社内周知とは
社内周知とは、関係者に対して業務に必要な情報を漏れなく確実に伝達することです。社内にはさまざまな部署や役職の人がおり、その全員が円滑に業務を遂行するためには、必要な情報を共有し、理解してもらわなければなりません。
社内周知の対象となる情報は、新製品の発売やサービスのローンチ、業務内容・フローの変更、就業規則やコンプライアンス規程の改正など、多岐にわたります。情報共有を徹底して関係者全員で共通認識を持つことで、日常の業務を円滑に進められ、ひいてはビジネスの成果につながります。
社内周知の必要性とは
そもそも社内周知はどのような理由で必要なのでしょうか。ここでは、社内周知の必要性を解説します。
業務の効率化・生産性向上のため
社内周知を徹底することで、業務の重複やミスを防止でき、業務の効率化や生産性向上に大きく寄与します。部署間での業務のすり合わせが不十分だと、同じ作業を複数人が別々に行う事態が起きかねません。しかし、社内周知によって進捗状況を全社で共有できれば、無駄な工数が削減されます。
また、社内周知が徹底されていれば、企業理念や行動指針などの共有が促進され、企業の価値観や行動規範が浸透しやすくなるでしょう。業務に必要な情報を全員で共有することで連携がスムーズになり、業務を進める際に一体感が生まれ、業務の効率化や生産性向上が実現されます。
適切な意思決定を行うため
経営戦略や事業計画などの意思決定を行うためには、社内外の最新情報や、関係者からの意見や要望を把握しなければなりません。社内周知が徹底されていないと、情報不足や誤解が生まれる可能性があり、適切な意思決定ができないというリスクが発生します。社内周知が適切に行われれば、社員全員で共通認識を持つことができ、スムーズな意思決定が実現できます。
コンプライアンス遵守のため
社内周知が徹底されていないと、社員一人ひとりが、企業のルールや就業規則を正しく理解できず、コンプライアンス違反を起こすリスクが高まります。たとえば、情報セキュリティに関するルールが正しく周知されていなければ、情報漏えいや誤送信などのトラブルが発生しかねません。
また、法改正への対応など、コンプライアンスを取り巻く環境が変化した際にも、迅速な社内周知が必要です。社内周知は、コンプライアンス遵守に欠かせない取り組みだといえます。
社内周知の徹底が難しい理由とは
社内周知は、組織の運営において重要ですが、情報がうまく伝えられていない企業もあるでしょう。なぜ社内周知の徹底は難しいのでしょうか。以下では、その理由について解説します。
社内周知に関するルールがない
社内周知の徹底が難しい理由の一つに、社内周知に関するルールやガイドラインがないことがあげられます。ルールが未設定だと情報共有の方法やタイミング、情報を管理する責任者が明確にならず、周知の徹底が困難になるでしょう。
社内周知に課題を抱える企業では、ルールや体制が整備されておらず、周知活動が個人の判断に委ねられているのが実情です。重要な情報がメールや会議で単発的に周知されるに留まるため、社員へ十分に浸透しません。
情報共有の重要性を理解していない
社内周知は、重要な情報共有です。この意識が浸透していると、社内周知によって社員一人ひとりが会社の方針や目標を正しく理解し、全員が同じ方向を向いて業務に取り組めます。しかし、情報共有の重要性が理解されていないと、社内周知の目的や意義が曖昧になるため、形式的な情報発信に留まってしまいます。社内周知を効果的なものとするためには、経営陣や管理職はもちろん、全社員が情報共有の重要性を理解する必要があります。
情報共有ツールが統一されていない
情報共有ツールが統一されていないと、社員が情報を受け取る手段や方法で混乱したり情報を見逃したりと、周知に手間がかかります。メールやSNS、紙の社内報、チャットツールなど、さまざまなツールが混在している状況だと周知徹底が困難になります。効果的な社内周知を実現するには、全社で使う情報共有ツールを可能な限り統一することも重要です。
社員に確実に周知されているかが把握できない
例えばメールの一斉送信や紙の掲示で周知した場合、社員一人ひとりがその情報にちゃんと目を通したのか把握ができません。そのため、発信者は「周知した」と思っていても実際には見落としなどで伝わっていないといったことも起こり得ます。
周知を徹底するためには、既読者が分かる機能を備えたツールを用いたり、対象のページにアクセスしたかどうかをログで管理するなどの対応が必要です。
社内周知を効率的に行うポイント
社内周知を効率的に行うには、情報共有にかかる課題を解決するための取り組みを行う必要があります。ここでは、社内周知を効率的に行うためのポイントを４つ紹介します。
社内周知する情報を整理する
社内周知を効率的に行うには、まず周知する情報を整理することが大切です。業務に直接関係する情報の重要度や緊急度に応じて優先順位をつけましょう。
