テレワーク導入後の生産性の変化
総務省「令和4年度情報通信動向調査」によれば、テレワーク導入の効果が得られたと答えた人は79.8%、マイナス効果だったと答えた人は0.8%でした。
NIRA総合研究開発機構「第9回テレワークに関する就業者実態調査」によると、2020年6月時点から2023年3月にかけて、コロナ禍以前と同様に出勤していた場合の仕事の成果を100としたとき、在宅勤務でのパフォーマンスが「100（同程度）」と回答した人の割合が大きく増加しました。また、「60〜90（パフォーマンスが大きく下がった）」と回答した人の割合が低下しており、テレワークでも生産性を維持できることがわかります。しかし、割合は少ないですが、パフォーマンスが下がったとの回答もあります。
これらのデータから、テレワークへの慣れや環境整備が進んだことにより、テレワークにおける生産性は改善されてきていることがわかります。一方でテレワーク環境が整備できていない場合、勤務時間の管理体制が整っていない場合は、生産性が下がる可能性があることが読み取れます。
テレワーク導入による生産性低下の原因とは
ここでは、テレワークの導入で生産性が低下する具体的な原因を４つ紹介します。これは総務省の「令和5年版情報通信白書」で集計されたもので、実際に企業が抱えるテレワークにおける課題であるため、ぜひチェックしてみてください。
出典：令和5年版情報通信白書データ集 第4章 第11節 51.テレワークの導入に当たり課題となった点（複数回答）
コミュニケーション不足・情報共有が困難
総務省「情報通信白書」では、テレワークの導入にあたり「社内コミュニケーション不足・情報共有の困難」が課題となっていると答えた企業が34.2%ありました。業務遂行上、コミュニケーション不足や情報共有ができない状況に陥ると手間やミスが増えやすく、生産性が低下する原因となります。
コミュニケーション不足に陥る理由としては、オンラインでの連絡ツールを使いこなせていない、タイミングが分からない、何を共有したらいいかが分かっていないといったことが考えられます。
労働時間の管理・業務の進捗管理が困難
テレワークでは、社員の労働時間と業務の進捗管理を正確に行うのが困難です。実際に総務省「情報通信白書」では、テレワークの課題として40.9%が「社員の労働時間の管理」、32.3%が「個々の従業員による業務の進捗管理」と回答されています。
労働時間が正確に管理されなければ、長時間労働やサービス残業の温床になりやすく、生産性が低下します。業務の進捗管理ができていない場合は、サボっている社員がいても把握できず、会社全体の利益も低下しかねません。
テレワーク環境の整備が進まない
テレワークに必要な通信環境や就業規則の整備などが進まないことも、生産性に影響を及ぼします。総務省「情報通信白書」によると、「テレワークに必要な端末等の整備」が課題との回答は50.3%、「通信環境の整備」は40.7%ありました。また、「テレワーク業務に関する就業規則の整備」も進んでいないと回答した企業もあります。
テレワーク環境が整備されていなければ、業務をスムーズに進めることは難しく、生産性は低下してしまうでしょう。
テレワークに移行できない業務がある
総務省「情報通信白書」によれば、「文書の電子化が進んでいないことによる業務への支障（25.8%）」、「書類へのサインや押印ができないことによる業務への支障（25.3%）」など、いまだ全体の４分の１を超える企業が業務そのものをテレワークに移行することが難しいと回答しています。
ほかにも、顧客対応や現場作業を要する業務はテレワークへの移行が困難です。テレワーク導入前に業務内容を精査し、テレワークが可能な業務と出社が必要な業務をしっかりと把握しておかなければ、生産性低下の原因となってしまうでしょう。
テレワークで生産性を上げる４つのポイント
ここでは、テレワークで生産性を上げる４つのポイントを紹介します。適切に対策することで生産性の向上が実現できるため、ぜひ取り入れてみてください。
テレワークモデル就業規則を参考にする
テレワークで生産性を上げるには、はじめに環境整備を行うことが大切です。特に、労働時間や休憩の取り扱いなどを就業規則で定めておくことで、社内の規律が保たれ生産性が向上します。テレワークの就業規則を作成する際は、厚生労働省が紹介している「テレワークモデル就業規則〜作成の手引き」を参考にすると良いでしょう。
社員の意識改革を行う
