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ペーパーレス化の成功事例３選
ここでは、ビジネスチャット「elgana」を活用してペーパーレス化を実現した事例を３つ紹介します。
情報共有にかかる業務効率化・ペーパーレス化の実現｜有限会社ナイスケア
有限会社ナイスケアでは、これまで社内の情報共有を紙で行っていました。しかし、情報に変更が生じるたびに印刷し直す必要があり、手間やコストがかかっていました。プライベートチャットを用いての情報共有も検討しましたが、セキュリティー面に課題がありました。
「elgana」導入後は、職員への情報共有を一括で完了できるようになりました。さらに既読者の確認が可能になったことで、いつ誰が確認したかを把握できるようになり、業務効率化とコスト削減を実現しています。
導入事例：有限会社ナイスケア
情報共有のデジタル化により紙の使用量を半分以下に｜株式会社石橋商会
福岡県福岡市で一般家庭廃棄物の収集運搬業務を行っている株式会社石橋商会は、これまで紙ベースで連絡事項を共有していましたが、社内周知の徹底に時間がかかることが課題となっていました。課題解決に向け、社内の情報共有の効率化とペーパーレス化を実現できるコミュニケーションツールを探していました。
「elgana」の導入によりデータでの情報共有に切り替えたことで、業務連絡のスピードは紙の文書を用いた頃に比べて格段に向上し、情報共有の効率化を実現されています。また、「elgana」によりデータで情報共有できるようになったことでペーパーレス化も進み、紙の使用量は従来の半分になっています。
導入事例：株式会社石橋商会
「elgana」で紙からデジタルへの移行が加速｜有限会社富士建材
島根県に拠点を置く有限会社富士建材は、在庫管理や日報作成において紙を使用していました。紙を用いた在庫管理では、情報共有のために複数の拠点へ電話確認が必要であり、業務効率が悪い状況にありました。また、手書きの営業日報は手間がかかるため、提出率が低い状態でした。
「elgana」の導入以降、社内のデジタル化が急速に進展し、ペーパーレス化や業務効率の向上を実現しています。在庫管理では、定期的に在庫情報がチャットで共有され、在庫状況の把握が容易になりました。また、日報のデジタル化が進み、フォーマットがExcelに統一されたことで以前のデータを再利用できるようになったため、社員の負担が軽減されて提出率が向上しています。
導入事例：有限会社富士建材
ペーパーレス化の具体的な手順
ペーパーレス化を進めるためには、具体的にどのような手順を踏むのがよいのでしょうか。段階を踏んで計画的に進めていくことで、無理なくペーパーレス化を推進できます。そのためにも、手順はしっかり押さえていきましょう。
紙の用途・使用率をチェックする
ペーパーレス化を進めるには、まず業務で使用している紙の用途や使用率をチェックしましょう。具体的には、各部署や業務プロセスごとに紙の用途と使用枚数を調べます。たとえば、営業部門では見積書や契約書などに、経理部門では領収書や請求書などに多くの紙が使われているでしょう。
また、全部門を通して「会議のたびに会議資料を印刷している」といったケースも見受けられます。使用枚数については、部署ごとのコピー用紙の購入枚数やプリンターの月間印刷枚数を集計することで把握できます。現状を可視化することにより、業務内容に応じてペーパーレス化を進められます。
ペーパーレス化の実現に向けた課題を洗い出す
ペーパーレス化を実現するには、業務フローの見直しやシステムの導入など、さまざまな課題の解決策を検討する必要があります。
また、すべての業務をペーパーレス化できるわけではありません。たとえば、「法律や規制で紙での保管が義務付けられているもの」や「押印や署名が必要なもの」などはすぐにデジタル化するのは難しいでしょう。
紙の使用が不可欠な業務については、ペーパーレス化の対象外とするか、代替手段を検討します。業務プロセス全体のなかでペーパーレス化の難易度が高そうな部分をあらかじめ洗い出しておくことで、段階的かつ着実に進められるでしょう。
ペーパーレス化の対象を決める
