テレワーク導入後によくある５つの課題
ここでは、テレワーク導入後によくある５つの課題を紹介します。これからテレワークの導入を考えている企業でも直面する可能性があるため、チェックしておきましょう。
コミュニケーション・情報共有不足に陥る
テレワークを導入すると社員同士が対面で会う機会が減り、いつでもコミュニケーションが取れる環境ではなくなります。そのため、テレワーク導入前に比べて、社内コミュニケーションや情報共有が不足しがちです。
たとえば、プロジェクトやタスクの進捗状況を直接確認できなくなるため、チームで仕事をしている実感が得られにくかったり、都度連絡してもらう手間が生じます。また、オフィス以外での業務は、周囲からの監視がなくなるため緊張感が薄れてしまい、生産性やモチベーションが低下するリスクも念頭に置かなければなりません。
勤怠管理が難しい
テレワークでは、プライベートと仕事の区別が難しくなる点に注意が必要です。たとえば、社員が業務時間中に仕事から離れて別のことをする「中抜け」があったとしても把握できません。勤務態度などを把握できず、社員を適切に評価できなかったり、社員側からも評価に対して不公平に感じてしまうといったことも起こり得ます。
また、時間・場所を問わずに働けるため、所定の勤務時間外や休日にも仕事をする社員が現れるなど、長時間労働の温床にもなります。紙媒体に直接記入したり、タイムカードやICカードを専用の機械にタッチするような勤怠管理を行っていると、テレワーク時の勤怠は社員の自己申告制になるため、正確な勤務時間を把握できないことに注意しましょう。
環境整備にコストがかる
業務フローをテレワーク用に整えたり、テレワーク用のツールを導入したりと、初期投資に時間および金銭的なコストがかかります。テレワーク用のマニュアル作成・ハードウェアの準備・社用回線の整備などを進めていくと、想定よりコストがかさんでしまう可能性があります。在宅勤務をする社員に自宅のテレワーク環境整えるための支援をしようとすると、さらに必要なコストを考慮しておかなければなりません。
社員の通勤費用やオフィスの賃料・光熱費などの経費は削減が見込めますが、代わりに「テレワーク手当」を支給している企業も多くあります。テレワークを促進するための助成金※活用を検討するのもよいでしょう。
※令和５年時点。最新情報は厚生労働省のホームページなどをご参照ください。
参考：人材確保等支援助成金（テレワークコース）
テレワークを導入できない業務がある
紙ベースの契約書の処理や対面での接客が必要な業種、在庫管理などオフラインでの業務が求められるシーンでは、テレワークを導入できない可能性があります。あらかじめ業務プロセスを見直し、テレワークが可能な業務と出社が必要な業務をしっかりと把握して最適化を図る必要があるでしょう。
セキュリティー対策が難しい
テレワークで直面する最大の課題が、セキュリティー対策です。テレワーク導入時にセキュリティー対策を怠ると、情報漏えいや不正アクセスなどのリスクが高まります。
コワーキングスペース利用など自宅やオフィス以外での勤務では、会社支給のパソコンやUSB端末の紛失・盗難の恐れがあります。また、カフェや公共施設などの無料Wi-Fiを利用すると、通信が暗号化されておらず通信内容やパソコン内のデータが漏えいしてしまうなどのリスクも考えられるでしょう。
テレワークの課題を解決する５つの方法とは
テレワークの課題は、適切な対策を講じることで解決できます。ここでは、テレワークの課題を解決する５つの方法を解説します。
ビジネスチャットを導入する
ビジネス用のチャットツールを導入すれば、テレワーク導入によるコミュニケーション・情報共有不足への対策が可能です。ビジネスチャットは、チャット機能や通話機能などで気軽なコミュニケーションを実現できるビジネスに特化したツールです。
たとえば、ビジネスチャット「elgana」には、タスク管理やファイル管理機能もあり、テレワークの業務遂行において必要な機能が充実しています。また、利用ログのチェックや利用端末の制限、データを端末に残さない機能により、安心感のあるセキュリティー対策が可能です。
勤怠管理システムを導入する
現在では、テレワークに対応した勤怠管理システムが多く存在しており、導入することで勤怠管理の課題を解消できます。たとえば「KING OF TIME」は、ビジネスチャット「elgana」と連携することで、テレワークでの勤務でもチャット経由で簡単に勤怠の打刻ができます。また、残業理由をリアルタイムにチャットで直接確認できるのも便利です。複雑なシステムを導入する必要がないため、業務の効率化にもつながるでしょう。
関連ページ：KING OF TIME for おまかせDXサポート
ペーパーレス化・業務の自動化を進める
テレワークの導入が困難なアナログ作業は、ITツールを活用することで最小限まで業務を削減できます。たとえば、ビジネスチャットであれば、ツール上で資料や書類などのデータ管理ができるため、ペーパーレス化を実現します。RPAツールを導入すれば、簡易的な事務作業をすべて自動化し、業務の効率化が可能です。「elgana」と連携できるRPAツール「WinActor」は、誰でも簡単に遠隔操作でき、事務処理を自動化してくれます。24時間どこからでもチャット一つで指示を出せるため、テレワーク導入時におすすめのツールです。
