ビジネスチャットがテレワークに必要な理由とは？
テレワークを導入する企業にとって、ビジネスチャットは必須ツールです。ここでは、その理由を３つ紹介します。
情報共有や意思決定スピードの改善
ビジネスチャットを導入すると、情報共有や意思決定のスピードが改善され、生産性の向上につながります。テレワークでは、対面でのコミュニケーションが減るため、情報共有や意思決定に遅れが生じやすいでしょう。
ビジネスチャットを活用すれば、リアルタイムでやり取りできるのはもちろん、個々の都合に合わせて内容を確認できる非同期コミュニケーションが可能になります。
デジタルファイルの共有
ビジネスチャットでは、メールでは送信が難しい大きなサイズのファイルを、瞬時に共有できます（※送信可能ファイル容量はプランごとに異なります）。
大容量のZIPファイルや動画などでもスムーズに送信できるため、業務効率が向上するでしょう。また、ファイル共有履歴を一覧で表示できる機能が備わっていれば、必要な情報をいつでも簡単に探し出せます。
セキュリティ対策
テレワークでは、個々の環境でできるセキュリティ対策が制限され、機密情報を取り扱う際に情報漏えいリスクが伴います。そのため、強固なセキュリティ機能を持つビジネスチャットの導入が欠かせません。
多くのビジネスチャットでは、通信の暗号化やアクセス制限、不正ログイン対策などのセキュリティ機能が充実しています。ビジネスチャットを導入することで、情報漏えいのリスクを低減でき、安心して業務を進められるでしょう。
ビジネスチャットの特徴
ビジネスチャットとは、業務上のコミュニケーションに特化したチャットツールです。複数人とのリアルタイムな情報共有やファイル共有が容易で、チームでの共同作業や意思決定の円滑化に役立ちます。
また、プライベートチャットやSNSとは異なり、高度なセキュリティ機能を備えているため、機密情報のやり取りも安心して行えます。業務とプライベートの切り分けもできるため、生産性の向上や情報漏えいリスクの軽減にもつながるでしょう。
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ビジネスチャットをテレワークで活用するメリットとは
テレワークでは情報共有や意思決定の遅れは大きな課題ですが、ビジネスチャットを活用することで業務にさまざまな好影響をもたらします。ここでは、ビジネスチャットをテレワークで活用することで、得られるメリットを４つ紹介します。
複数人でのリアルタイムな情報共有が可能になる
ビジネスチャットを導入していると、インターネット環境があれば誰がどこにいても複数人で同時にコミュニケーションを取れます。テレワークメンバーともリアルタイムに情報共有や意見交換を行えるため、迅速な意思決定や課題解決が実現でき、チーム全体の生産性の向上につながるでしょう。
コミュニケーションのハードルが下がる
ビジネスチャットでは、ほとんどが短文でのやり取りになり、スタンプや絵文字を活用する機会も多いため、社内でのコミュニケーションのハードルが下がります。メールや電話と比べてメッセージを送信したりリアクションを行う心理的なハードルが下がり、意見交換や相談がしやすくなるため、コミュニケーションの活性化や問題の早期発見・解決にもつながるでしょう。
チャットやファイル共有のログが残る・検索しやすい
ビジネスチャットでは、チャットの履歴やファイル共有のログが自動的に保存されます。そのため、過去のやり取りや共有されたファイルを簡単に検索でき、業務効率の改善に役立ちます。
また、トークルーム内のメンバーであればやり取りをしている当人同士でなくとも、誰でもログを検索できるのも特徴です。ビジネスチャットを活用すれば、テレワーク中の情報共有をスムーズにし、業務の属人化を防ぐことにつながるでしょう。
使用状況を可視化できる・管理しやすくなる
ビジネスチャットでは、管理者権限でメンバーのアクセス状況を把握できます。誰がいつログインしているか、どのデバイスからアクセスしているかなどを確認できるため、不審なアクセスがあれば早期発見できます。また、管理者権限により端末制限やメンバーの登録・削除など、情報漏えいを防止するための設定も可能です。
テレワークでビジネスチャットを活用する際のポイント
テレワークでビジネスチャットを活用する際、その効果を最大限引き出すには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。ビジネスチャット運用を効率化するためのポイントを５つ紹介します。
