザー側端末

Android端末でのご利用
(Androidアプリ)
Android 6
Android 7
Android 8
Android 9
Android 10
Android 11
iOS端末でのご利用
(iOSアプリ)
iOS11、iOS12、iOS13、iOS14
PCブラウザでのご利用
(WindowsOS)
Microsoft Edge最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
PCブラウザでのご利用
(MacOS)
Safari最新版
Mozilla Firefox最新版
Chrome最新版
管理システム
Windows 8.1 / 10
 Internet Explorer11
 Mozilla Firefox 最新版
  • ※1 Windows、Internet Explorer、Microsoft Edgeは米国Microsoft.Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
    Mozilla Firefoxは、米国 Mozilla Foundation の米国及びその他の国における商標または登録商標です。
    Android及びGoogle Chromeは、Google LLC.の商標または登録商標です。
    iOSは、Apple Inc.のOS名称です。iOSは、Cisco の米国およびその他の国における商標または登録商標であり、ライセンスに基づき使用されています。
    Safariは、米国ならびにその他の国で登録されたApple Inc.の商標です。

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