社内の課題を洗い出したら、ペーパーレス化の対象を具体的に決めます。ペーパーレス化の対象は、費用対効果を考慮しながら優先度を決め、業務効率化やコスト削減などに高い効果が見込まれる業務プロセスから順に、ペーパーレス化を進めることが重要です。
たとえば、会議の議事録や稟議書などの社内文書から、デジタル化を始めると大きな効果が期待できます。また、高頻度で使用される見積書や請求書などもデジタル化しやすいため、優先度は高くなるでしょう。ただし、対象範囲を絞りこみ過ぎると効果が小さくなるため、会社全体の業務プロセスを鑑みながら判断することが大切です。
ペーパーレス化を実現するためのツールを導入する
ペーパーレス化を進めるためには、紙の文書や業務プロセスをデジタル化できるツールの導入が欠かせません。代表的なものとして、クラウド型文書管理システム、電子署名サービス、ワークフローシステム、ビジネスチャットなどがあげられます。
ビジネスチャットツール「elgana」は、簡単な操作で社内外の情報共有や書類管理をデジタル化でき、タスク管理やファイル共有などの機能で情報共有の効率化を実現します。たとえば、営業資料の管理やアンケート結果の共有、社内連絡などに活用することで、多くの業務でペーパーレス化を実現できるでしょう。
ペーパーレス化を成功させるポイント４選
ここでは、ペーパーレス化の成功事例を参考に、いくつかのポイントを紹介します。
ペーパーレス化の目的を明確にする
ペーパーレス化を成功させるためには、目的を明確にする必要があります。目的を明確にするとペーパーレス化を推進する際の方向性が定まり、社員の理解や協力を得やすくなるでしょう。
具体的には、業務効率化やコスト削減などの目標を示し、全社的な取り組みであることを伝えます。書類管理における手間の軽減や情報共有の効率化につながるといった、社員一人ひとりにもメリットがあると伝えることも重要です。
ルールを設定する
ペーパーレス化を進めるにあたり、電子文書の管理や共有に関する社内ルールを策定し、全社員に周知することが大切です。たとえば、文書の保存場所やファイル名などのルールを定め、あとで検索・参照しやすいように管理します。
また、クラウドストレージやビジネスチャットなどの共有領域に保管することや、個人情報や機密文書の取り扱いについてのルールを設定することで、セキュリティー対策にもつながります。
段階的にペーパーレス化を進める
ペーパーレス化を成功させるためには、優先順位を決めて無理なく段階的に進めることが重要です。すべての業務でペーパーレス化を同時に着手すると現場で浸透せず、逆に業務効率が悪くなってしまうでしょう。
優先順位の高い業務から段階的に始めることで現場の負担を軽減し、効果検証をしながら進められます。また、現場の声に耳を傾け、課題があればすぐに改善できる体制を整えることも重要な要素といえるでしょう。
使いやすいツールを導入する
ペーパーレス化を成功させるには、誰もが直感的に使いやすいツールを導入することが重要です。複雑なツールを導入すると、ITツールに不慣れな社員にとってはストレスとなり、生産性の低下を招くリスクがあります。また、使いにくいツールは、ペーパーレス化の取り組みが停滞する原因にもなりかねません。
ツールを選定する際は、無料トライアル版が用意されているものを試用すると、導入した際のイメージがしやすくなります。また、ツールの導入後にわからないことやトラブルが発生した場合、サポートが受けられるかを確認しましょう。
ペーパーレス化を成功させるにはビジネスチャット「elgana」がおすすめ
ペーパーレス化に取り組む際は、他社の成功事例を参考に、具体的な手順やポイントを押さえることが重要です。また、ペーパーレス化は社員一人ひとりの協力が不可欠です。目的やメリットを理解してもらい、優先順位の高い業務から段階的に進めることでペーパーレス化を実現できるでしょう。
ビジネスチャット「elgana」は、タスク管理機能やファイル共有機能など、ペーパーレス化の推進に役立つ機能が充実しています。また、セキュリティー機能も標準搭載されており、ペーパーレス化を進める際に課題となる機密情報の漏えいや誤送信などのリスクも抑えられます。おためしプランもご用意していますので、ペーパーレス化を進める際は、ぜひ「elgana」をご検討ください。