社員の意識改革を行い、テレワークの目的を理解させることで、生産性向上が期待できます。テレワークで生産性が低下してしまうのは、社員に目的が伝わっておらず、業務への意欲やモチベーションが上がらないことも影響していると考えられます。そのため、社内研修や社内報でテレワークの目的や、生産性を上げるためのポイントなどを説明することが重要です。
労働管理の方法と評価制度を見直す
従来の労働管理の方法や評価制度では、テレワークでの対応が難しい場合もあるでしょう。労働時間や業務の進捗状況をオンラインで把握できるようにすることが、テレワークで生産性を向上させるポイントです。その方法としては、テレワークに対応した勤怠管理システムなどの便利なツールの導入や、定性的ではなく定量的な評価を行える仕組みの整備があります。
たとえば、勤怠管理システムの「King of Time」は、クラウド上で時間・場所問わず簡単に勤怠の打刻が可能です。ビジネスチャット「elgana」と連携すれば※、チャット経由で操作できるため、企業・社員の勤怠管理にかかる手間の軽減にもつながります。
関連ページ：KING OF TIME for おまかせDXサポート
※ご利用には「elgana」ベースプランまたはアドバンストプランのご契約が必要です
コミュニケーションが活発になる仕組みをつくる
社員同士のコミュニケーションが活発になる仕組みをつくり、業務連絡や情報共有が滞らないようにすることは生産性向上に不可欠です。比較的簡単に始められる方法としては、気軽なコミュニケーションが行えるビジネスチャットの導入が挙げられます。
ビジネスチャットの「elgana」は、機能がシンプルで誰でも簡単に使いこなせるチャットツールです。チャット機能のほかに、ファイル共有機能やタスク管理機能があり、コミュニケーション不足の解消だけでなく業務進捗の管理における課題の解決にもつながります。
ビジネスチャット「elgana」の導入でテレワークの生産性が向上した事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」で、テレワークの生産性が向上した事例を２つ紹介します。
「elgana」の導入でテレワーク時の連絡スピードが向上｜スミカワ研究所有限会社
兵庫県を拠点として、地下水に関する調査・研究を手がけているスミカワ研究所有限会社は、コロナ禍における働き方改革としてテレワークを導入し、現在も連絡手段として「elgana」を活用しています。当初はメールや別のチャットツールを利用していましたが、レスポンスが遅くなったり管理が手間だったりとコミュニケーションにストレスを抱えていました。
連絡手段を「elgana」に移行したところ、初心者でも使い勝手が良くコミュニケーションがスムーズになりました。また、NeWorkとの連携機能を活用することで、オンラインミーティング開催時の各種設定や周知が容易になり、業務の効率化と生産性の向上を実現しています。
導入事例：スミカワ研究所有限会社
「elgana」で自治体のテレワーク推進が加速｜長与町役場
長崎県の長与町役場では、コロナ禍の拡大を受けてテレワークを導入しました。テレワーク導入にあたって、従来から滞っていた業務を円滑にすべくチャットツールの導入を検討したものの、セキュリティ面や自治体特有のネットワーク環境などに懸念がありました。
長与町役場は抱えていた課題を解決できるツールとして「elgana」を採用しました。会議の日程調整や調査業務の連絡調整が容易になり、業務の効率化と生産性の向上につながっています。また、端末・情報の管理機能やデータが端末に残らない点など、セキュリティレベルが高いことで安心して利用されています。
導入事例：長与町役場
テレワークで生産性を上げるには「elgana」を導入しよう
テレワークはこれからの時代に欠かせない働き方の一つですが、コミュニケーション不足や労働時間の管理が困難などの理由で、生産性が低下しているケースもあります。テレワークで生産性を向上させるには、環境整備と社員の意識改革を行うことが大切です。また、労働管理やコミュニケーションの活性化に役立つツールを導入することで、テレワークでの課題を解消できるでしょう。
「elgana」は、テレワークの生産性向上に役立つ機能が充実しています。チャット機能や音声通話機能をはじめ、タスク管理機能やファイル共有機能などを活用することで、情報共有や業務進捗の確認がスムーズになります。勤怠管理やオンラインワークスペースなどのツールと連携すれば※、より快適にテレワークでの業務を行えるようになるでしょう。「elgana」は導入後すぐにご利用いただけますので、テレワーク実施後でもぜひお試しください。
※連携機能のご利用には「elgana」ベースプランまたはアドバンストプランのご契約が必要です
