生命保険会社を中心に、
システム開発・保守サービスを提供。
事業内容について
弊社では、生命保険会社の中で使用される業務システムの開発やお客さま業務支援といった事業を展開しています。開発スタッフの中には、本社オフィスだけでなく、クライアントの開発拠点に常駐している者もいまして、それぞれ執務環境や使用する端末などが異なります。特に客先常駐者に関しては常駐先のセキュリティポリシーの関係で、メールでの連絡が難しい、もしくは不可能なケースもあります。そういった状況の中で、会社から各社員への事務連絡や社内の情報共有を行う手段としてelganaを活用しています。
コロナ禍により、新たな社内連絡体制の構築が急務に。
プライバシーやセキュリティを考慮し、elganaを導入。
導入の決め手
導入の大きなきっかけになったのは、コロナ禍です。客先常駐者ばかりでなく、社内で開発業務に当たっていたスタッフも在宅勤務に切り替わったことで、社員への連絡がそれまで以上に難しい状況になりました。プライベートチャットやフリーメールで連絡していた時期もありましたが、プライベートのアカウントを会社に教えることに抵抗感を持つ社員もいましたし、社内の連絡事項をプライベートのチャットやメールに送ることにはセキュリティ的な懸念もあります。そこで、新たな連絡ツールとしてelganaを導入することにしました。
コロナ禍が急速に拡がる中、とにかく早く新たな連絡体制を立ち上げなければいけない状況でしたので、当時の事業企画部長が主導してトップダウンで一気に導入を進めました。社用のパソコンに加えて、個人のスマートフォンにもelganaをインストール。これにより、働く場所や環境が異なっていてもタイムリーに連絡できる体制が整いました。
現在は、社内の情報共有や事務連絡にはelganaを使用し、システム開発の実務に関するコミュニケーションにはお客さまのポリシーなどに合わせてそれぞれ別のチャットツールを使用するといった棲み分けをしています。
働く場所が多岐にわたっても、タイムリーな情報共有が可能に。
日々の連絡・確認業務が、より早く確実になりました。
導入の効果
elganaの導入効果としては、社内の一斉周知が容易になったことが第一に挙げられます。以前は、オフィス内の社員には口頭で連絡し、常駐している社員にはメールや郵送で要件を伝えるなどバラバラに対応していたのですが、今は全社員が登録されているトークルームに投稿するだけで情報共有が完了します。
グループウェアで周知することもできますが、あくまでメインはelgana。やはり既読の確認ができるのが大きいですね。既読の有無が分かれば、未読の人に「elganaを見て」と声をかけることもできますので、結果的に早く確実に情報が届きます。
個々の社員への連絡に関しても、elganaの導入によって対応のスピードや確実性が高まったように感じています。例えば、勤怠情報の修正などの対応を依頼する際、以前は各部の部長を通じて当人に個別に連絡していたのですが、今は直接、管理部門から社員を直接見ている担当課長に連絡できるので対応が早くなり、また部長の負担も減りました。依頼を受けた側も、メッセージを見たら既読の表示が付くので「すぐに対応しなければ」という意識になるようで、以前よりもレスポンスがよくなっています。もしelganaがなかったら、今のようなスピード感で仕事することはかなり難しいでしょうね。elganaを使うことで、日々の細かなやりとりに要する手間や時間が確実に減りました。
グループ各社とのコミュニケーションにもelganaを活用。
社内だけでなくNTTコミュニケーションズグループ間の情報共有などにもelganaを活用しています。同じグループでも会社によって使用するツールやセキュリティポリシーが異なるので、グループを横断したコミュニケーションが難しいんです。でもelganaなら、同一ワークスペース内で、そういった壁を越えて連絡を取り合うことができます。
チャット以外の機能では、タスク機能をよく使いますね。歓送迎会の案内や研修プログラムへの参加募集にアンケート機能を使って社員の意見を集めるといった使い方もしています。開発スタッフの一部では、通話機能もよく使っているようです。プライバシーの観点から社員個人の電話番号を公開していないのですが、elganaなら電話番号を知らなくてもダイレクトに連絡することができます。そういった事情に加えて、おそらく社員の中に「チャットでも電話でも、会社関連の連絡はelganaで」という意識も根付いているのではないかと思います。
連絡事項だけでなく、気持ちや温度感も伝わるように。
elganaを活用して、社内の風通しも良くしていきたい。
今後の展望
文字によるコミュニケーションは、ニュアンスや感情などが伝わりづらく、ごく普通の依頼なのに厳しい口調に受け取られる場合もあります。仕事を円滑に進めるためにも、今後はそういった表現の部分や温度感みたいなところにも気を遣っていきたいと考えています。アカウントのアイコンをカジュアルなものにする、タスクの画面に画像を載せるといった工夫を始めていますが、それに加えて今後はスタンプなどもうまく活用してきたいですね。今のスタンプはちょっと固い印象なので、もう少し柔らかい感じのものが増えてくれるとありがたいです。
コロナ禍をきっかけに在宅勤務が普及したことで、社員同士が顔を合わせる機会が減っています。今後は、社員同士の交流という点でもelganaを活用していきたいですね。つい先日もelganaでトークルームを立ち上げて野球観戦に行ったのですが、そういう活動をもっと増やしていければと思っています。
世代によってコミュニケーションのスタイルはさまざま。いろいろなやり方を模索しつつ、elganaを通じて、社内のコミュニケーションをより豊かなものにしていければと考えています。
