導入事例

ネッツトヨタ山陽株式会社

電話とFAXの煩雑なやりとりが激減！
コミュニケーションの無駄が無くなり大幅な業務効率化を実感

岡山県内でディーラー業を営むネッツトヨタ山陽株式会社は、昨今、働き方改革を進める中で、お客さまと向き合う時間の創出と従業員同士のコミュニケーション円滑化という課題に直面し、その解決策としてelganaを導入しました。セキュリティー機能も充実しており、操作性もシンプルなため、スムーズに導入・定着し、社内でのコミュニケーション円滑化、業務効率化に大きく貢献しているといいます。今回は導入経緯と効果について、実際の活用事例も含めてお話を伺いました。

課題
- 働き方改革推進のための社内コミュニケ－ション円滑化
- チャット利用におけるセキュリティー対策
- 社内ペーパーレス化の推進
- 電話・FAXなどの連絡手段から、連絡手段のデジタル化
導入の決め手
- プライベートチャットとの棲み分けの実現
- 国内データセンターでの運用やセキュリティー機能の充実
効果
- スピーディーで正確な情報伝達が実現
- 社内コミュニケーションの質と量が向上
- 業務全体のスピード向上で業務効率化

お話を伺った方

代表取締役社長　鈴森氏
管理部　経理グループ・システム担当課長　藤原氏
管理部　坂本氏
原尾島店　店長　岩田氏　新車スタッフ　田中氏

お客さま満足度向上と従業員満足度向上を軸に、働き方の見直しを図り、業務のデジタル化を推進中。
elgana導入でデジタル化の第一歩

事業内容について

岡山県内9店舗で新車・中古車の販売、メンテナンスサービスを提供しており、40年以上の歴史を持つ当社ですが、トヨタ系の中では一番後発のディーラーです。そのため、先行ディーラーに対する優位性を築くべく、お客さま満足（CS）、従業員満足（ES）向上に特に力を入れております。そんな中、従業員満足度（ES）向上のためにも、2021年1月より「ワークリフォーム活動」と称して、働き方の見直しを図る活動を展開しております。働き方の見直しを図るうえで、デジタル化は不可欠だと考えてはいましたが、業界的にも長年アナログ重視であったため、なかなかデジタル化の一歩を踏み出せずにいました。しかしながらまずは社内でのコミュニケーションスタイルを変えようと、業務用スマートフォン（以下スマホ）の導入を決定。さらに現在elganaを活用し、デジタル化やペーパーレス化に取り組んでおります。（鈴森氏）

会社で利用するならプライベートチャットではなくビジネスチャットを。
セキュリティー機能の充実度に魅力を感じelganaの選定に至りました

導入の決め手

「ワークリフォーム活動」として働き方の見直しを図り、働き方が変化していく中で「お客さまと向き合う時間を捻出する」「従業員同士のコミュニケーションを効率的に行う」という2点の課題に直面しました。業務のデジタル化が急務であることは明白で、この課題に向き合う解決策としてチャットツールの導入を決定。しかしながら、「セキュリティーの観点から業務端末にプライベートチャットのインストールは禁止」という社長の思いがあったため、真っ先にビジネスチャットに絞りました。

そんな中、ネット検索しているとＮＴＴグループのビジネスチャットelganaがあるということを知り、資料請求しました。その後ＮＴＴグループの営業担当の方からサポートを受け、数人でトライアルを実施し、2ヶ月後に本格導入に至りました。
elganaは国内データセンターの運用、また管理者のみが利用者の登録や管理が可能で、セキュリティー機能が優れています。その点で、情報漏えいリスクが回避されるのは非常に魅力的でしたね。さらに企業やブランドという側面からも「ＮＴＴグループのサービスだから信頼できる」というのもありました。（藤原氏）

「お客さまとのやりとりとは区別して、社内コミュニケーションツールは必要でしたし、セキュリティー面での強みがあると社員は安心して利用ができます。操作が簡単で、管理者がITに関する専門的な知識を有していなくても使える、広告が出ないので快適に利用できるという点も導入の決め手になりました。」（鈴森氏）

elgana利用にあたり操作に不安もありましたが、実際に導入してみると他のビジネスチャットと比べて直感的で非常に使いやすいものでしたね。（藤原氏）

電話の回数が1/3に。
業務上の煩雑なやりとりがelganaで解消

導入後の効果

elganaを導入して一番の効果が、情報伝達がスピーディーで正確になったことです。
例えば回覧資料。従来の回覧資料はハンコを押して順番に回すしかありませんでしたが、elganaなら資料を一斉送信でき、既読確認で確認状況をチェックできるようになりました。ペーパーレス化の推進にもつながっています。（岩田氏）
またお客さまの契約書を社内で確認することが多く、書類に不備があれば電話とFAXで何度もやりとりをして効率の悪さを感じていましたが、elgana導入後は画像送信のみで不備箇所を明確にできたので格段に処理スピードが上がりました。書類の保存に関してもスキャンして保存する工程がなくなって時間ロスの解消、ひいては社内全体の業務効率改善にもつながっています。（坂本氏）

elganaを利用することでコミュニケーションの量と質が向上

elganaに登録された社員同士でスタンプを使ってのチャットや電話が自由にできるようになったため、社内のコミュニケーションが活性化したことも大きな成果ですね。

連絡先の登録が不要で、管理者が最初に利用者を登録しておけば、登録された社員同士は、連絡先や電話番号を知らない相手でも気軽に連絡が取れることに驚きました。（藤原氏）

実際、導入後は年齢問わず従業員からの連絡が増えてコミュニケーション量が増しました。「電話をかけることは躊躇するがチャットだと話しかけやすい」という感覚を持った従業員がほとんどでしたので、年代を越えたコミュニケーション円滑化に貢献しています。
またelganaを利用する従業員からは「プライベートのチャットと違いビジネスチャットだから休日はシャットダウンができる」「プライベートとビジネスの線引きがしやすく、ワークライフバランスが取れている」という喜びの声が上がっています。
さらに今まで関わりの薄かった部門間でもコミュニケーションが活性化され、組織力の向上につながりました。（田中氏）