日報メールに書くべき３つの内容
業務における目標やタスクの進捗状況、一日の所感を報告する「日報メール」。ここでは、日報メールに書くべき具体的な内容を３つ紹介します。
業務内容・タスクの進捗状況
日報メールには、その日に取り組んだ業務内容、タスクの進捗状況や成果を記載しましょう。たとえば、取引先との商談に臨んだのであれば「取引先名・商談内容・商談時間・結果など」を記載します。
どのように業務を進めているかをイメージしやすくするためには、業務遂行にかかった時間を時系列で書くことがポイントです。ただし、詳細に書きすぎると上司が日報メールを確認するのに手間がかかるため、要点をまとめて書くようにしましょう。
所感・振り返り
日報メールは業務内容や進捗状況などを羅列するだけではなく、業務に対する所感や振り返りも必要です。所感や振り返りには、下記の内容を記載しましょう。
- 良かった点
- 問題点・ミスを起こした原因
- 身についた知識やスキル
- 反省点・改善策
日報メールの目的は、業務状況の把握だけではありません。所感や振り返りも記載することで、今後の業務改善やスキルアップにつながります。
目標設定
日報メールには、チームや自分が設定した目標も記載しましょう。日々の目標を書くことには、３つのメリットがあります。
- 仕事の優先順位が明確になる
- 上司が目標達成状況を把握しやすくなる
- 会社の目標と照らし合わせて評価できる
日報メールの目標には、達成可能な一日の目標タスクや売上目標などを具体的に書くことが重要です。たとえば、「午前中にプレゼン資料を作成する」「〇月末までに３件契約を結ぶ」など期限や数字などを記載して明確な目標設定をしましょう。
日報メールを書く際のポイントとは
ここでは、日報メールを書く際のポイントを６つ紹介します。下記のポイントを押さえることで上司に伝わりやすくなるので、日報メール作成時の参考にしてみてください。
「名前」と「日報」を件名に記載する
日報メールに「名前」「日報」と件名に記載しておくことで、上司が「誰からの何のメールか」を把握しやすくなるでしょう。上司は一日の中で社内外から多くのメールを受信しており、すべての内容をチェックするのに手間を要します。
メールの件名に「名前」「日報」が入っていなければ、提出状況の把握や過去の日報の管理に余計な手間暇をかけることになります。件名に「名前」「日報」が入っていれば埋もれにくくなるうえに、検索もしやすいため、必ず記載しましょう。
「日付」と「挨拶文」を記載する
日報メールに日付が入っていると、上司が管理しやすくなるメリットがあります。フォルダ分けする際にメールを開封しなくても日付ごとの管理ができるため、過去の日報を確認する際に見つけやすくなるでしょう。
また、上司への礼儀として、メールの冒頭に「お疲れ様です」といった挨拶文は記載すべきだといえます。ただし、業務の効率化を目的として挨拶文を省略するルールが設定されている場合は、記載する必要はありません。
結論から書く
日報メールの書き出しは、必ず結論から始めましょう。結論から書き始めることで、上司が日報に何が書かれているかを把握しやすく、すべてを読む時間がない場合でも要点は伝わります。上司は、業務の合間に複数の部下から届く日報メールを確認しなければなりません。上司の負担を軽減するためには、結論から記載するのがポイントです。
箇条書きを意識する
箇条書きを意識することで、内容が伝わりやすい日報メールを作成できます。また、業務内容が多い場合は時系列で表現すれば、進捗状況を把握しやすくなります。日報メールの内容が長い文章で書かれていると、読む手間がかかるうえに最後まで読まなければ要点がつかめません。
一方で箇条書きや時系列で記載すれば視覚的に読みやくなり、要点だけに絞って伝えられるため上司の負担軽減につながります。部下の日報作成にかかる手間も省けるため、業務の効率化にも役立つでしょう。
具体性を意識する
日報メールを作成する際に具体性を意識すれば、上司が部下の業務状況を把握しやすくなります。たとえば、「商談５件実施」「11時までに資料を作成して先方に送付」など、数字で定量的に表現することがポイントです。