※「WinActor」はＮＴＴアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
※WinActorとチャットサービスとの連携が必要です。ご利用方法については下記ページよりお問合せください。
関連ページ：RPAソリューション「WinActor」
セキュリティー対策を行う
テレワーク環境下での情報漏えいリスクを低減させるためにはセキュリティールールを明確にし、全従業員に浸透させ理解してもらうことが大切です。具体的には、下記のようなものが挙げられます。
- パスコードロックをした会社支給のUSBデバイスのみを使用する
- 会社支給のセキュアFAT（端末）※を使用する
- 社内ネットワークへの接続は会社支給のWi-FiルーターやVPN回線に限定する
また、総務省では「テレワークセキュリティガイドライン」を公開しています。「経営者」・「システム・セキュリティ管理者」・「テレワーク勤務者」の適切な役割分担の重要性と、各立場の役割が具体的に示されていますので、ぜひこちらも参考にしてみてください。
※データの分散保管を行うソフトウェアと端末紛失時にデータ無効化の操作を代行するサービスを組み合わせ、盗難・紛失等のアクシデント発生時に即座にデータを無意味化するソリューション
運用マニュアルを作成する
テレワーク導入時には運用マニュアルを作成し、円滑に業務を進められる体制を整えることが重要です。テレワークを導入した当初は、企業側も社員側もわからないことが多く、導入目的に反して業務効率は低下しやすい傾向にあります。しかし、業務プロセスを整理し、進め方やトラブル発生時の対応策など、運用上のポイントをまとめてマニュアルにしておくことで、スムーズにテレワークへ移行できるでしょう。
運用マニュアルの作成手順や入れるべき項目については、厚生労働省のサイトをご参照ください。
参考：厚生労働省｜テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン
ビジネスチャット「elgana」を導入してテレワークの課題を解決した事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」を導入してテレワークの課題を解決した事例を紹介します。業務の効率化やコミュニケーションの円滑化を実現している事例のため、ぜひ参考にしてみてください。
テレワークの業務効率が改善｜ 長与町役場
長与町役場では、社会の変化にともなう働き方改革の一環としてテレワークを導入しています。しかし、導入当初は、不慣れなオンライン環境による社内コミュニケーションの希薄化や、セキュリティー面での不安などの問題がありました。
セキュリティーレベルが高く、コミュニケーションの促進につながるツールを探しているなかで、「elgana」の導入を決めました。管理者による利用者の登録・削除やアクセスログの確認ができるだけでなく、利用端末の制限や端末にデータを残さない機能などが備わっているため、全庁的に利用シーンが拡大しています。
導入事例：長与町役場
オンラインでの社内連絡も「elgana」の導入により効率化を実現｜スミカワ研究所
兵庫県を拠点に地元の地下水に関する調査・研究を手掛けるスミカワ研究所有限会社は、コロナ禍で在宅勤務者とのコミュニケーション手段が求められていました。しかし、これまで使用していたチャットツールはアカウント取得や管理が面倒だったため、アカウント管理が簡単にできるビジネスチャット「elgana」を導入しました。
「elgana」の導入により、アカウント管理が容易になっただけでなく、電話やメールよりもレスポンスが早くなったことで、業務効率が向上しています。また、NeWorkとの連携により、オンラインミーティング開催時のルームの立ち上げやURL発行などの各種設定から共有までが「elgana」で完結し、外部の方とのミーティングにも活用されています。
導入事例：スミカワ研究所有限会社
テレワークの課題解決には「elgana」の導入がおすすめ
テレワークには、コミュニケーション不足に陥ったり、オンラインでは対応の難しい業務があったりするなど、さまざまな課題があります。特に、勤怠管理やセキュリティー対策は、組織の運営を左右するものであるため、あらかじめ念入りに対策を講じておかなければなりません。
テレワークの課題解決には、ビジネスチャットをはじめとするITツールの導入がおすすめです。ITツールを導入することで、コミュニケーションの活性化やペーパーレス化、業務の効率化が実現できます。また、ビジネスチャットはセキュリティー機能も充実しているため、サーバー・VPN整備とあわせて活用することで、テレワークにおけるセキュリティーリスクを最小限にできるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」は、社内コミュニケーションの促進はもちろん、ペーパーレス化やセキュリティー対策にもつながります。また、勤怠管理ツールやRPAツールなどとの連携もできるため、テレワークの導入を考えている場合は、ぜひ「elgana」の導入もご検討ください。
