コミュニケーションコストとは？
コミュニケーションコストとは、情報伝達や意思疎通に必要な時間や労力のことを指します。コミュニケーションコストが高い状態では、情報伝達に余計な手間がかかるため、従業員の業務効率や生産性が下がります。
一方、コミュニケーションコストが低い状態であれば、スムーズな情報共有が実現できているといえ、組織全体のパフォーマンスに良い影響を及ぼします。
コミュニケーションコストが高い組織の例
担当者が不明確で問い合わせに時間がかかる場合や、社内ルールの周知が不十分で修正や説明に手間取る場合などは、組織としてコミュニケーションコストが高いといえます。
特に、情報の伝達内容に行き違いが生じることで業務が重複したり、抜け落ちたりといったことが起こっている組織は、コミュニケーションコストが高くなっていることにより生産性を低下させているといえるでしょう。
コミュニケーションコストが高い組織で生じる問題
コミュニケーションコストが高い組織では、どのような問題が生じるのでしょうか。ここでは、４つの大きな問題を紹介します。
情報共有に時間がかかる
コミュニケーションコストが高い組織は、情報共有に多くの時間を要します。
伝達内容が正確に理解されないことで、誤った情報に基づいて業務が進められるリスクがあります。これにより、手戻りや修正などの手間がかかり、結果的に業務全体の進捗に遅れが生じるといったことが考えられます。
また、メンバーの理解度にばらつきが生じるため、業務の背景も含めて丁寧に説明する必要があるなど、業務にかける時間に対して通常よりも多くの時間を要するでしょう。
業務効率・生産性の低下
コミュニケーションコストが高いと、本来なら短時間で済む作業が長引き、業務効率が低下しやすくなります。また、情報伝達に時間がかかるため、確認から業務完了までに手間取ることとなり、生産性の低下を招く可能性があります。
ほかにも、コミュニケーション不足が原因で手戻りが発生したり、問題解決のために追加の人員配置が必要になったりと、工数や人件費の増大にもつながります。
意思決定のスピードに遅れが生じる
コミュニケーションコストが高い組織では、意思決定のスピードが遅くなる傾向があります。情報共有や意見交換に時間がかかるため、プロジェクトの方向性を決定したり、問題解決のための施策を実行したりするまでに遅れが生じるケースが少なくありません。
その結果、市場の変化に迅速に対応できず、重要なビジネスチャンスを逸してしまうリスクが高まります。
従業員のストレスにつながる
コミュニケーションコストが高い環境では、従業員がストレスを抱えて精神的に疲弊してしまう危険性があります。情報伝達や意思疎通がうまくいかず、同じ説明を何度も求められたり、指示が不明確で混乱やミスが生じたりするなど、余計な対応に時間を奪われるためです。
また、自分の意見が正しく理解されないもどかしさから、モチベーションの低下にもつながります。
コミュニケーションコストが高くなる原因
コミュニケーションコストが高くなる原因は、主に「人の問題」と「組織体制の問題」の２ケースが考えられます。
人に問題があるケース
人に問題があるケースとして、具体的な原因を３つ解説します。
コミュニケーションスキルが不足している
個人のコミュニケーションスキルが不足していると、情報伝達や意思疎通が円滑に行えず、コミュニケーションコストが高くなりがちです。相手の意図を正しく理解できなかったり、自分の考えを明確に伝えられなかったりするため、意見の食い違いや誤解が生じます。その結果、業務のやり直しや遅延が発生し、業務効率や生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。
また、自分の意見ばかり主張して相手の話を聞こうとしない人が多い場合も、コミュニケーションコストを高める原因となるでしょう。一方的なコミュニケーションでは相互理解が深まらず、協力体制が築けません。
理解に時間がかかる
相手の説明を正しく理解するのに状況や環境によっては時間がかかる人がいると、組織全体のコミュニケーションコストが高くなります。何度も同じ質問を繰り返したり、誤解した状態で行動したりすることになるため、業務効率の低下を招きかねません。また、ほかのメンバーの作業にも影響を与え、組織全体の生産性を低下させるリスクがあります。
特に、専門用語や業界特有の言葉が多い環境の場合、新入社員や関連する別部門の人にとっては理解するのに時間がかかるため、連携がスムーズにいかないことがあります。このような事態を防ぐためには、専門用語の使用を極力控えたり、説明を加えたりするなどして明確で簡潔なコミュニケーションを心がけることが重要です。
組織での役割を把握していない
組織内に自分の役割や責任を正確に理解していない人がいると、コミュニケーションコストが増大します。必要な情報を適切なタイミングで収集・発信できないため、チームの連携が阻害される可能性があるでしょう。また、自分の担当業務以外のことに手を出してしまい、ほかのメンバーの仕事に支障をきたす可能性があります。
組織に問題があるケース
組織体制に問題があるケースとして、３つの原因を解説します。
組織内で情報共有の仕組みが整理されていない
組織内で情報共有の仕組みが整っていないと、コミュニケーションコストが高くなります。情報共有の方法やルール、使用するツールが不明確だと、効率的にコミュニケーションを取ることができません。
また、情報共有に関する知見が適切に蓄積・活用されていないと、同じやり取りや質問が繰り返し発生し、業務効率低下の原因となるでしょう。
従業員間でリテラシーに差がある
従業員間で情報共有のリテラシーに差があると、コミュニケーションコストは増大します。リテラシーの高い従業員は、必要な情報を適切なタイミングで発信・収集できます。しかし、リテラシーの低い従業員は情報共有の重要性を理解できず、適切な行動をとれません。