内容が抽象的だと、業務の進捗状況だけでなく課題や改善点が見えにくくなり、日報メールの効果が薄れてしまいます。上司に業務状況をわかりやすく伝えるために、日報メールの内容は具体的に記載しましょう。
言葉遣いや誤字脱字に注意する
日報メールであっても、言葉遣いや誤字脱字のチェックをするのは、ビジネスマナーの基本です。誤った言葉遣いや誤字脱字があると、業務内容が正確に伝わらないだけでなく相手に不快感を与えかねません。
相手からの印象が悪くなると、仕事に対する姿勢に疑問を持たれたり信頼を失ったりして、評価の低下を招いてしまう可能性もあります。日報メールを送る前には、「言葉遣いに問題はないか」「誤字脱字はないか」を必ずチェックしましょう。
日報メールの例文
下記は日報メールの一例です。
件名：【日報】〇〇太郎 10月20日（金）
お疲れ様です。
営業部 〇〇太郎です。
本日の業務内容を下記の通り共有いたします。
【本日の目標と成果】
・〇〇株式会社との商談
・顧客への架電、フォローアップ５件
・新製品のプレゼン資料作成
【業務内容】
9:00〜9:30：朝礼
9:30〜10:30：〇〇株式会社との商談
10:30〜12:00：新製品のプレゼン資料作成
13:00〜16:00：既存顧客への架電
16:00〜18:00：新製品のプレゼン資料作成完了
【所感】
本日は、〇〇株式会社との商談、既存顧客のフォローアップ、そして新製品のプレゼン資料の作成を行いました。商談では〇〇株式会社の課題を把握できました。今後はその課題を解決するための提案を検討していきます。
【改善点】
・商談：自社製品のメリットをわかりやすく説明する
・フォローアップ：〇〇の対応を迅速に行う
・資料作成：図解や具体的な事例を入れる
【明日の目標】
・架電10件
・新製品の発表準備
-----------署名-----------
日報をメールで送ることで生じるデメリットとは
日報は部下の業務内容や改善点などを把握するために必要です。しかし、日報をメールで送ることで「作成に手間がかかる」「フィードバックが困難」といったデメリットが生じます。まず、日報をメールで作成する場合は「宛先指定」「件名・挨拶文の挿入」「本文の作成」などの細かい作業を行わなければならず、送るまでに手間がかかります。
また、上司は複数の部下から日報メールが送られますが、そのすべてにフィードバックすることは困難です。個別に新規でメールを作成しなければならず、人数が多ければ多いほど手間と時間がかかり、本来の業務に支障をきたしかねません。
日報メールのデメリットを解消するためには、メールに代わる連絡ツールを導入するのがおすすめです。たとえば、ビジネスチャットであれば「宛先・件名・挨拶文」などを入力する手間を省けるうえに、気軽にフィードバックも行えます。日報連絡用のチャットルームを作成すれば、後からフォルダ分けをする必要もなくなります。
ビジネスチャット「elgana」を導入して日報メールの提出率が改善した事例
有限会社富士建材様では、営業日報の作成に手間がかかっており、提出率が低いことが課題でした。そこで同社はビジネスチャット「elgana」を導入し、日報の提出方法を移行しました。
現在では、フォーマット化した営業日報のデータを「elgana」上で共有・フィードバックできるようになり、社員の負担が軽減したため、日報の提出率改善および日常的な経営状況の把握にも役立っています。
導入事例：有限会社富士建材
日報メールを「elgana」で効率化しよう！
日報メールは、部下の目標や業務内容、一日の所感を上司が把握するためのものです。そのため、日報メールには「業務内容・進捗状況」「所感・振り返り」「翌日の目標」の要点をまとめて記載します。ただし、日報メールはただ書けば良いわけではありません。日報メールを書く際には、この記事で紹介したポイントを押さえて、上司に分かりやすく伝わるように心がけましょう。
日報メールは作成や管理に手間がかかるデメリットがありますが、ビジネスチャットを導入することで解消できます。「elgana」には、「タスク管理機能」「クリップ機能」「メンション機能」「返信機能」など日報の作成・共有・管理を効率化できる機能が充実しています。まずは無料でお試しいただけるので、ぜひ一度お問い合わせください。
