島根県内を中心とした施工卸及び小売会社
社内の情報共有にelganaを活用
事業内容について
当社は島根県内を中心に建築業者や工務店への建材卸や屋根・外壁工事を行っております。迅速・丁寧な対応を心がけており、創業以来、公共建築及び一般住宅現場に優良な建材の提供や一部施工に対し各方面より信頼をいただいております。出雲に本社、松江に営業所があり、全社への一斉通知や拠点間の情報共有を中心にelganaを利用しています。
価格メリットから手軽に導入できることが魅力に
セキュリティが高く、取引情報のやり取りに使える連絡手段が増えました
導入の決め手
無料で使えると紹介を受け、ただより安いものはないということで、とりあえず使ってみようとなりました。当社では拠点間や社員間の情報格差解消のため、「富士建便り」という社内誌を作成し、紙で配布しておりましたが、まずは「富士建便り」をelganaの一斉送信機能を使って配信するところから利用を始めました。
社員同士のコミュニケーション利用にあたっては、他のコミュニケーションツールも導入していますが、機密情報が含まれるやり取りはelganaを利用するよう周知し、あとは社員の判断で自由に使ってもらっています。
elgana導入によって、デジタル化が加速し、紙の削減や業務効率向上を実現。ストレージ代わりとしてもelganaを活用
導入後の効果
社内誌などをデジタル化したことによる紙削減も効果のひとつですが、最も効果が大きかったのは、各人の業務がデジタル化されたことによる業務効率向上です。具体的には在庫管理や日報、受注内容の共有などにelganaを利用しています。
当社では、まだ在庫管理がシステム化されておらず、これまでは従来はベニヤが何枚、断熱材が何枚というような枚数表を紙で掲示していました。その結果、松江の営業所に在庫がない場合、「断熱材が欲しいのだけど、本社にある？」というように電話での在庫確認が発生していました。elganaを導入してからは、定期的に在庫情報を流すことで拠点間の情報共有の効率化が図れています。
営業日報についても、従来は紙での提出だったので、毎回、白紙からの記入が必要で提出率が低い状態でした。これをelganaでの提出に変更したことにより、フォーマットもexcelになり、記入時に前回データを活用できるようになりました。営業員の負担が減ったため、日報の提出率も上がり、日常的な経営状況把握にも役立っています。
また、取引先から送られてきた図面や注文書は紙で保存しており、現場で確認事項が発生すると事務所へ電話して確認していました。それが、elganaの導入によって、画像や電子ファイルで保存・共有することができるようになり、現地にいてもelgana上でスピーディに確認できるようになりました。電話での聞き間違いによるトラブルがなくなり、正確な情報でやり取りできるようになった点はお客様からの信用にもつながっています。
画像やファイルの共有については、フリープランだと閲覧期限が1週間となっているため、現在は閲覧期限が2年に延長されるベースプランへ移行し、ストレージ代わりとしてもelganaを活用しています。ベースプラン移行にあたっては他のサービスとも比較をしましたが、価格面でelganaの方が安かったので、elganaを使い続けています。
※上記イラストはイメージで、実際の操作画面とは異なります
社員からは公私の切り替えやテキストにより正確な情報共有ができると評価されています
社員誰とでも連絡が取れる、公私の切り替えができるということもメリットになっています。社員同士であってもプライベートのチャットの連絡先は知らない方もいますし、連絡先を知っていても連絡を取るのに気を遣うといった状況がありました。また、プライベートチャットでは、セキュリティ面でも不安があります。elgana導入によって、これらの問題は解消されました。加えて、elganaで連絡が取れることによって、口頭だと間違いが生じやすい品番等もスピーディ、かつ、正確に共有ができるようになりました。
(左)総務部 松浦部長 (右)藤江常務取締役
elganaの利用範囲をさらに拡げるために、さらに使いやすくなることを期待しています
今後の展望
まだ知らない使い方も多いので、どのような利用方法があるのかNTTの方々とも相談しながら、elganaの利用範囲を拡げたいと考えています。社外の方とも繋がれると伺ったので、今後は工務店の方とのやり取りに使えないかと考えています。それを叶えるためにもITに疎い方でも簡単に使えるようにelganaがさらに進化してくれることを期待しています。