たとえば、社長メッセージや経営方針の共有、新製品発表、社内イベント開催などの情報は全社員への周知が必要です。一方、部署内の会議資料や日報などは、関係者にのみ周知されていれば支障のないものです。伝える情報の内容や対象者、タイミングを整理することで、情報伝達の効率が向上します。
情報共有のルールを策定する
ルールを策定して社内周知の目的や意義を明確にすることで、社員一人ひとりが情報共有の重要性を理解し、適切な行動を取れるようになります。以下の項目を盛り込みましょう。
- 社内周知の目的や意義
- 情報共有する対象者
- 情報共有の頻度や方法
- 情報共有の責任者
また、ルールは組織環境の変化や社員ニーズに合わせて定期的に見直し、必要に応じて内容を更新することも大切です。情報共有のルールを明確化することで、社内周知をより効率的かつ適切に行えるでしょう。
社員教育を行う
社内周知を効率的に運用していくには、社員教育を通じて情報共有の必要性を伝えることが重要です。社内周知が社員と経営陣のコミュニケーションを促進し、業務効率化や生産性向上につながるといったメリットを伝えましょう。
また、情報共有のルールや具体的な方法の説明も不可欠です。社員一人ひとりが主体性を持って取り組む意識を浸透させることが重要です。
情報共有ツールを導入する
社内周知の効率化に向けて、情報共有ツールの活用は欠かせません。ビジネスチャットやオンライン会議ツールなど、業務に特化したツールを導入することで、リアルタイムな社内通知が可能になります。情報共有ツールは、利便性も考えてスマートフォンでも利用できるツールや、ITツールが苦手な社員でもストレスなく利用できるものを選ぶことが大切です。
ビジネスチャット「elgana」は、社内通知を効率化できる機能が備わったツールです。タスク管理機能やファイル共有機能などで、業務連絡が円滑になります。また、情報共有の目的や対象者に応じてチャットルームを作成できるため、必要な情報を効率的に周知できるのも特徴です。さらに、既読者を確認する機能があり、いつ誰が目を通したか把握ができるため、周知の徹底に役立ちます。
ビジネスチャット「elgana」で社内周知がスムーズになった成功事例
ここでは、ビジネスチャット「elgana」の導入で社内周知がスムーズになった成功事例を紹介します。
スタッフ間のコミュニケーション速度と正確性が向上｜株式会社JR西日本ホロニック
株式会社JR西日本ホロニックが運営する「梅小路ポテル京都」では、社内周知の際に情報共有漏れや確認不足が生じており、現場の状況をリアルタイムに確認できないといった課題がありました。情報共有ツールは導入していましたが、全社で統一されていないことも問題になっていました。
さまざまなビジネスチャット検討したところ、「elgana」はコストと機能のバランスが良く、サポート体制も充実していたことから導入が決まりました。「elgana」導入後は情報共有の手段を一本化でき、現場の状況をスムーズに確認できるようになりました。社員だけではなくアルバイトも含めたほぼ全員が利用しているため、情報共有漏れや確認不足の解消にもつながっています。また、プライベートとの切り分けもできるため、社内からも好評を得ています。
導入事例：株式会社JR西日本ホロニック
全社員への確実な社内周知を実現｜八洲建設株式会社
不動産・建築・土木・環境の分野で地域社会に貢献することを掲げている総合建設業の八洲建設株式会社は、働き方の変化により社員へのリアルタイムな情報共有が難しくなっていました。特に、電話の取り次ぎ業務が煩雑化し、全社員の生産性が低下していることが課題でした。
課題解決のためにさまざまなITツールを導入しましたが、「elgana」はシンプルかつ利便性が高いため、全社で導入して情報共有の手段として統一しました。現在では取り次ぎ業務が効率化されただけでなく、既読者確認機能があるため情報共有を漏れなく行えるようになり、確実な社内周知を実現できています。
導入事例：八洲建設株式会社
効率的な社内周知を実現するには「elgana」
社内周知は、関係者に対して業務に必要な情報を漏れなく確実に伝達するために行われます。社内周知が徹底されれば、業務の重複やミスを防止でき、業務の効率化や生産性向上につながるでしょう。現状、社内周知がうまくいっていない企業はルールを策定し、全社で情報共有ツールを統一させることが大切です。
ビジネスチャット「elgana」は、効率的な社内周知を実現できる機能が豊富です。タスク管理機能やファイル共有機能などで情報共有の効率化が図れるほか、メンション・返信機能やピン留めなどで情報共有の遅延や漏れを防止できます。ITツールになれていない人でも簡単に扱える操作性で、安心感のあるセキュリティ機能も備えています。無料でお試しできるプランもご用意しておりますので、ぜひ導入をご検討ください。