リテラシー格差が原因で、情報の伝達や共有が滞り、業務効率や生産性の低下につながります。
従業員への教育ができていない
従業員への情報共有やコミュニケーションに関する教育が不十分だと、コミュニケーションコストが高くなる原因となります。教育不足により、情報共有の重要性や効果的な方法を理解できない従業員が増えてしまうためです。
従業員の教育や研修にはコストがかかるからと怠っていると、結果的にコミュニケーションコストが増大し、業務効率や生産性の低下を招いてしまうでしょう。
コミュニケーションコストを改善する方法
コミュニケーションコストを改善するには、「人の問題」と「組織の問題」をそれぞれ解決する必要があります。ここで紹介する改善方法を参考に、組織で抱えている問題に対応するものを試してみてください。
人の問題を改善する方法
人の問題を改善するには、３つの方法が挙げられます。
5W1Hを意識する
情報を発信する際、5W1H（誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、どのように）を意識して内容を整理することが重要です。5W1Hを意識することで、伝えるべき内容が明確になり、相手にわかりやすく伝えられるでしょう。
その結果、無駄な説明や確認作業が減り、コミュニケーションコストを下げることにつながります。情報発信の際は、常に5W1Hを念頭に置くことを心がけましょう。
相手の話をしっかりと聞く
相手の話に耳を傾けて内容を正確に理解することで、誤解や行き違いを防ぐことにつながり、コミュニケーションコストを改善できます。また、相手の話をしっかりと聞いたうえで、必要に応じて質問や確認を行うことも重要です。
これにより、話の意図を明確に把握できるようになるだけでなく、相手も的確なフィードバックや対応ができるでしょう。
自分の役割を明確にする
組織内で自分の役割や責任を明確に理解することは、コミュニケーションコストを下げるために重要です。従業員一人ひとりが何をすべきか、どのような情報を収集・発信すべきかを明らかにすることで、効率的なコミュニケーションが可能になります。
また、自分の役割が明確になることで、ほかのメンバーとの連携もスムーズになり、業務の重複や漏れを防ぐ効果が期待できます。
組織の問題を改善する方法
組織の問題を改善するには、３つの方法が挙げられます。
組織の体制を整える
コミュニケーションコストを下げるには、組織の体制を整えることが重要です。まず、組織の目的や方向性を明確に定義し、全従業員に浸透させる必要があります。そのために、定期的な会議やミーティングを開催し、情報共有を促進しましょう。
また、各部門間の連携を強化し、円滑なコミュニケーションが取れる体制を構築することも大切です。組織体制を最適化することで、コミュニケーションコストを大幅に削減できます。
社内教育の仕組みを整える
社内教育の仕組みを整えることは、コミュニケーションコストを削減するために不可欠です。まず、従業員の情報共有に関するリテラシーやコミュニケーションスキルを評価し、個々でスキルアップが必要な分野を特定しましょう。
そのうえで体系的な教育プログラムを設計し、継続的に実施することが重要です。社内教育を進めるにはコストを要しますが、長期的な目線でコミュニケーションコストを削減できるため、得られるメリットは大きいでしょう。
コミュニケーションの手段・ルールを統一する
コミュニケーションコストを削減する方法として、コミュニケーションの手段やルールを統一し、知識や情報を一元管理することが挙げられます。これにより従業員は必要な情報にスムーズにアクセスできるようになり、業務連絡に要する時間を大幅に削減できるでしょう。たとえば、ビジネスチャットのようなコミュニケーションツールの導入も一つの解決策です。
「elgana」は、チャットやファイル共有、タスク管理などの機能を備えたビジネスチャットです。「elgana」を活用することで、従業員間のコミュニケーションコストの削減につながり、情報共有を促進できます。
ビジネスチャット「elgana」でコミュニケーションコストを改善した事例
静岡県の総合建設会社である株式会社アースシフトでは、現場スタッフとのコミュニケーションに課題を抱えており、ビジネスチャットの導入を検討していました。そこで、いくつかのツールのなかから自社の求める機能面とコスト面で比較したところ、「elgana」がベストなツールであったため導入を決めました。
導入後は、現場からの報告のスピードや精度が高まり、迅速かつ適切な対応が可能になりました。特に、既読者確認機能により、円滑な情報共有を実現できています。トークルームをうまく活用することで部署間の相談もスムーズになり、コミュニケーションに要する時間と手間が大幅に削減されました。
導入事例：株式会社アースシフト
コミュニケーションコストを下げるには「elgana」がおすすめ！
コミュニケーションコストが増大すると、従業員の業務効率や生産性の低下を招きます。コミュニケーションコストが増大する原因は人と組織の問題に大別でき、コミュニケーションスキル不足や情報共有の仕組みが整っていないことなどが挙げられます。改善するには、それぞれの問題にあった解決策を実行することが重要です。
コミュニケーションコストを下げる方法としては、ビジネスチャットの導入がおすすめです。「elgana」は、トークルームや既読確認、タスク管理など、組織内のコミュニケーションを円滑化できる機能が備わっています。また、チャットツールに慣れない人でも直感的に扱えて、セキュリティ機能も充実しているため、導入後すぐに活用できるでしょう。無料のおためしプランもあるので、ぜひ導入をご検討ください。