運用ルールを設定する
テレワークではビジネスチャットの運用ルールを明確に定めましょう。コミュニケーションの齟齬を防ぎ、円滑な情報共有を実現するためです。
具体的には、通知設定や利用可能時間、緊急時の連絡手段、管理者権限の設定などを運用ルールに明記しましょう。運用ルールを明確に設定することで、従業員の負担軽減やセキュリティ対策につながります。
チームやプロジェクトごとにトークルームを作成する
テレワークでは、情報共有の目的に応じてトークルームを使い分けることが重要です。具体的には、チームやプロジェクトごとの進捗管理、従業員からの相談室など、目的ごとのトークルームを作成します。
それぞれのトークルームに必要なメンバーを招待し、情報を整理することでコミュニケーションの円滑化や業務の効率化などにつながるでしょう。
リアクション機能を活用する
ビジネスチャットのリアクション機能を活用することで、簡単に相手への承認や共感を示せます。「いいね」や「ハート」といったシンプルなリアクションを送ることで、コミュニケーションが円滑になり、テレワークのメンバーが多くてもチームの一体感が醸成されます。
宛先指定（メンション）機能を活用する
大人数のグループチャットでは情報量が多くなりがちで、特定のメンバーへのメッセージが埋もれて見逃される可能性があります。しかし、宛先指定（メンション）機能を使えば、確認してもらいたい相手だけに通知が届くため、重要な情報が見逃されることなく相手に伝わるでしょう。
テレワークでは、対面でのコミュニケーションが難しい分、メンション機能を効果的に活用することが重要です。
伝わりやすいチャットを心がける
テレワークではテキストのみでのコミュニケーションが多くなるため、認識の齟齬や細かいニュアンスが伝わらないといったことが生じやすいです。相手に伝わりやすくするには挨拶文や長い前置きは避け、結論から簡潔に伝えることが大切です。
また、スタンプや絵文字を併用することで、感情やニュアンスを伝えやすくなり、コミュニケーションが円滑になります。
ビジネスチャット「elgana」のテレワーク活用事例
ここでは、テレワークでの活用におすすめのビジネスチャット「elgana」の導入事例を紹介します。
在宅勤務者とのタイムリーなコミュニケーションを実現｜コムウェア・ファイナンシャル・システムズ株式会社
コムウェア・ファイナンシャル・システムズ株式会社では、客先常駐や在宅勤務の従業員への連絡手段が限られていました。さらに、コロナ禍で在宅勤務者が増えたことで、タイムリーなコミュニケーションが困難になっていました。
そこで、場所を問わずアクセスでき、プライバシーとセキュリティも確保できる「elgana」を導入しました。導入後は、さまざまな環境で働く従業員へ一斉連絡しやすくなり、タスク依頼や確認などのレスポンスが向上しています。結果として社内全体での連携がより強化され、業務の効率化にもつながっています。
導入事例 コムウェア・ファイナンシャル・システムズ株式会社
オンラインミーティングでも「elgana」が活躍｜スミカワ研究所有限会社
スミカワ研究所有限会社では、コロナ禍をきっかけに在宅勤務者とのコミュニケーション手段として「elgana」を導入しています。以前のチャットツールはアカウント管理が煩雑でしたが、「elgana」は使いやすくNTTグループへの信頼感もあっため導入を決定しました。
「elgana」導入後は、メールや電話のようなストレスを感じることなく、タイムリーに連絡を取り合えるコミュニケーションツールとして社内に浸透しました。いまでは、オンラインミーティング用のプラットフォームとしても活用しており、業務の効率化に役立っています。
導入事例 スミカワ研究所有限会社
ビジネスチャット「elgana」をテレワークで活用しよう！
ビジネスチャットを活用することで、情報共有の効率化や意思決定の円滑化、セキュリティ対策の強化などにつながり、テレワークで生じる課題を解決できます。また、運用ルールの設定や目的に応じたトークルームを作成するなど、工夫して運用することでさらに効果的に活用できるでしょう。
「elgana」は、直感的な操作性と充実したセキュリティ機能を兼ね備えた、テレワークに最適なビジネスチャットです。タスク管理やファイル共有のほかにも、既読確認やアンケート機能などの便利な機能が、業務進捗や情報共有の効率化を実現します。導入から運用まで手厚いサポート体制があるので、ITツールに不慣れな方でも安心してご利用いただけます。ぜひ「elgana」を導入してテレワークの課題を解決しましょう。
